El objetivo de este artículo es guiar a los usuarios sobre cómo iniciar una encuesta en la plataforma y monitorear sus respuestas. Se describen los pasos para iniciar la encuesta, seguir su progreso en tiempo real, gestionar participantes, enviar recordatorios, y revisar y descargar las respuestas. Además, se explica cómo se visualizarán las respuestas dependiendo de si la encuesta se configuró como anónima o no y cómo compartir la reportería de la encuesta con otros usuarios.
Proceso en la plataforma:
Cuando hayas finalizado la configuración de la encuesta libre y la hayas guardado, podrás iniciarla haciendo clic en "Comenzar Encuesta"
Una vez que la encuesta haya comenzado, automaticamente se enviarán los correos a los participanres y podrás monitorear su progreso y las respuestas en línea a medida que los colaboradores vayan respondiendo. En la sección de "Avance Global" verás el porcentaje de colaboradores que han respondido.
Compartir Encuesta
Desde el botón de “Acciones” se puede compartir la reportería de la encuesta, visualizar el formulario y obtener un link o código QR para compartir la encuesta con los colaboradores.
Si necesitas compartir la reportería de la encuesta haz clic en "Compartir". Con esto se abrirá en la cual se debe seleccionar al colaborador con quien deseas compartir la encuesta en "Usuario" y elegir el permiso que tendrá:
- Permiso de modificación: Podrá realizar acciones como agregar participantes, enviar recordatorios, finalizar la encuesta, entre otras.
- Permiso de lectura: Solo podrá revisar las respuestas de la encuesta.
Los colaboradores a quienes compartas la encuesta tendrán habilitado el menú de 'Encuestas' en el menú lateral de su plataforma, y solo podrán acceder a las encuestas que se les haya compartido.
Por otro lado, para compartir de manera flexible y sencilla la encuesta se puede obtener un link o código QR, el cual se puede enviar por chat o también agregar como acceso rápido al portal. Para esto se tienen dos opciones:
- Obtener Link encuesta: Esto hará que se quede copiado en el portapapeles el link, permitiendo pegarlo con Ctrl+V donde se requiera.
- Obtener QR encuesta: Esto abrirá un documento PDF el cual tiene el código QR.
Participantes
Si necesitas agregar más participantes, puedes hacerlo desde la pestaña "Participantes", incluso si la encuesta ya ha comenzado. Solo haz clic en "Agregar participantes" y podrás añadirlos de forma manual o masiva.
Desde esta sección también podrás revisar el listado de colaboradores a quienes se les ha enviado la encuesta. Si la encuesta no es anónima, podrás verificar su estado:
- No iniciada: El colaborador aún no ha abierto la encuesta.
- En curso: El colaborador ha abierto la encuesta y ha comenzado a responder.
- Finalizada: El colaborador ha completado y enviado la encuesta.
Además, puedes utilizar los filtros en las columnas, por ejemplo, para filtrar por estado, y seleccionar colaboradores a quienes quieras enviar nuevamente la encuesta haciendo clic en "Enviar Recordatorios".
En caso de que la encuesta sea anónima, no podrás saber quién ha respondido, pero puedes hacer clic en "Enviar Recordatorios" y la plataforma enviará la encuesta solo a los colaboradores que aún no hayan respondido.
Desde la columna "Acciones" puedes eliminar a colaboradores de la encuesta.
Respuestas
Desde la pestaña "Respuestas", podrás revisar las respuestas de los encuestados a cada pregunta. Los gráficos o el formato de visualización dependerá del tipo de pregunta.
Si la encuesta es anónima, no verás quién respondió cada cosa, sino que las respuestas aparecerán como "Participante 1', "Participante 2", y así sucesivamente. En cambio, si la encuesta no es anónima, podrás ver las respuestas de cada colaborador junto a su nombre.
También puedes optar por revisar las respuestas por participantes o por preguntas, haciendo clic en "Revisar respuestas"
Revisar Respuestas Por participante:
En la pestaña "Participante", puedes seleccionar al colaborador cuyas respuestas deseas revisar para ver el formulario completo con todas las preguntas de la encuesta. Además, puedes descargar el formulario del colaborador haciendo clic en "Descargar respuestas"
Revisar Respuestas Por pregunta:
Desde "Preguntas", puedes seleccionar la pregunta cuyas respuestas deseas revisar por cada colaborador. Además, puedes utilizar las flechas para avanzar y revisar cada pregunta de forma secuencial.
Si deseas descargar las respuestas por pregunta junto con el gráfico que estás visualizando, haz clic en "Descargar respuestas"
Para descargar la reportería de la encuesta, haz clic en "Descargar respuestas" desde la pestaña general de "Respuestas". Se descargará un archivo Excel con todas las respuestas, incluyendo la fecha en que cada colaborador respondió.
Finalizar Encuesta:
Cuando hayas obtenido las respuestas necesarias, puedes hacer clic en "Finalizar Encuesta". Así, los colaboradores ya no podrán contestar, y se enviará la notificación de finalización de la encuesta, si la has configurado. Una vez finalizada, podrás visualizar la encuesta desde la sección "Historial".
Y listo, siguiendo estos pasos estás preparado para iniciar y monitorear tus encuestas de manera efectiva. Con la capacidad de gestionar participantes, enviar recordatorios y analizar respuestas, podrás obtener la retroalimentación que necesitas para mejorar la comunicación y el ambiente en tu organización.
Palabras Claves:
Encuesta libre, Iniciar encuesta, Monitorear progreso, Avance Global, Participantes, Agregar participantes, Estado de la encuesta, Recordatorios, Anónima, Respuestas, Acciones, Descargar respuestas, Compartir encuesta, Permisos, Finalizar encuesta, Historial, Revisar respuestas, Formato de visualización.
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