El registro y la gestión oportuna de las licencias médicas en Buk es un proceso fundamental para asegurar que las remuneraciones de tus colaboradores se calculen de manera exacta y sin contratiempos. Dependiendo de las herramientas contratadas por tu empresa, la plataforma te permite administrar este flujo de dos formas: de manera manual o automatizada a través del Addon de Licencia Médica Electrónica (LME).
A continuación, te guiaremos de forma secuencial para que conozcas cómo procesar estas ausencias según el escenario de tu organización y logres una gestión exitosa.
Paso a paso
Paso 1: Identifica la modalidad de gestión de tu empresa
Para comenzar, es importante definir si tu plataforma cuenta con la herramienta de automatización activa. Si tu empresa tiene contratado el Addon de LME, podrás centralizar la información directamente en Buk. En caso de no contar con este módulo, recuerda que primero deberás realizar la tramitación correspondiente de la licencia de forma externa en los portales oficiales y, posteriormente, registrar el movimiento en Buk siguiendo los pasos de la modalidad manual.
Paso 2: Registro manual en la ficha del colaborador (Sin Addon de LME)
Si vas a realizar el ingreso de forma manual, primero debes buscar al trabajador afectado. Para ello, ingresa a la plataforma, dirígete al buscador principal e ingresa a la Ficha del colaborador. Una vez allí, desplázate por el menú interno de su ficha y sigue esta ruta de navegación:
Ruta: Ficha del colaborador → Asistencia → Ausencia → Registrar Ausencia
Paso 3: Completa los datos de la licencia manual
A continuación, verás que el sistema desplegará un formulario en pantalla para ingresar los datos de la inasistencia. En esta sección podrás configurar el movimiento: selecciona la opción Licencia en el campo correspondiente e introduce con atención el tipo de licencia, la fecha exacta de inicio y la cantidad total de días otorgados. Al confirmar la acción, el sistema mostrará inmediatamente el registro reflejado en el calendario del colaborador, lo que permitirá que la plataforma rebaje de forma automática los días correspondientes para el cálculo del sueldo.
Paso 4: Sincronización automática de licencias (Con Addon de LME)
Por otro lado, si tu organización cuenta con el Addon de LME, el proceso se vuelve mucho más ágil y centralizado. Para revisar y tramitar los documentos pendientes de tu dotación sin necesidad de digitación manual, dirígete al menú lateral de la plataforma y sigue la siguiente ruta:
Ruta: Administrativo → Asistencia → Licencias Médicas Electrónicas
Paso 5: Consulta y tramitación con operadores
Una vez dentro de este módulo, el sistema te mostrará un panel especializado con el listado de documentos electrónicos emitidos. En este punto, podrás consultar en tiempo real el estado de los documentos y tramitar las licencias directamente con los operadores asociados, como IMED y Medipass, facilitando la conexión y ahorrando valioso tiempo operativo.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, las licencias médicas quedarán completamente ingresadas y validadas dentro del sistema. Verás que las ausencias se reflejarán de manera clara en el historial de asistencia del colaborador y los días correspondientes serán considerados de forma automática para el proceso de cierre de remuneraciones del mes en curso.
Consideraciones adicionales
Deudas previsionales por mes completo de licencia: Si al revisar el cierre de mes detectas deudas previsionales en periodos donde un colaborador presentó una licencia médica por el mes completo, recuerda que la responsabilidad legal de efectuar dicho pago corresponde directamente a la entidad encargada de financiar la licencia (ya sea Isapre, Fonasa o la Caja de Compensación respectiva), y no a la empresa empleadora.