Configurar alertas de vencimiento en Buk te permite realizar un seguimiento automático de fechas clave dentro de las fichas de tus colaboradores, como el fin de contratos, licencias o vencimiento de documentos.
Para activar este mecanismo, primero aprenderás a crear un atributo personalizado con formato de fecha y, posteriormente, a definir la anticipación con la que deseas recibir los avisos. Al completar este proceso, el sistema se encargará de enviarte notificaciones de forma oportuna para evitar cualquier descuido.
Paso a paso
Paso 1: Dirígete a la sección de Atributos Personalizados
Para comenzar, dirígete a la barra lateral del sistema y ubica el menú principal. Busca el ícono de engranaje que corresponde a la sección de Administración y, al hacer clic sobre él, verás que se despliegan diferentes opciones de gestión. En este punto, selecciona la opción orientada a la administración de atributos.
RUTA: Administración (ícono de engranaje) > Atributos personalizados
Una vez allí, el sistema te mostrará la pantalla principal con el listado completo de los atributos creados en tu cuenta.
Paso 2: Inicia la creación de un nuevo atributo
Ahora, ubica la parte superior de la pantalla y haz clic en la opción Crear Atributo personalizado. Al presionar este botón, verás que se abre una nueva ventana con un formulario para parametrizar el campo a la medida de tus necesidades.
Paso 3: Selecciona la entidad e ingresa los datos básicos
A continuación, dirígete al campo de asignación y selecciona la entidad a la cual estará asociado este nuevo atributo (por ejemplo, la ficha del colaborador). En esta misma sección, procede a completar la información básica que solicita el formulario, como el nombre con el que identificarás esta casilla. Esto permitirá que la información se organice correctamente en la ficha.
Paso 4: Define el formato tipo Fecha
Después de eso, desplázate hasta el campo desplegable llamado Formato. En esta opción, asegúrate de seleccionar estrictamente Fecha. Es indispensable elegir este formato específico, ya que es el único que habilita las funciones de calendario y activa la opción de notificaciones periódicas en el sistema.
Paso 5: Establece los días de anticipación para la alerta
Una vez seleccionado el formato correcto, verás que se habilita un nuevo campo denominado Notificar Vencimiento. En esta casilla, ingresa el número exacto de días con los que prefieres que el sistema te avise antes de que se cumpla la fecha registrada. Con esta indicación, Buk programará los recordatorios automáticos según la anticipación que requieras.
Paso 6: Guarda y finaliza la configuración
Para terminar, haz una breve revisión de todos los datos que ingresaste en el formulario. Si todo está correcto, dirígete a la parte inferior y haz clic en el botón Guardar. En ese momento, la plataforma procesará la información y mostrará un mensaje indicando que el nuevo atributo personalizado de fecha ha sido registrado exitosamente con su respectiva alerta.
Resultado esperado
Una vez guardados los cambios, el atributo de fecha quedará activo e integrado en la ficha de los colaboradores. Cuando el plazo registrado en la ficha de un colaborador esté próximo a cumplirse, el sistema generará y enviará automáticamente la notificación correspondiente de acuerdo con los días de anticipación que definiste.
Consideraciones adicionales
Plataforma y permisos: Ten en cuenta que esta configuración se realiza exclusivamente desde la plataforma web de Buk y requiere que el usuario cuente con un perfil que posea rol de Administrador.
Receptores de las notificaciones: Una vez generada la alerta, las notificaciones se enviarán de manera automática a los administradores y supervisores que dispongan de los permisos correspondientes dentro del sistema.
Completitud del campo: Para que la alerta se active de manera efectiva en un colaborador específico, es imprescindible asegurarse de que la casilla de este nuevo atributo contenga una fecha asignada dentro de su ficha individual.