Conoce las opciones que tenemos para gestionar documentos relacionados al control de asistencia en caso de no contar con el módulo de Firma Electrónica y Documentos.
Contamos con un flujo de aprobación de documentos, que permite enviar automáticamente los documentos al correo electrónico personal del colaborador, ofreciéndo la oportunidad de aceptar o rechazar el documento a través de la plataforma.
Sustento Legal y Aplicaciones
Para clientes de Chile que no tengan contratado el módulo de Firma Electrónica y tengan contratado el módulo de Control de Asistencia, consideramos la opción del flujo de aprobación de documentos según la resolución 38 que pueden encontrar aquí.
“Artículo 47º. Documentos y firmas: Para la correcta operación del sistema, éste deberá permitir crear y, si corresponde, firmar, documentos electrónicos.
47.1) Tipos de documentos: Los sistemas permitirán crear los siguientes tipos de documentos:
- Anexos: Se considerarán anexos del contrato de trabajo aquellos documentos que modifiquen de manera permanente una o más de las condiciones originales pactadas en la convención, por ejemplo,
- el cambio de la duración de una jornada fija o su distribución o
- la implementación de la modalidad de teletrabajo. En este caso el documento debe constar por escrito y ser firmado por ambas partes de la relación laboral.
- Pactos: Se entenderá por pactos aquellos acuerdos mediante los cuales las partes regulen situaciones transitorias, por ejemplo, la realización de horas extraordinarias. Estos documentos deben constar por escrito y ser firmados por ambas partes.
(...)
47.2) Flujo de los documentos:
- Para la suscripción de los documentos individualizados en las letras a) y b) precedentes, se seguirán los siguientes pasos:
- Una vez completado el documento por el empleador, el sistema lo enviará automáticamente al trabajador a su correo personal registrado en la plataforma.
- El trabajador podrá aceptar o rechazar la propuesta, respondiendo directamente al correo electrónico recibido o a un enlace contenido en él.
- Si el trabajador aceptare la propuesta, el sistema automáticamente enviará una copia firmada a cada parte a los correos que tengan registrados.
- Si el trabajador rechazare lo propuesto por el empleador, este último podrá modificar el documento y enviarlo nuevamente. De ser necesario se podrá repetir el mismo procedimiento.”
Plantillas de tipo “Anexo de Asistencia”
Vamos a enfocarnos en las plantillas de tipo “Anexo de Asistencia”, las cuales vienen predeterminadas en la plataforma, siempre y cuando no hayas contratado firma electrónica pero sí el módulo de control de asistencia. Nos dirigimos a las opciones del menú Administrativo - Documentos y Firma - Plantillas
En la página de plantillas los documentos relacionados al control de asistencia
- Anexo de modificación de jornada.
- Pacto de horas extraordinarias.
- Anexo de modificación de modalidad de trabajo.
- Pacto de compensación de horas extraordinarias por días de feriado legal.
Generando Documentos
Proceso Individual
Para generar individualmente alguno de estos documentos, el administrador de este proceso deberá dirigirse a la ficha del colaborador y en la pestaña documentos hacer click en el botón Generar Documento.
Con esta acción, veremos la pantalla Generar Documentos, que cuenta con el campo Tipo de Documento y el listado con los documentos que necesitamos para el control de asistencia.
Generamos el documento necesario con el botón Generar Documento y automáticamente se envía un correo electrónico al colaborador pidiéndole que ingrese a la plataforma de Buk para aprobar sus documentos.
Proceso Masivo
Para generar anexos de asistencia de forma masiva, debes dirigirte al menús Administrativo - Documentos y Firma - Documentos, donde verás un listado de los documentos generados/pendientes y en la parte superior derecha el botón Generar Documentos.
Con este botón se abrirá un pantalla modal, con las opciones de escoger el documento que se quiere generar y el botón generar documento, en este caso masivamente, habiendo filtrado y seleccionado a los colaboradores correspondientes.
Con este proceso de generación de documentos masivo se envía el correo para que los colaboradores puedan entrar a la plataforma a verificarlo.
Flujo de Aprobación
El colaborador recibirá un correo electrónico indicando que un documento está pendiente de su revisión, con la indicación clara para acceder al link de la plataforma de Buk
Con este link e iniciando sesión en la plataforma de Buk, se presentará el siguiente modal en donde podrá ver el documento, aprobarlo o rechazarlo.
Además, en su ficha personal, en la pestaña Documentos podrá ver el documento pendiente de aprobación o rechazo con la opción de ver “Todos” o “Pendientes”.
El trabajador podrá aprobar, rechazar o ignorar el documento:
- Si lo acepta, se enviará una copia “aprobada" al administrador y al colaborador.
- Si lo rechaza, el administrador podrá ver el estado en la sección de documentos.
- Si lo ignora, el documento quedará pendiente de respuesta.
La aprobación en el documento consiste en:
- Detallar en un pie de página los datos del aprobador y la fecha de aprobación.
- El envío del documento aprobado al trabajador y al representante legal asignado por defecto en Buk.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!
