Este artículo tiene como finalidad guiar a usuarios con rol administrador o súper administrador en la creación y gestión de reportes personalizados, combinando métricas cuantitativas del LMS con categorías cualitativas personalizadas. El contenido se limita a la visualización, edición y descarga de reportes desde la sección Reporte personalizado, excluyendo procesos relacionados a la configuración de categorías customizadas.
Al generar reportes personalizados en el módulo de Capacitaciones, el resultado puede quedar vacío o mostrar datos que no coinciden con lo esperado. En la mayoría de los casos, la causa es el filtro de fechas o el alcance de acceso del usuario que descarga
Requisitos previos
- Tener acceso de administrador al módulo de Capacitaciones con permiso de reportería.
- El reporte debe incluir al menos una métrica seleccionada.
Proceso:
1. Acceso al módulo de reportes personalizados
- Dirígete al menú lateral izquierdo de la plataforma.
- Haz clic en “Reportes”, luego selecciona “General” y, finalmente, “Reporte personalizado”.
Revisar el filtro de fechas
- Verifica el rango de fechas configurado en el reporte. El rango máximo permitido es de 12 meses. Si intentas seleccionar más de un año, el sistema lo rechaza con un aviso y no genera el reporte.
- Ten en cuenta que el rango de fechas se aplica sobre la fecha de inscripción del participante, no sobre la fecha del curso, de término ni de aprobación.
- Ejemplo: si un colaborador se inscribió en 2024 y terminó el curso en 2026, no aparecerá en un reporte con rango 2026, porque su inscripción es de 2024.
- El selector de fechas tampoco permite elegir fechas futuras.
Revisar otros filtros activos
- Si el reporte fue guardado previamente, puede tener filtros adicionales por fecha de inicio o término de la instancia. Verifica que esos filtros sean compatibles con el rango de inscripción que usaste.
- El reporte solo incluye datos de las divisiones a las que tiene acceso el usuario que lo descarga. Si esperas ver colaboradores de otras divisiones, revisa los permisos de tu perfil.
Revisar la previsualización y el caché
- La previsualización del reporte muestra datos ficticios, no reales. Para ver si el reporte tiene datos, debes descargarlo.
- Si el sistema detecta que ya existe un reporte idéntico generado antes, ofrece reutilizarlo. Si aceptas, recibes ese archivo anterior, que puede estar vacío o desactualizado. Para obtener datos frescos, genera el reporte nuevamente sin reutilizar el anterior.
Sobre columnas vacías al combinar métricas
- Al combinar métricas sin relación directa, como datos de evaluación de impacto en cursos que no la tienen, algunas columnas quedarán vacías. Esto no es un error: simplemente no hay datos para esa combinación.
- En algunos casos, ciertas combinaciones pueden duplicar filas o inflar sumas. Si notas números inusualmente altos, revisa qué métricas y agrupaciones estás combinando.
Agregar 8 o más agrupaciones al reporte genera un aviso de demora, ya que el procesamiento toma más tiempo
2. Gestión de Mis reportes
En esta sección se mostrará un listado con todos los reportes personalizados que ya hayas creado y guardado. Desde aquí podrás:
- Descargar un reporte con información actualizada.
- Editar
- Más acciones ( ⋮ )
- Ver detalles del reporte (muestra la información que contiene)
- Eliminar (solo si tú lo creaste)
3. Creación de un nuevo reporte
- Haz clic en la pestaña “Nuevo reporte”.
- Selecciona las métricas que deseas visualizar en el reporte.
¿Qué son las métricas?
Son datos cuantitativos que la plataforma entrega por defecto, basados en el comportamiento de los colaboradores en el LMS, como:
- Porcentaje de aprobación
- Nota final
- Porcentaje de avance
- Costos asociados, entre otros.
A medida que las vayas seleccionando, se irán incorporando en la parte inferior para que puedas visualizar el cruce de datos.
3. Luego, selecciona los campos en la opción “Agrupar por”.
¿Qué significa “agrupar por”?
Corresponde a métricas cualitativas que pueden ser estándar de la plataforma (como nombre del colaborador, cargo, curso) o personalizadas mediante las categorías customizadas, aplicables tanto a colaboradores como a cursos y sobre los cuales se ordenará el reporte.
Estas también se visualizarán en la parte inferior a medida que las vayas seleccionando, lo que te permitirá ver claramente cómo se organiza la información.
Ejemplo: Para obtener un reporte que refleje el porcentaje de aprobación de las capacitaciones realizadas en Bukplay durante el último semestre, en los parámetros de Métricas selecciona "porcentaje de aprobación", luego selecciona 'Proveedor' en 'Agrupar por' y filtra por 'Udemy' en el listado de cursos.
4. Previsualización del reporte
Haz clic en “Previsualizar” para ver una vista preliminar del reporte.Ten en cuenta que los datos mostrados en esta etapa son ficticios y solo representan la estructura y orden de las columnas que tendrá el reporte final.
5. Descargar y guardar el reporte
Si la previsualización es correcta, haz clic en “Descargar reporte”.
A continuación, debes seleccionar:
- En base a qué información deseas descargar el reporte (fecha de inscripción o fecha de última actualización)
- El rango de fechas del reporte: El rango de fechas máximo es de 12 meses.
- Formato: excel o CSV
Nota: La plataforma genera los archivos con una configuración estándar (por ejemplo, delimitador por comas para CSV y codificación UTF-8) para asegurar la máxima compatibilidad. No se requiere configuración adicional de estos parámetros.
Por otro lado, para que el reporte quede disponible en la plataforma y se actualice automáticamente con los datos más recientes, selecciona el botón “Guardar”.
Deberás asignar un nombre al reporte y definir su nivel de visibilidad marcando o no el checkbox ✅ “Este reporte será público”:
- Si NO lo seleccionas: Solo tú podrás visualizar y descargar el reporte.
- Si lo seleccionas: El reporte estará disponible para otros usuarios con rol administrador o súper administrador, quienes podrán visualizarlo y descargarlo.
6. Historial de reportes
Por su parte, la pestaña “Historial” permite llevar un control detallado de todas las veces que has generado un reporte guardado y hacer seguimiento al proceso de descarga de los mismos.
Desde esta sección, puedes:
- Visualizar todos los reportes que has generado y guardado hasta la fecha.
- Consultar su estado actual de procesamiento (completado o pendiente).
- Revisar la fecha de generación de cada reporte.
- Descargar nuevamente cualquier reporte disponible en el historial.
Importante:Solo los reportes que han sido guardados se visualizarán en esta sección. Ten en cuenta que cada reporte conservará la información tal como fue generada originalmente, por lo que no refleja cambios posteriores en los datos de la plataforma.
Consideraciones importantes
- El filtro de fechas aplica a la inscripción, no al avance o aprobación: este es el motivo más frecuente de reportes vacíos. El aviso aparece en el modal de configuración, pero es fácil pasarlo por alto.
- El rango máximo de fechas es 12 meses. No es posible generar un reporte que abarque más de un año en una sola descarga.
- Si necesitas datos de más de un año, genera reportes separados por período y combínalos en Excel.
- Los datos del reporte reflejan el momento de la descarga. Si los colaboradores siguen avanzando en el curso, una descarga posterior mostrará datos actualizados.