Requisitos previos
- Contar con el módulo Capacitaciones activo.
- Tener creado al menos un curso de tipo E-Learning con una instancia vigente.
- Poseer permisos de administrador o gestión en el módulo de Capacitaciones.
Prerrequisitos para inscribir colaboradores en cursos e-learning:
Antes de intentar inscribir a un colaborador, verifica que cumpla estas condiciones:
- ✅ El colaborador está activo en Buk HCM.
- ✅ Tiene su documento de identidad registrado en su ficha (RUT / DNI / RFC / cédula).
- ✅ El tipo de documento en la ficha coincide con el identificador que usas para buscar.
- ✅ Tienes acceso a la división organizacional del colaborador.
- ✅ No está ya inscrito en otra instancia activa del mismo curso.
Si alguna de estas condiciones no se cumple, la inscripción no será posible.
Paso a Paso
Para automatizar la inscripción de colaboradores basándote en criterios específicos (como el cargo), sigue estos pasos:
- Ve al módulo Capacitaciones y selecciona la sección Cursos E-Learning > Cursos.
- Ubica el curso deseado y haz clic en el botón de tres puntos (Más acciones) y selecciona Configurar.
- Dirígete a la pestaña Inscripciones y luego selecciona Por instancia.
- Busca la instancia específica donde aplicarás la automatización y haz clic en el botón Inscribir Participantes.
- Selecciona la pestaña Reglas.
- Elige si la inscripción será Requerida u Opcional según tu necesidad.
- Haz clic en Agregar regla y define el criterio (ejemplo: Cargo).
- En el campo Valor, selecciona la opción correspondiente (ejemplo: Administrador).
- Haz clic en Guardar cambios para activar la regla.
Consideraciones importantes
- Las reglas de inscripción permiten que el sistema inscriba automáticamente a los nuevos colaboradores que cumplan con el criterio definido.
- Verifica que el cargo o valor seleccionado coincida exactamente con la información registrada en las fichas de los colaboradores para asegurar el éxito del proceso.
- Si la ficha de un colaborador está inactiva (por ejemplo, por fecha de fin de contrato), la regla de inscripción no se aplicará, aunque cumpla con los demás criterios definidos.
- El administrador que configura la regla debe tener los permisos necesarios sobre los colaboradores que serán inscritos. Si el administrador tiene permisos restringidos (por ejemplo, solo para una empresa o gerencia específica), la regla solo inscribirá a los colaboradores dentro de su alcance.
Errores comunes y soluciones
Errores comunes y soluciones
La regla de inscripción no funciona para ningún colaborador
Si has creado una regla pero no se inscribe ningún participante, la causa más común es que el valor del criterio no coincide exactamente con los datos de los colaboradores.
- Causa: El sistema distingue entre mayúsculas, minúsculas, tildes y espacios. Por ejemplo, "Administrador" no es lo mismo que "administrador".
- Solución: Verifica la información directamente en la ficha de un colaborador que debería ser inscrito. Copia y pega el valor exacto del campo (ej. Cargo, Área) en la configuración de la regla para asegurar que coincidan perfectamente.
Un colaborador que cumple la regla no es inscrito
Si la regla funciona para algunos pero falla para un colaborador específico, es probable que le falte un dato fundamental en su perfil.
- Causa: El colaborador no tiene su documento de identidad (RUT, DNI, etc.) registrado en el sistema. Este campo es obligatorio para cualquier inscripción en el módulo de Capacitaciones.
- Solución: Dirígete a la ficha del colaborador, completa el campo del documento de identidad y guarda los cambios. Tras esto, la inscripción automática debería procesarse correctamente.
Importante: verifica los datos para las reglas
Del mismo modo, si planeas usar reglas de inscripción basadas en otros campos (como Cargo, Centro de Costo o Sucursal), es fundamental que esta información esté completa y sea correcta en la ficha de cada colaborador. Cualquier inconsistencia puede impedir que la inscripción automática funcione como esperas.
- Si la ficha de un colaborador está inactiva (por ejemplo, por fecha de fin de contrato), la regla de inscripción no se aplicará, aunque cumpla con los demás criterios definidos.
- El administrador que configura la regla debe tener los permisos necesarios sobre los colaboradores que serán inscritos. Si el administrador tiene permisos restringidos (por ejemplo, solo para una empresa o gerencia específica), la regla solo inscribirá a los colaboradores dentro de su alcance.
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