En esta guía conocerás en detalle qué son las Solicitudes en Buk, cuál es su propósito estratégico dentro de la organización y la forma en que operan sus flujos de comunicación y autorización. Asimismo, comprenderás el alcance de esta herramienta, el abanico de opciones que abarca su catálogo transversal y la manera en que se relaciona y diferencia de otros elementos y módulos de la plataforma.
Al entender el funcionamiento de este instrumento, podrás canalizar de forma eficiente los requerimientos de los colaboradores, garantizando la autogestión, la visibilidad, la agilidad y la trazabilidad de cada trámite en la empresa.
Paso a paso: ciclo de vida y catálogo del flujo de solicitudes
Para comprender cómo cobra vida y se ejecuta una solicitud dentro del sistema, es necesario revisar los principios que rigen su ciclo de vida y las opciones que los colaboradores pueden gestionar:
1. Etapas del flujo de una solicitud
Iniciación voluntaria: Para comenzar, el proceso cobra vida únicamente cuando el colaborador completa de manera consciente un requerimiento o formulario específico dentro de su portal de usuario.
Etapas de revisión: Una vez ingresada la solicitud, esta transita por un flujo de aprobaciones estructurado. En esta fase, los responsables designados evalúan la petición para tomar una decisión: pueden aprobarla, rechazarla o solicitar correcciones.
Acción resolutiva: Finalmente, al recibir la validación correspondiente en todas las etapas del flujo, el sistema desencadena automáticamente una acción final que impacta de forma directa el módulo del sistema correspondiente.
2. Catálogo transversal de opciones disponibles
A nivel de plataforma, el colaborador puede gestionar un catálogo diverso de requerimientos, los cuales se agrupan en las siguientes categorías:
Gestión de tiempo libre: Permite solicitar vacaciones, permisos (ya sean por horas o por días, con o sin goce de sueldo), así como registrar licencias e incapacidades médicas.
Gestión documental: Facilita la emisión de certificados (tales como antigüedad, renta y laborales), la generación de anexos y el acceso a liquidaciones o boletas de pago.
Cultura y Beneficios: Permite la petición de beneficios corporativos que requieran una revisión de saldo o la validación de requisitos previos.
Desarrollo: Gestiona la inscripción a cursos o rutas de aprendizaje.
Flujos flexibles: Corresponde a procesos construidos a la medida para cubrir necesidades internas específicas de la organización, tales como rendiciones de gastos o asignación de activos.
Resultado esperado
Al implementar y utilizar correctamente el módulo de Solicitudes, la organización obtendrá los siguientes resultados:
Empoderamiento y autogestión: Los colaboradores contarán con un canal centralizado y formal para autogestionar sus necesidades de forma autónoma.
Eficiencia operativa: Se eliminarán los problemas derivados de la comunicación descentralizada, los correos perdidos y los cuellos de botella administrativos.
Flujo transparente: Las peticiones fluirán de manera ordenada y transparente hacia las jefaturas y el equipo de Personas.
Control y trazabilidad: La empresa mantendrá el control total, la visibilidad y la trazabilidad auditable sobre cada autorización.
Impacto automático: Una vez aprobada la solicitud en todas sus etapas, la acción resolutiva impactará de forma automática el módulo correspondiente (Control de Asistencia, Gestión de Personas, Beneficios o Documentos y Firma).
Consideraciones adicionales
Cuándo corresponde su uso: Corresponde utilizar las solicitudes cuando un colaborador requiere formalizar un requerimiento de tiempo, herramientas, dinero o documentos que afectará su dinámica laboral y que demanda dejar un respaldo administrativo y auditable. Cubre todo el tránsito de la petición, desde que se levanta en el portal, pasando por el seguimiento de su estado, hasta su resolución final.
Exclusión de procesos automáticos: No es necesario utilizar solicitudes para procesos que deban suceder sin intervención humana directa. Por ejemplo, no se debe usar una solicitud manual si se busca que una acción ocurra por defecto al momento de la contratación de un empleado.
Respeto a las reglas de negocio y políticas: La solicitud no sobrepasa las políticas configuradas en la organización. El sistema respeta las restricciones previas de modo que, si el colaborador no cuenta con saldo disponible de vacaciones o beneficios, la plataforma limitará el envío de dicha solicitud desde el origen para mantener la integridad de las reglas de negocio.
Relación con otros núcleos operativos: Las solicitudes actúan como el elemento conector por excelencia en la plataforma, ya que impactan el Control de Asistencia, descuentan saldos en Gestión de Personas, activan flujos en Beneficios y generan archivos en Documentos y Firma.
Diferencia con las Automatizaciones: La diferencia fundamental entre una solicitud y una automatización radica en su detonante: una automatización se activa de manera invisible debido a un evento del sistema, mientras que la solicitud es iniciada de forma manual y consciente por un usuario a través de un formulario.
Diferencia con un ajuste administrativo directo: A diferencia de una modificación administrativa directa ejecutada por un gestor, la solicitud siempre implica un flujo de comunicación y revisión entre el colaborador y la organización.