En esta guía te explicaremos en detalle los conceptos fundamentales y la estructura con la que opera el módulo de Usuarios y Perfiles en Buk.
Este módulo resuelve la necesidad estratégica de controlar y delimitar el acceso a la información y a las distintas funcionalidades dentro de la plataforma. A través de él, podrás definir con claridad quién puede ingresar al sistema, qué datos puede visualizar o modificar, y sobre qué personas o áreas específicas puede ejercer esas acciones. Este control resulta indispensable para proteger la información sensible, asegurar la confidencialidad y garantizar que cada integrante de la empresa actúe únicamente dentro de su ámbito de responsabilidad.
Funcionamiento general
El módulo opera bajo una lógica fundamentada en tres pilares: la separación de identidades, la agrupación de permisos y la definición de alcances.
Para comprender su funcionamiento, es importante conocer los cinco conceptos clave que lo integran:
Usuario: Es la identidad digital que permite a una persona acceder a Buk mediante sus credenciales. Un usuario puede estar asociado a un colaborador interno de la empresa o a una persona externa, dependiendo de la necesidad de acceso requerida.
Colaborador: Es la entidad que representa a una persona que trabaja en la empresa, registrando su información laboral y contractual. Es relevante destacar que no todos los colaboradores requieren acceso a Buk, por lo que no todos los colaboradores se convierten en usuarios.
Perfil: Corresponde a un conjunto predefinido de permisos agrupados bajo un mismo nombre. Los perfiles permiten asignar de manera eficiente y consistente los mismos permisos a múltiples usuarios de forma simultánea, facilitando la administración de la plataforma y reduciendo el margen de error.
Permisos: Determinan el nivel de acción que un usuario puede ejercer sobre la información del sistema. Existen tres niveles claramente establecidos:
Sin acceso (No): Impide el acceso a la información.
Lectura: Habilita únicamente la visualización de los datos.
Modificación: Otorga facultades para editar y gestionar la información.
Cada nivel responde a la necesidad de restringir, permitir solo la vista o administrar la información según el rol que desempeñe la persona.
Alcance o visibilidad: Define de forma precisa sobre qué grupo de personas o áreas específicas se aplicarán los permisos asignados. De este modo, un usuario puede tener permisos amplios o restringidos, según su función y nivel de responsabilidad dentro de la organización.
Alcance y límites del módulo
Para utilizar correctamente esta herramienta, es necesario identificar en qué situaciones corresponde emplearla y cuáles son sus fronteras operativas:
Alcance
El módulo Usuarios y Perfiles cubre de manera integral la gestión de accesos y permisos dentro de Buk. Corresponde utilizarlo cuando necesites:
Definir qué personas pueden ingresar a la plataforma y cuál será su nivel de acceso.
Asignar permisos de lectura o modificación sobre información específica dentro del sistema.
Limitar la visibilidad o alcance de los permisos para resguardar la confidencialidad de los datos.
Límites
No administra datos laborales: Este módulo no gestiona la información laboral o contractual de los colaboradores; su ámbito de responsabilidad se limita exclusivamente al control de accesos y permisos.
No aplica a personal sin acceso: No es necesario utilizar este módulo para aquellos colaboradores que no requieran ingresar a la plataforma.
Relación y diferencias con otros elementos
Para evitar confusiones en la administración del sistema, es útil contrastar este módulo con otras secciones de la plataforma:
El módulo de Gestión de Colaboradores: Se encarga de administrar la información personal, contractual y laboral de cada persona dentro de la empresa.
El módulo de Seguridad: Puede complementar la gestión de accesos implementando medidas adicionales de protección, pero no define perfiles ni permisos específicos sobre la información.
Diferencia principal
La distinción fundamental entre Usuarios y Perfiles y los demás módulos radica en su propósito esencial:
Mientras otros módulos gestionan datos o procesos operativos internos, Usuarios y Perfiles se enfoca exclusivamente en definir quién puede acceder, qué puede hacer y sobre qué ámbito puede ejercer sus acciones.
Esta separación garantiza que el control de acceso opere de forma totalmente independiente de la gestión operativa o de recursos humanos, ofreciendo un entorno de administración mucho más seguro, ordenado y flexible.
Resultado esperado
Al dominar los conceptos del módulo Usuarios y Perfiles, podrás estructurar la seguridad de Buk de manera ordenada y eficiente. Esto asegurará que cada usuario acceda únicamente a la información que le corresponde según su rol, resguardando la confidencialidad de los datos de la organización.
Consideraciones adicionales
Independencia de conceptos: Un registro de Colaborador contiene información laboral, mientras que el Usuario es la credencial que permite el acceso a la plataforma; ambos conceptos no deben confundirse.
Asignación eficiente: El uso de Perfiles te permitirá estandarizar los permisos de múltiples usuarios de manera rápida, asegurando que no queden brechas de seguridad por configuraciones individuales erróneas.