Una plantilla de proceso en el módulo de Onboarding responde a la necesidad de estandarizar y optimizar la incorporación de nuevos colaboradores en la organización. Permite definir, organizar y reutilizar un conjunto de tareas, comunicaciones y formularios que aseguran una experiencia consistente y eficiente para cada ingreso, adaptándose a las particularidades de áreas, cargos o perfiles específicos. Su importancia radica en facilitar la gestión simultánea de múltiples procesos de onboarding, garantizando calidad, trazabilidad y mejora continua.
Funcionamiento general
La lógica de una plantilla de proceso se basa en ofrecer un modelo estructurado y reutilizable que define de antemano los elementos clave del onboarding. En términos generales, su funcionamiento se define por:
- Tareas: representan actividades concretas que deben completarse durante el onboarding. Cada tarea tiene un objetivo, responsable, plazo y puede incluir descripciones, archivos o enlaces relevantes. Su propósito es asegurar que cada paso esencial del proceso se ejecute de manera clara y oportuna.
- Correos: son mensajes electrónicos preconfigurados que se envían automáticamente en momentos definidos del proceso. Permiten mantener una comunicación consistente y personalizada con los involucrados, facilitando recordatorios, bienvenidas y seguimientos sin depender de acciones manuales.
- Formulario de pre-ingreso: corresponde a un formulario digital que se envía al colaborador antes de su primer día, para recopilar información relevante de manera anticipada. Una vez completado, esos datos avanzan por un flujo de aprobación (que puede variar según el país) antes de integrarse en la ficha del colaborador y agilizar los trámites administrativos.
La plantilla actúa como un marco de referencia: al crear un nuevo proceso de onboarding, se selecciona una plantilla y el sistema replica sus componentes, adaptándolos a la instancia particular de cada colaborador.
Alcance y límites
La plantilla de proceso se utiliza en la etapa previa a la ejecución de un onboarding individual. Su alcance abarca la definición y organización de las tareas, correos y formularios que conformarán cada proceso de ingreso. Es especialmente útil cuando se requiere gestionar múltiples ingresos con criterios homogéneos, o cuando se busca mantener estándares diferenciados por área, cargo o tipo de colaborador.
La responsabilidad de la plantilla termina una vez que se genera el proceso específico para un colaborador. A partir de ese momento, la gestión y seguimiento corresponden al proceso individual, no a la plantilla. No es necesario utilizar una plantilla cuando el ingreso es excepcional o requiere un flujo completamente personalizado que no se repetirá.
Relación y diferencias con otros elementos
- El proceso de onboarding: que representa la instancia concreta y única de incorporación de un colaborador, basada en una plantilla seleccionada.
- Las tareas y correos individuales: que pueden existir dentro de una plantilla o ser creados de manera puntual en un proceso específico.
La diferencia fundamental entre plantilla y proceso radica en su naturaleza y propósito. La plantilla es el modelo reutilizable que define la estructura general del onboarding; el proceso es la ejecución particular para un colaborador. Mientras la plantilla se diseña una sola vez y puede aplicarse múltiples veces, cada proceso es único y se crea cada vez que un nuevo colaborador inicia su ingreso. Esta distinción permite separar la definición estratégica del flujo de trabajo (plantilla) de la gestión operativa de cada caso (proceso).