Aprende a optimizar tu tiempo gestionando los diferentes elementos de tus procesos de onboarding en bloque. A través de las acciones masivas, podrás editar, finalizar, cancelar o eliminar registros, así como crear, modificar y gestionar tareas para varios colaboradores a la vez, todo en un solo clic y sin tener que administrarlos uno por uno.
Gestión masiva de procesos de onboarding
Dirígete a Administrativo > Onboarding > Procesos. Dependiendo de la vista y sub-vista en la que te encuentres, el botón de Acciones te mostrará diferentes opciones al seleccionar múltiples colaboradores.
Vista de Colaboradores
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Sección “En curso” (Procesos activos): Al marcar las casillas de múltiples procesos y hacer clic en Acciones, podrás:
Editar: Modificar en bloque el encargado, la fecha de inicio, el recordatorio semanal, el área y el cargo.
Terminar: Cerrar procesos anticipadamente, finalizando automáticamente todas sus tareas pendientes.
Cancelar: Detener el proceso de manera irreversible por ejemplo si la contratación se cae.
Eliminar: Borrar definitivamente el registro de la base de datos.
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Sección “Sin onboarding”: Al marcar las casillas de múltiples colaboradores y hacer clic en Acciones, la única opción disponible será:
Iniciar proceso de onboarding: Para arrancar el flujo masivamente a las personas seleccionadas.
Para más información sobre cómo iniciar procesos de onboarding de forma masiva, revise el siguiente artículo de ayuda: ¿Cómo iniciar procesos de onboarding masivamente?
Vista de Colaboradores sin ficha
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Iniciados (Procesos activos): Al marcar las casillas de múltiples procesos y hacer clic en Acciones, podrás:
Editar, Terminar, Cancelar o Eliminar (exactamente las mismas opciones que en la vista "En curso" con ficha).
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No iniciados (Procesos pendientes): Al marcar las casillas de múltiples procesos y hacer clic en Acciones, podrás:
Enviar pre-ingreso e iniciar proceso: Para comenzar la recolección de datos y arrancar el flujo de todos a la vez.
Editar, Cancelar o Eliminar. (Nota: La opción "Terminar" no aparece porque los procesos aún no inician).
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Finalizados: Al marcar las casillas de múltiples procesos y hacer clic en Acciones, la única opción disponible será:
Eliminar: Para borrar los registros cerrados.
Gestión masiva de tareas
Al igual que con los procesos, puedes aplicar cambios en bloque seleccionando múltiples registros y usando el menú de acciones.
Para crear/agregar tareas masivamente
Dirígete a Pestañas Procesos > Colaboradores > En curso o Procesos > Colaboradores sin ficha > Iniciados.
Al marcar las casillas de múltiples procesos activos y hacer clic en Acciones, tendrás la opción de Agregar tarea. Al seleccionarla, podrás elegir:
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Nueva tarea: Crea una tarea libre desde cero para todos los procesos seleccionados.
Importante: El sistema siempre la creará para todos, incluso si alguno ya tiene una tarea con el mismo nombre.
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Desde plantilla: Asigna una tarea preconfigurada de tu biblioteca.
Importante: El sistema omitirá automáticamente los procesos que ya la tengan asignada para no duplicarla.
Nota sobre adjuntos: Si creas masivamente tareas que incluyen archivos, verás las tareas aparecer en pantalla de inmediato, pero los documentos podrían tardar unos segundos extra en visualizarse mientras el sistema los procesa.
Para administrar tareas ya existentes
Dirígete a Onboarding > Procesos > Tareas > Selecciona una tarea
Aquí verás todos los procesos que tienen asociada esta tarea. Si seleccionamos las casillas de uno o más procesos y hacemos clic en Acciones, podrás realizar lo siguiente:
Editar: Modificar en bloque el Nombre, Descripción, Fecha límite, Prioridad y Visibilidad de está tarea para todos los procesos seleccionados. (El modal te permitirá dejar campos "Sin cambios"; sólo se actualizará lo que tú modifiques activamente)
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Terminar: Finalizar múltiples tareas pendientes a la vez para distintos procesos.
Importante: Si al terminar estas tareas se completa la última actividad pendiente de un colaborador, su proceso de onboarding también se dará por finalizado automáticamente.
Cancelar: Interrumpir tareas pendientes o atrasadas que ya no aplican de forma irreversible.
Eliminar: Borrar definitivamente tareas de uno o más procesos (requiere confirmación escribiendo la palabra "ELIMINAR").
Enviar recordatorio: Se le envía un recordatorio a todos los colaboradores que tengan pendiente esas tareas.
También puedes editar las tareas masivamente dentro de un proceso de onboarding activo. Dirígete a Onboarding > Procesos > Colaboradores > En curso > Selecciona un proceso > Tareas, desde aquí, al seleccionar una o más tareas del proceso en específico, al hacer clic en Acciones podrás:
Editar: Modificar en bloque el Nombre, Descripción, Fecha límite, Prioridad y visibilidad de las tareas seleccionadas para el proceso en el que te encuentres. (El modal te permitirá dejar campos "Sin cambios"; sólo se actualizará lo que tú modifiques activamente)
Terminar: Finalizar múltiples tareas a la vez de un proceso en específico.
Cancelar: Interrumpir tareas pendientes o atrasadas que ya no aplican de forma irreversible.
Eliminar: Borrar definitivamente tareas del proceso (requiere confirmación escribiendo la palabra "ELIMINAR").
Enviar recordatorio: Se le envía al colaborador que está realizando el proceso de onboarding un recordatorio por correo sobre el estado de las tareas seleccionadas.
Devolver tareas a estado pendiente: Devuelve el estado de una o más tareas de un proceso a “Pendiente”.
Gestión masiva de correos en Onboarding
La comunicación es clave para asegurar un ingreso exitoso. La plataforma te permite administrar y programar envíos de correo de forma masiva en dos momentos y ubicaciones distintas del sistema.
Caso de uso 1: Agregar un correo nuevo o plantilla a múltiples procesos activos
Utiliza esta opción por ejemplo cuando necesites comunicar una instrucción extraordinaria, cambios de horarios o logística de última hora a un grupo de personas que ya iniciaron o están realizando su onboarding.
Dirígete a Onboarding > Proceso. Puedes realizar esta acción desde la pestaña Colaboradores (sección "En curso") o desde la pestaña Colaboradores sin ficha (sección "Iniciados").
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Paso a paso para hacerlo:
Selecciona a los colaboradores de tu interés marcando las casillas ubicadas al costado izquierdo de sus nombres.
En la parte superior derecha de la tabla, haz clic en el botón Acciones y selecciona la opción "Agregar correo".
En la vista que aparece, redacta el contenido del mensaje desde cero o selecciona una plantilla preconfigurada desde tu biblioteca de correos.
Configura cuándo debe enviarse el correo.
Haz clic en Agregar Correo. El correo quedará registrado de forma automática dentro del historial de comunicaciones de cada colaborador seleccionado.
Ejemplos prácticos: Enviar instrucciones de acceso para el primer día, anunciar un cambio de locación de una inducción grupal, o mandar un mensaje excepcional no planificado en el flujo original.
Caso de uso 2: Agregar múltiples correos simultáneamente al diseñar o editar tus plantillas de proceso
Utiliza esta opción al estructurar tus plantillas maestras o iniciar un nuevo proceso. En lugar de configurar cada mensaje de forma individualizada, puedes asociar N correos de tu biblioteca al mismo tiempo (tal como lo haces con las tareas de Onboarding).
Dirígete al menú lateral y haz clic en Administrativo > Onboarding > Plantillas.
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Paso a paso para hacerlo:
Crea una plantilla de proceso nueva o selecciona editar en una plantilla existente de tu listado.
Dentro del formulario de configuración de la plantilla, ve a la pestaña Correos (ubicada justo al lado de la pestaña de tareas).
Haz clic en el botón de agregar correos.
Se abrirá un listado con tu biblioteca de plantillas de correos. Marca las casillas de todos los correos que deseas asociar simultáneamente al proceso.
Configura los plazos de envío relativos para cada uno en el formulario.
Haz clic en Guardar. Toda tu secuencia comunicacional quedará configurada en bloque para los futuros ingresos que utilicen esta plantilla.
Consideraciones importantes
Trabajo en segundo plano y ejecución parcial: Las acciones masivas se procesan en segundo plano para no interrumpir tu navegación. Si en tu selección hay algún registro incompatible (por ejemplo, intentas cancelar un proceso que ya estaba terminado), el sistema no detiene la operación completa; procesa los elementos válidos y al final te entrega un reporte avisando qué falló.
Cero Spam: Al realizar acciones que gatillan notificaciones (como terminar procesos o agregar tareas), Buk agrupa los avisos de todos esos registros para que el responsable reciba un único correo consolidado.
Selección mixta: No necesitas filtrar la tabla previamente. Puedes marcar elementos con distintos estados a la vez y hacer clic en "Acciones"; el sistema aplicará la acción inteligentemente solo a los compatibles.
Exclusión de tareas especiales: En el caso específico de las tareas, aquellas de tipo "no estándar" (como Capacitación o documento) se excluyen automáticamente de las ediciones masivas para proteger su configuración especial.
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