En esta guía aprenderás qué es un Cumplimiento dentro del módulo Registro de Evidencias SST, cómo importarlos desde la Biblioteca precargada, gestionarlos de forma manual o masiva, y comprender la lógica bajo la cual la plataforma calcula su estado de cumplimiento.
Este artículo está dirigido principalmente a administradores y encargados de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
- ¿Qué es un Cumplimiento?
- ¿Qué es y la Biblioteca de Cumplimientos y cómo usarla?
- Creación y gestión manual de Cumplimientos
- Creación masiva de Cumplimientos mediante importador
- ¿Cómo se calculan el Estado y las columnas de Evidencias vigentes?
Requisitos Previos
Para visualizar y operar esta sección, es indispensable contar con los siguientes permisos en Buk:
- Tener acceso general al módulo de Registro de Evidencias.
- Contar con un perfil de usuario con permisos de Modificación para la fila de Cumplimientos, Requisitos y Evidencias en la pestaña de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1. ¿Qué es un Cumplimiento?
En el módulo Registro de Evidencias SST, un Cumplimiento es el conjunto de requisitos normativos, operacionales o internos que tu empresa debe demostrar que está cumpliendo. Desde aquí puedes crear, organizar y hacer un seguimiento en tiempo real del estado de cumplimiento de tu matriz legal.
- Ejemplo: "Entrega de EPP" es un Cumplimiento que agrupa todos los elementos de protección personal que la empresa debe entregar. Dentro de este, crearás requisitos específicos como "Casco de seguridad" o "Botines de seguridad".
2. ¿Qué es la Biblioteca de Cumplimientos y cómo usarla?
La Biblioteca de Cumplimientos reúne los cumplimientos más frecuentes en auditorías de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST), basados en normativas oficiales y estándares vigentes en cada país. Te permite importar directamente estos Cumplimientos sin necesidad de crearlos desde cero.
Paso a Paso: Importar desde la Biblioteca
- Ve a SST > Registro de Evidencias > Cumplimientos > Biblioteca.
- Revisa los Cumplimientos disponibles. Puedes filtrar la búsqueda por país, categoría o normativa para encontrar el que necesitas.
- Si el Cumplimiento se ajusta a tus necesidades, haz clic en "Agregar a mis cumplimientos".
- Los Cumplimientos quedarán disponibles de inmediato en tu cuenta dentro de SST > Registro de Evidencias > Mis Cumplimientos, listos para que crees sus Requisitos asociados.
Consideraciones Importantes de la Biblioteca:
- Los Cumplimientos de la Biblioteca están basados en normativas oficiales y estándares vigentes; sin embargo, te invitamos a revisar los cambios normativos de manera periódica.
- Importar un Cumplimiento desde la Biblioteca no realiza asignaciones automáticas: deberás crear cada Requisito y asignar a los colaboradores o a las empresas de forma manual.
- Si el Cumplimiento que necesitas no está en la Biblioteca, puedes crearlo manualmente desde cero en Cumplimientos > Mis Cumplimientos.
3. Creación y gestión manual de Cumplimientos
Si necesitas registrar una obligación interna o un protocolo particular de tu organización, puedes gestionarlo manualmente:
Crear un Cumplimiento desde cero
- Ve a SST > Registro de Evidencias > Cumplimientos.
- En la sección "Cumplimientos", haz clic en "Crear Cumplimiento".
- Completa los campos del formulario:
- Nombre del cumplimiento (Obligatorio): Identifica el cumplimiento de forma única en la plataforma (ej. “Respaldo de capacitaciones”).
- Normativa, ley o decreto (Opcional): Elige la norma de donde proviene ese cumplimiento.
- Categoría(s) (Opcional): Elige la clasificación o etiqueta para agrupar cumplimientos relacionados (ej. Salud, Riesgos, Capacitaciones).
- Descripción (Opcional): Detalle de qué cubre este cumplimiento.
- Haz clic en "Crear Cumplimiento".
Editar un Cumplimiento
- Ve a SST > Registro de Evidencias > Cumplimientos.
- En la sección "Cumplimientos", haz clic en la acción de editar (ícono de lápiz) del cumplimiento que deseas modificar.
- Actualiza los campos que necesites.
- Haz clic en "Guardar cambios".
Eliminar un Cumplimiento
- Ve a SST > Registro de Evidencias > Cumplimientos.
- En las acciones de cada fila verás el ícono del basurero (Eliminar), el cual solo estará habilitado cuando el cumplimiento no tenga evidencias asociadas.
- Confirma la acción para finalizar.
4. Carga masiva de Cumplimientos mediante Importador
Puedes crear Cumplimientos de manera masiva utilizando plantillas de Excel.
Paso a Paso para Carga Masiva:
- Puedes acceder a los importadores desde dos rutas en la plataforma:
- Haciendo clic en el botón “Acciones” dentro de la pestaña de Cumplimientos.
- Yendo directamente a la sección de Reportería > Importadores > Seguridad y Salud en el trabajo.
- Descarga la plantilla correspondiente y completa la información requerida siguiendo las instrucciones que contiene el archivo en la pestaña "Instrucciones". Es importante mencionar que debes ingresar los datos en la pestaña "Cumplimientos"
5. ¿Cómo se calculan el Estado y las columnas de Evidencias vigentes?
En la tabla general de Cumplimientos, verás las columnas "Evidencias vigentes asociadas a Colaboradores" y "Evidencias vigentes asociadas a Empresas". Estas muestran una fracción con el formato “asignaciones con evidencia vigente / total de asignaciones vigentes”, la cual se calcula de forma independiente para Colaboradores y para Empresas.
Este cálculo se rige bajo las siguientes reglas:
- El denominador: Considera solo asignaciones vigentes; una asignación finalizada no se cuenta ni en el numerador ni en el denominador.
El numerador: Cuenta únicamente las asignaciones que tienen evidencia vigente a la fecha, no la cantidad total de archivos cargados en el sistema.
Ejemplo: En un Cumplimiento con 46/46 en la columna de Colaboradores, las 46 asignaciones vigentes a colaboradores tienen evidencia vigente, por eso el Cumplimiento aparece como "Cumple". En uno con 8/31, solo 8 de las 31 asignaciones vigentes tienen evidencia vigente, por eso aparece como "No cumple".
Regla de oro del módulo: Un Cumplimiento macro pasa a estado “Cumple” solo cuando todos sus Requisitos individuales tienen evidencia vigente para el 100% de las asignaciones vigentes a Colaboradores y a Empresas. Si falta al menos una evidencia vigente, el Cumplimiento se mantendrá en estado “No cumple”.
6. Consideraciones importantes
- Nombre único: El nombre del Cumplimiento debe ser único en la plataforma; no puede repetirse.
- Origen: Un Cumplimiento puede crearse desde cero de forma manual o importarse directamente desde la Biblioteca.
- Efecto Cascada: Al eliminar un Cumplimiento sin evidencias asociadas, todos sus Requisitos y Asignaciones se eliminan en cascada automáticamente; no es necesario borrarlos por separado.
- Restricción de eliminación: Cuando un Cumplimiento tiene evidencias asociadas, este no se puede eliminar. Para borrarlo, es obligatorio ir a eliminar las evidencias primero.
💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo
🎓 ¿Te interesa certificarte en Buk?
Te invitamos a realizar un curso de tu interés en Buk Academy, donde encontrarás contenidos guiados para profundizar en el uso de la plataforma y fortalecer tus conocimientos.