5. Asignaciones de requisitos a Colaboradores o a Empresas

Requisitos Previos

Para visualizar, crear y gestionar asignaciones, es obligatorio contar con los siguientes permisos y configuraciones en Buk:

• Tener acceso activo al módulo de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST).
• Tener habilitado el permiso de Colaboradores y Trabajos (acceso de Lectura o superior) en la pestaña Administrativo para asignar requisitos a personas.
• Tener creadas las razones sociales en Administración > Empresas y el perfil con acceso habilitado a dicha sección para asignar requisitos a nivel de organización.

1. ¿Qué es una Asignación?

La Asignación de Requisito es el vínculo digital que conecta un requisito concreto con el colaborador o la empresa que debe cumplirlo. Al crear esta relación, se establece un período de vigencia que determina desde cuándo y hasta cuándo es exigible la presentación de evidencias.

2. Asignación individual (Paso a Paso)

Si necesitas asignar un requisito de manera directa a un colaborador o a la empresa desde la plataforma web, sigue estos pasos:

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos.
2. Haz clic sobre el nombre del Requisito al cual deseas crearle la asignación.
3. Ingresa a la pestaña Asignaciones y haz clic en el botón principal “Crear asignación” (esquina superior derecha).
4. Completa los campos del formulario:
   • ¿A quién aplicar el requisito? (Obligatorio): Selecciona al colaborador (ingresando su nombre o número de documento) o selecciona la empresa correspondiente en la lista desplegable.
   • Fecha de inicio (Obligatorio): Define la fecha desde la cual rige esta obligación. No puede ser una fecha futura.
   • Usar fecha de contratación (Opcional): Si aplica a un colaborador, puedes activar esta casilla para que el sistema asigne automáticamente la fecha de inicio de su contrato en Buk como fecha de inicio de la obligación.
   • Definir fecha de término (Opcional): Activa esta opción si la obligación tiene un plazo definido de finalización e ingresa la fecha correspondiente.
5. Haz clic en "Asignar requisito".

3. Carga masiva de Asignaciones mediante Importador

Para asignaciones masivas (por ejemplo, al levantar la matriz inicial o ante ingresos masivos de personal), Buk dispone de dos importadores independientes según el tipo de requisito.

A) Importador Masivo: Asignación a Colaboradores

1. Puedes acceder a la plantilla del importador a través de dos rutas:
   • Yendo a Reportería > Importadores > Seguridad y Salud en el Trabajo > Registro de evidencias y seleccionando la tarjeta "Asignación de requisitos a colaboradores".
   • O directo en SST > Registro de Evidencias > Requisitos > pestaña Asignaciones > botón "Acciones > Importador Masivo".
2. Descarga la plantilla de importación y revisa con atención la pestaña de Instrucciones para conocer la lista de referencia de tus requisitos activos.
3. En la hoja "Asignaciones", completa las columnas obligatorias por fila:
   • Requisito (Obligatorio): Debes ingresar el identificador en formato NombreCumplimiento | NombreRequisito (revisa las opciones permitidas en las instrucciones del archivo).
   • Número de documento (Obligatorio): Rut o documento de identidad del colaborador.
   • Código de Ficha (Opcional): Solo es obligatorio si el colaborador tiene más de una ficha activa en el sistema.
   • Fecha de inicio de la asignación (Obligatorio): Formato Año-mes-día (ej. 2026-08-12).
   • Usar fecha de contrato (Obligatorio): Marca Verdadero o Falso. Si marcas Verdadero, el sistema priorizará la fecha de ingreso de la ficha del colaborador como inicio de la asignación.
   • Fecha de término de la asignación (Opcional): Formato Año-mes-día si la obligación tiene fecha de término.
4. Sube tu archivo completado en la plataforma y espera el correo de confirmación de Buk.

B) Importador Masivo: Asignación a Empresas

1. Accede a la plantilla a través de las mismas rutas indicadas anteriormente, seleccionando en este caso la opción "Asignación de requisitos a empresas".
2. Descarga la plantilla y revisa la pestaña de Instrucciones para validar los códigos correctos.
3. En la hoja "Asignaciones", completa los campos obligatorios:
   • Nombre del Requisito: Nombre exacto del requisito a nivel de empresa.
   • ID de la Empresa: Código identificador de la razón social en Buk.
   • Fecha de inicio: Formato Año-mes-día.
   • Fecha de término: Formato Año-mes-día.
4. Sube el archivo completado y aguarda la notificación de éxito.

4. ¿Cómo dar finalizar una asignación? 

En Buk, cuando un colaborador cambia de cargo, de área, o deja de pertenecer a la empresa, la obligación de cumplir con cierto requisito deja de aplicarle. Para resguardar la seguridad y consistencia de tu información, el camino correcto para retirar esta obligación de su panel activo es Finalizar la asignación.

• ¿Por qué se finaliza y no se elimina? Por motivos de seguridad y auditoría legal, es indispensable mantener la trazabilidad de tu matriz de cumplimiento ante fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo (DT) o de salud.  Al Finalizar, el sistema excluye al colaborador o empresa de los indicadores de cumplimiento activos, pero conserva intacto todo su historial de documentos cargados anteriormente, protegiendo el respaldo histórico de tu empresa.

¿Cómo finalizar una asignación existente?

1. Ve al Requisito correspondiente y entra a la pestaña "Colaboradores" o "Empresas".
2. Ubicado en la lista de "Asignaciones vigentes", haz clic en el ícono de opciones (tres puntos) de la asignación que deseas dar por terminada.
3. Selecciona la opción "Finalizar asignación de este requisito" (o "Finalizar asignación").
4. Ingresa la Fecha de término del requisito para ese sujeto y haz clic en "Guardar cambios".

¿Cómo auditar o ver las Asignaciones Finalizadas?

Una vez finalizada una asignación, esta desaparece de la lista de pendientes y se almacena en el historial del módulo:

1. Ve a SST > Registro de Evidencias > Requisitos > Asignaciones.
2. Selecciona la pestaña "Asignaciones finalizadas".
3. Haz clic sobre el nombre de la asignación para inspeccionar o descargar el historial de evidencias que fueron presentadas en su momento.

5. Consideraciones o Limitaciones Importantes

• Fecha de inicio: La fecha de inicio de una asignación no puede ser una fecha futura bajo ninguna circunstancia.
• No superposición: No pueden coexistir dos asignaciones del mismo Requisito para el mismo colaborador o para la misma empresa cuyos períodos de vigencia se superpongan entre sí (total o parcialmente).
• Vigencia indefinida: Toda asignación que sea guardada sin definir una fecha de término se considerará vigente de manera indefinida.
• Resguardo del historial: Toda asignación que cumpla su ciclo de vida dentro de la empresa debe ser cerrada a través de la opción de Finalizar asignación ingresando su fecha de término [5]. Esto garantiza que el historial de respaldos y documentos quede resguardado de forma permanente en el sistema para futuras auditorías.
• Sin reactivación: Una asignación finalizada no se puede "reactivar" o reabrir. Si el colaborador vuelve a requerir la misma obligación en el futuro, se debe crear una asignación totalmente nueva en el sistema.

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