En este artículo aprenderás a configurar y utilizar la funcionalidad de Auto-agendamiento de entrevistas en el módulo de Selección. Esta herramienta te permite conectar tu calendario personal, definir tus bloques de disponibilidad y generar un enlace público para que los postulantes elijan y reserven autónomamente su propio horario de entrevista.
Requisitos Previos
Módulos requeridos: Contar con el módulo de Selección activo en Buk.
Integración obligatoria: Es necesario conectar tu cuenta de Google Calendar para poder habilitar las reservas y la creación automática de salas virtuales en Google Meet.
Paso a Paso: Configuración y Uso del Auto-agendamiento
1. Configurar tu agenda y disponibilidad (Vista del Reclutador)
Sigue estos pasos dentro de la plataforma Buk con tu cuenta de reclutador:
Dirígete a la sección de Configuraciones de Selección y selecciona la pestaña "Agenda”.
Ubica el apartado de Google Calendar y haz clic en el botón "Conectar Google Calendar" para vincular tu cuenta institucional. El estado cambiará a color verde indicando "Conectado".
Haz clic en el botón "Editar disponibilidad" en la esquina superior derecha.
Se abrirá un modal de edición donde debes configurar las reglas de tu agenda:
Duración de la entrevista: El tiempo exacto que durará cada cita en minutos.
Tiempo de buffer: El margen de descanso o transición obligatorio que dejará el sistema entre una entrevista y la siguiente para que no queden pegadas.
Disponibilidad semanal: Activa mediante los interruptores deslizantes los días de la semana que destinarás para entrevistas y define los rangos de horas
Haz clic en Guardar para registrar tus bloques disponibles.
2. Cómo obtener y compartir el enlace de agendamiento público
Una vez configurada tu agenda, puedes obtener el link público de agendamiento para enviárselo a los candidatos de tu vacante. Tienes dos opciones rápidas en la plataforma:
Opción A (Desde dentro del proceso): Ingresa a Selección > Procesos, elige tu vacante específica, haz clic en el botón de los tres puntos en la esquina superior derecha y selecciona la opción "Copiar link de agenda".
Opción B (Desde el listado general): En tu listado general de procesos de selección, ubica la vacante, haz clic en el botón de los tres puntos y selecciona la opción "Copiar link de agenda" para poder enviarselo a tus candidatos.
3. Flujo del Candidato: Cómo reserva y confirma una entrevista
Cuando el postulante recibe y abre tu enlace público, realiza el siguiente proceso:
Visualizará tu calendario de disponibilidad. Los bloques de horarios libres se calcularán de manera automática espaciados por la duración de tu entrevista más el buffer que configuraste (por ejemplo, bloques de 30 min de duración + 15 min de margen).
El candidato elegirá el horario que más le acomode y completará sus datos básicos: Nombre, Apellido y Correo electrónico
Al hacer clic en Confirmar reserva, la plataforma bloqueará temporalmente ese horario de la grilla pública y le mostrará al candidato un mensaje de "Tu entrevista aún no está agendada: te enviamos un correo y debes confirmar el horario desde el enlace para completar la reserva.”
Validación del correo (Paso obligatorio de seguridad): El sistema enviará un correo automático al candidato con el asunto "Confirma tu entrevista agendada". Para asegurar que los datos de contacto son reales y evitar reservas fraudulentas, el postulante debe abrir el mensaje y hacer clic en el botón "Confirmar entrevista".
¡Listo! Al confirmar la cita desde el correo, el sistema creará automáticamente la entrevista en la ficha del postulante dentro de Buk, generará el evento con enlace de Google Meet en tu calendario de Google Calendar y enviará la invitación correspondiente a ambos correos.
4. Cancelación de una entrevista agendada
Si por algún inconveniente el postulante no puede asistir, cuenta con un flujo autónomo de cancelación para no quitarle tiempo a tu equipo:
Desde el correo de confirmación de la cita o desde la pantalla de éxito, el candidato deberá hacer clic en el enlace "¿Necesitas cancelar tu entrevista?".
El sistema lo redirigirá a una pantalla de seguridad donde deberá validar la acción haciendo clic en el botón azul "Cancelar entrevista".
De forma automática, el sistema ejecutará las siguientes acciones en background:
Se borrará el evento de tu Google Calendar liberando tu agenda.
Se eliminará el registro de la entrevista en la ficha del candidato en Buk.
El horario cancelado volverá a estar disponible de manera inmediata en la grilla pública para que otro candidato lo reserven.
Consideraciones e Implicancias Importantes
El reagendamiento directo no está disponible: Actualmente la plataforma no cuenta con un botón para cambiar la hora de una cita ya agendada. Si un candidato necesita reagendar, deberá cancelar la entrevista actual siguiendo el flujo normal y volver a abrir el link de agenda original para seleccionar y reservar un nuevo horario disponible.
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