Preparar un buen onboarding implica decidir qué necesita la persona que se incorpora: tener sus herramientas listas, conocer al equipo, entender su cargo, aprender el trabajo y recibir acompañamiento. El catálogo de tareas y notificaciones te ayuda a identificar qué actividades y correos puedes incluir para cubrir estas necesidades.
¿Para qué sirve el catálogo?
El catálogo es un apoyo para construir tu onboarding sin tener que crear cada tarea o correo desde cero. Incluye propuestas para situaciones comunes a distintos cargos y áreas, como preparar los accesos, dar la bienvenida, presentar las responsabilidades del cargo o hacer seguimiento durante las primeras semanas.
Estas propuestas te entregan una base que puedes seleccionar y adaptar a tu empresa. También pueden darte ideas de actividades que todavía no habías considerado.
No necesitas usar todo el contenido. Elige lo que tenga sentido para cada incorporación, modifica las instrucciones o los mensajes y agrega las actividades propias del cargo. Luego, define los responsables y las fechas para organizar tu proceso.
¿Dónde encontrar el catálogo de tareas?
Dentro del módulo de Onboarding, puedes acceder desde estas rutas:
Plantillas > Tareas > Crear plantilla.
Plantillas > Procesos > Tareas > Crear tarea nueva.
Procesos > Seleccionar un proceso activo > Tareas > Crear tarea.
Se abrirá una ventana con las propuestas del catálogo. También encontrarás la opción Crear desde cero, si prefieres escribir tu propia tarea.
Puedes filtrar el catalogo según tipo de tarea para agruparlas y seleccionarlas de forma más cómoda.
¿Qué tareas puedes encontrar?
El catálogo incluye 30 propuestas de tarea, agrupadas según lo que ayudan a lograr:
Preparar y habilitar: tareas para tener listos los documentos, equipos y accesos que la persona necesita. Por ejemplo, firmar el contrato, preparar su equipo de trabajo o crear sus cuentas.
Entender el rol y expectativas: tareas para explicar las funciones del cargo, las primeras metas y los proyectos en los que participará.
Conocer la Empresa y al equipo: tareas para presentar a sus compañeros, recorrer la oficina y conocer la cultura y los beneficios de la empresa.
Aprender el trabajo: capacitaciones y actividades para aprender a usar las herramientas del cargo y realizar los primeros trabajos con apoyo.
Acompañar y dar feedback: reuniones y encuestas para resolver dudas, revisar avances y conocer cómo ha vivido su onboarding.
El catálogo incluye propuestas de distintos tipos de tareas, como Estándar, Documento, Capacitación y Encuesta. Próximamente se irán incorporando más tipos de tareas al catálogo.
¿Dónde encontrar el catálogo de notificaciones?
Dentro del módulo de Onboarding, puedes acceder desde estas rutas:
Plantillas > Notificaciones > Crear plantilla.
Plantillas > Procesos > Notificaciones > Crear notificación nueva.
Procesos > Seleccionar un proceso activo > Notificaciones > Crear notificación.
Se abrirá una ventana con las propuestas del catálogo. También encontrarás la opción Crear desde cero, si prefieres escribir tu propia notificación.
Recuerda, las notificaciones son comunicados que puedes enviar al nuevo colaborador, a su supervisor o al equipo para informar, orientar o recordar algo durante el onboarding.
¿Qué notificaciones puedes encontrar?
El catálogo incluye 10 propuestas:
Correo de bienvenida: recibe a la persona y le da la bienvenida a la empresa.
Aviso de nuevo integrante al equipo: informa a sus compañeros sobre su incorporación.
Preparación para el primer día: comparte información para que la persona sepa cómo prepararse para su llegada.
Acompañamiento durante la primera semana: invita al colaborador a resolver dudas y pedir apoyo.
Seguimiento a los 30 días: invita al supervisor a reunirse con la persona para revisar su primer mes.
Encuesta del primer mes: invita al colaborador a responder una encuesta sobre su experiencia.
Asignación de buddy: recuerda al supervisor que designe un compañero guía para acompañar al nuevo integrante.
Accesos listos para el primer día: comunica que el equipo y los accesos están preparados.
Información de beneficios disponibles: presenta los beneficios y dónde consultar sus detalles.
Revisión de agenda: recuerda al colaborador revisar las actividades y reuniones de su primera semana.
Puedes buscar las notificaciones por nombre o descripción y modificar sus mensajes según lo que necesites comunicar.
¿Cómo usar una propuesta del catálogo?
Selecciona una tarea o notificación. Busca una propuesta que te sirva y haz clic en ella.
Revisa el contenido sugerido. Se abrirá el formulario con información preparada para la tarea o el correo.
Adáptalo a tu empresa. Revisa las instrucciones, los responsables, los destinatarios y las fechas que correspondan. En los correos, revisa también los datos que se completarán con la información de la persona, como su nombre o cargo.
Completa la información y guarda.
En algunas tareas, la plataforma te pedirá elegir un elemento de tu empresa, como el documento que deberá firmar el colaborador o encuesta que deberá completar. Si todavía no lo has creado, deberás hacerlo en el módulo correspondiente y luego volver para seleccionarlo.
¿Dónde encontrar ejemplos para crear un buen onboarding?
Desde el catálogo de tareas puedes visitar la sección de Ejemplos para crear buenos onboardings del Centro de Ayuda de Buk.
Para llegar:
Abre el catálogo de tareas.
Haz clic en el ícono de información ⓘ, ubicado en la esquina superior derecha.
Revisa la guía general y los ejemplos por área.
Encontrarás una guía sobre cómo hacer un buen onboarding en Buk y artículos para equipos de Tecnología, Comercial, Operaciones, Personas y Finanzas y Administración. Estos artículos explican qué considerar y entregan ejemplos concretos de tareas y correos.
Puedes usarlos para elegir y adaptar las propuestas del catálogo. Por ejemplo, una capacitación en herramientas puede enfocarse en el sistema de ventas para un equipo comercial o en el sistema contable para Finanzas.
Si no sabes qué tareas o notificaciones agregar al onboarding de tus colaboradores, apóyate en el catálogo: encontrarás ideas y una base que puedes adaptar para comenzar.