Como gerenciar a inscrição em cursos do LMS por meio de uma Solicitação no Workflow

Objetivo, Alcance e Limitações.

Este processo permitecriar uma solicitação flexível no Workflowpara que um ou vários usuários possamsolicitar a inscrição de colaboradores em cursos do LMS.

O fluxo émanual, pois se inicia quando um usuário preenche um formulário dentro do Buk, e pode incluiretapas de revisão ou aprovação, como a validação do supervisor, antes de executar a ação final“Inscribir a un curso”.

Ao criar o modelo, o administrador poderá definirquem terá permissão para iniciar a solicitação, escolhendo entre:

• Área ou subárea específica.
• Cargo.
• Administrador de solicitações.
• Lista personalizada de usuários.
• Todos os colaboradores.
• Perfil de usuário.
   

Essa configuração permite adaptar o fluxo às necessidades de cada organização, garantindo que apenas os usuários adequados possam iniciar solicitações de inscrição em cursos.

📌Disponível apenas para clientes com o módulo de Workflow ativo.
Atualmente, a ação final aplicasomente a cursos, não a rotas de aprendizagem.

O que é uma solicitação no Workflow?

UmaSolicitaçãoé um fluxo flexível que se inicia quando um usuário preenche um formulário dentro do Buk.
Esse fluxo pode incluiretapas de revisão ou aprovação, e termina com umaação configurada pelo administrador, como“Inscribir a un curso”.

Ao contrário das automatizações, as solicitaçõesnão são acionadas por eventos do sistema, mas devem sercriadas manualmente por usuários definidos como solicitantes.

Configuração do fluxo flexível

1️⃣ Criar o modelo

1. Vá paraAdministrativo → Workflow → Solicitudes.

2. SelecioneAcciones → Configuración →

3. Selecione “Empezar desde cero”

4. Atribua um nome (por exemplo,Solicitação de inscrição em curso LMS).
   
    
5. EmTipo de flujo, escolhaFlexível.
   
    
6. Salve as alterações para acessar o design do fluxo.

2️⃣ Definir quem poderá iniciar a solicitação

1. Na seçãoInicio, selecione as áreas, cargos, perfis ou grupos de usuários que poderão criar a solicitação.
   
    
2. Salve as alterações.
   
    

💡Apenas os usuários definidos nesta seção poderão enviar solicitações de inscrição.

3️⃣ Adicionar etapa de aprovação (opcional)

1. Crie uma segunda etapa onde você pode definir quem será o aprovador.
   
    
2. Você pode incluir uma mensagem ou instrução interna para a aprovação:
   
   
   “Supervisor: revise a solicitação e aprove se a inscrição no curso for pertinente.”
   
   

💡Esta etapa permite validar que o curso solicitado seja pertinente antes da inscrição.

4️⃣ Configurar a ação final

1. NoFinal do fluxo flexível, selecioneAdicionar ação → Inscribir a un curso.
   
    
2. Configure os campos:
   
    
   • Curso:selecione o curso do LMS.
   • Instância:selecione uma instância vigente ou futura na qual você deseja inscrever o participante
   • Tipo de inscrição:defina se seráobrigatóriaouopcional.
     
      
3. Salve as alterações e ative o modelo.
   
    

📌Quando o fluxo chegar a esta etapa, o sistema inscreverá automaticamente o colaborador na instância padrão do curso.

Como usar a solicitação

Papel: Solicitante

1. Vá paraInicio → Solicitudes → Crear solicitud.

2. Selecione o modelo criado Exemplo: Solicitação deInscrição em curso.

3. Preencha as informações obrigatórias: colaborador, curso e motivo (opcional).

4. Envie a solicitação.
   
    

🟡 Estado inicial:Pendente de aprovação do supervisor.

Papel: Aprovador

1. AcesseInicio → Mis solicitudes → Todos
   
    
2. Abra a solicitação e revise os dados.
   
    
3. Selecione uma ação:
   
    
   • Aprovar:o fluxo avança para a inscrição.
     
      
   • Rejeitar:a solicitação é interrompida e o solicitante é notificado.
     
      

🟢 Estado após aprovação:Em execução da ação final.

Papel: Sistema / LMS

1. Uma vez aprovada, o Workflow executa a ação final “Inscribir a un curso”.
   
    
2. O colaborador fica inscrito automaticamente nainstância padrão do curso.
   
    
3. Estado final no Workflow: Concluído.

Papel: Colaborador inscrito

1. O colaborador verá o curso emMis Capacitacionesdentro da Webapp.
   
    
2. De lá poderáiniciar ou continuar o cursoconforme a configuração do LMS.
   

🟢 Estado final: Curso disponível para o colaborador.

Recomendações

• Mantenha o fluxo simples (uma solicitação, uma aprovação e uma ação final).
• Verifique se as instâncias do curso estão abertas e ativas.
• Se a instância for fechada, o sistema deixará de inscrever automaticamente.

• Use o histórico do Workflow para revisar o estado das solicitações (pendentes, aprovadas ou concluídas).

   

⚠️ Considerações de acesso
Apenas os usuários que tiverem ações habilitadas no módulo de Capacitaciones com algum dos seguintes perfis poderão configurar automatizações que incluam a ação“Inscribir a curso”:

Admin
Superadmin
Administrador limitado

Isso significa que, se um usuário não possuir permissões ativas no módulo de Capacitaciones com um desses perfis,não poderá visualizar nem utilizar essa ação dentro dos fluxos flexíveis do Workflow.
✅ Sugerimos confirmar com sua equipe se você tem as permissões adequadas antes de iniciar a configuração.
 

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