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Como automatizar inscrições em cursos a partir do Workflow

Atualizado

Objetivo, Alcance e Limitações.

Esta funcionalidad permite que los usuarios con permisos de Capacitaciones puedan automatizar la inscripción de colaboradores en cursos del LMS directamente desde Workflows, conectando ambos módulos para optimizar procesos y reducir tareas manuales.

Está disponible solo para clientes que cuenten con el módulo de Workflow activo en su plataforma, y aplica únicamente para flujos flexibles gatillados por los eventos de creación o movimiento de colaborador.

Actualmente, la automatización se realiza en la instancia predeterminada del curso (si esta se cierra, dejará de inscribir automáticamente), y no contempla aún la inscripción a rotas de aprendizagem ni notificaciones automáticas al colaborador.

¿Qué permite la automatización de inscripciones desde Workflow?

A través de Workflow, puedes automatizar la inscripción de colaboradores encursossin necesidad de realizar inscripciones manuales en el LMS.

Esta funcionalidad permite:

  • Inscribir automáticamente colaboradores conformeeventos de la plataforma.

  • Utilizarmodelos pré-definidospara casos comunes o crearflujos personalizados.

  • Definir si la inscripción seráobrigatória ou opcional.

  • Seleccionarum cursodiretamente a partir do fluxo.

  • Mantener trazabilidad del origen de la inscripción comoWorkflow.

Es especialmente útil para procesos como:

  • Onboarding de colaboradores

  • Mudanças de cargo ou função

  • Programas de capacitación obligatorios

Pasos para configurar la automatización

1️⃣ Criar um fluxo flexível no Workflow

  1. Acesse o menu lateral emAdministrativo → Workflow.

Visão do acesso ao Workflow a partir do menu lateral.

  1. Selecione a aba“Solicitudes”, clique emAções → Configuração.

  2. Depois selecione“Criar modelo”.
    Aqui você poderá escolher entre:

    Usar ummodelo pré-definido, ou

    SelecionarComeçar do zeropara crear un flujo flexible.

 

2.1 Configurar una plantilla prediseñada

Se você escolher ummodelo pré-definido, você poderá:

Selecione o modelo que mais se ajuste ao que você deseja

Editar a ação de inscrição (curso) selecionando o curso ao qual você deseja inscrever o participante

Salvar e ativar o modelo sem necessidade de configurar tudo do zero.

 

Esse tipo de modelo é ideal para processos padrão como onboarding.

 

Exemplo:Quando se cria um novo colaborador no sistema, o fluxo flexível configurado no Workflow inscreve automaticamente a pessoa no curso de indução selecionado, desde que a instância esteja ativa e o colaborador tenha acesso ao LMS.


 

2.2 Si eliges la opción “Empezar desde cero” y completa los siguientes campos:

2.2.1Nombre de la plantilla:atribua um nome representativo (por exemplo,Inscripción automática a curso de inducción).

Descripción:opcional

Tipo:selecione“Flexível”.
 

  1. PressioneSalvar alterações.

Configuração inicial do fluxo flexível a partir do zero.


 

2️⃣ Configurar el inicio del flujo flexible

  1. Os passos do fluxo serão exibidos. EmInício da solicitação, defina como será iniciado:

     
    • Marque a opção“Evento da plataforma”.


Definição do evento que acionará a automação

  1. Selecione o evento que dará início à automação.
    Para el caso de Capacitaciones, podrás elegir entre:

     

    ➕Quando é criado um trabalho para um colaborador

    🔄Quando o trabalho de um colaborador é modificado

    ❌👤 Quando o trabalho de um colaborador é encerrado(nesse caso, é importante que verifique que o colaborador tenha seu usuário ativo para poder acessar e executar o curso; caso contrário, ele não podrá acceder al LMS)


 

Eventos disponibles para activar la automatización.

  1. Clique emSalvar.

3️⃣ Definir la acción final del flujo

  1. No passoFinal do fluxo flexível, selecione“Adicionar ação”.


Adicionar ação final ao fluxo flexível.

  1. Escolha a ação“Inscrever em um curso”.


Seleção da ação “Inscrever em um curso”.

  1. Preencha os campos do modal:
     
    • Curso:selecione na lista o curso no qual você deseja inscrever os colaboradores.
    • Instância:selecione a instância vigente ou que esteja por iniciar em data futura na qual você deseja inscrever os participantes

    • Tipo de inscrição:indica se seráopcionalouobrigatória.

      Você poderá ver o tipo de curso e a origem e o fornecedor do curso



       

  2. Você verá uma mensagem informativa que indica:

    “Inscreveremos automaticamente os colaboradores na instância predefinida do curso.
    Se essa instância for encerrada, deixaremos de inscrever. Revise e ajuste as datas se necessário.”

Configuração da ação de inscrição automática.


⚠️Considerações de acesso
Apenas os usuários que tiverem ações habilitadas no módulo de Capacitaciones com um dos seguintes perfis poderão configurar automatizações que incluam a ação ““Inscrever em um curso”:

Admin
Superadmin
Administrador limitado

Isso significa que se um usuário não possuir permissões ativas no módulo de Capacitaciones com um destes perfis,não poderá visualizar nem utilizar essa ação dentro dos fluxos flexíveis do Workflow.
✅ Sugerimos que você confirme com sua equipe se possui as permissões adequadas antes de começar a configuração.
 

✅ E pronto…

Com essa automação você poderá garantir que cadanovo ingresooumovimiento de colaboradorative automaticamente seu processo de capacitação,economizando tempo, assegurando conformidade e melhorando a experiência de aprendizado no Buk LMS


 

Você também pode consultar outros artigos relacionados:

Workflow - Manual de Configuração e Uso

Automatizações-- Manual de Configuração e Uso

 


 

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🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.

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