Fichas e recontratação: quando criar uma segunda ficha no Buk

Objetivo: Entender o funcionamento das fichas no Buk e como gerenciá-las.

Fichas e seu uso

A ficha do colaborador é uma visualização que mostra tanto dados pessoais quanto dados do trabalho. Isso inclui datas de contrato, salários, pagamentos de rescisões ou folha de pagamento, resumo de férias, histórico, etc.

Na prática, uma ficha é uma relação contratual entre um colaborador e seu empregador.
 

Casos em que recomendamos criar uma segunda ficha para o colaborador

Existem casos em que é necessário ter uma segunda ficha para representar situações laborais especiais de certos colaboradores.

1. Trabalhos paralelos
   Refere-se a pessoas que têm mais de um trabalho com o mesmo empregador.
   Exemplo: João é professor de medicina em uma Universidade. Além disso, essa universidade possui um hospital clínico que atende pacientes, e João também atende pacientes nesse hospital clínico.
   
   Nesse caso, João tem dois trabalhos paralelos sob o mesmo empregador, um como professor universitário e outro como médico do hospital. Portanto, a universidade gostaria de representar as duas relações laborais que mantém com João e, por isso, cria duas fichas para o colaborador. Uma para o trabalho de professor e outra para o trabalho de médico.
   
   Manter as duas fichas implica que o histórico de ambos os trabalhos e dados de documentos, férias, rescisões ou folhas de pagamento, etc., também são separados. Finalmente, o que é comum entre as fichas são os dados pessoais, ou seja, a pessoa a quem as fichas são atribuídas.
    

2. Recontratação no mesmo mês
   Se ocorrer o término de um trabalho e logo depois o colaborador for recontratado no mesmo mês, deve-se gerar uma segunda ficha, pois não é possível ter duas relações contratuais separadas no mesmo mês em uma mesma ficha.
   
   Isso traz benefícios como separar os históricos dos dois contratos, manter datas de entrada e término do primeiro contrato, separar documentos e rescisões, etc. Em geral, o benefício é que toda a história fica separada e cada contrato tem seus próprios processos e fluxos.

Casos em que criar a segunda ficha é opcional

Por outro lado, existem casos em que você tem as duas opções, tanto criar uma segunda ficha quanto manter a mesma, dependendo de como deseja gerenciar as informações do colaborador.

1. Recontratação em um mês diferente do término
   Nesse caso, como a segunda relação contratual estará em um mês diferente da primeira, é possível reutilizar a ficha.
    

   1. Se o objetivo for separar histórico, documentos, registros de folha de pagamento e tudo relacionado aos dois trabalhos do colaborador, recomenda-se criar uma segunda ficha.
       

   2. Se quiser manter tudo em um único lugar e não for relevante visualizar as relações contratuais separadamente, pode-se manter a mesma ficha.
      
      Importante: Caso escolha essa opção, a data de entrada na empresa será modificada, portanto a data de entrada do primeiro contrato será sobrescrita para que os cálculos de remuneração sejam feitos conforme a segunda entrada. Essa sobrescrição da data pode causar problemas se forem gerados relatórios históricos (LRE). 
       

2. Movimento para outra empresa do mesmo grupo
   Registrar uma nova relação laboral em outra razão social, com transferência ordenada de informações. Legalmente, isso implica uma baixa e alta de contrato, mas em termos de histórico laboral deve-se decidir se mantém ou não a mesma ficha.
    

   1. Se o objetivo for separar histórico, documentos, registros de folha de pagamento e tudo relacionado aos dois trabalhos do colaborador, recomenda-se criar uma segunda ficha.
       

   2. Se quiser manter tudo em um único lugar e não for relevante visualizar as relações contratuais separadamente, pode-se manter a mesma ficha.
      
      Importante: Caso escolha essa opção, você pode modificar a data de entrada na empresa para que os cálculos de remuneração sejam feitos conforme a segunda entrada ou continuar mantendo a data original. Essa sobrescrição da data pode causar problemas se forem gerados relatórios históricos (LRE). 
       

3. Passagem de autônomo para contratado
   Isso pode ser feito simplesmente editando o trabalho e alterando o tipo de contrato, mas deve-se decidir como gerenciar as informações.
    

   1. Se o objetivo for separar histórico, documentos, registros de folha de pagamento e tudo relacionado aos dois trabalhos do colaborador, recomenda-se criar uma segunda ficha.
       

   2. Se quiser manter tudo em um único lugar e não for relevante visualizar as relações contratuais separadamente, pode-se manter a mesma ficha.
      
      Importante: Caso escolha manter a mesma ficha, deve modificar a data de entrada na empresa para que os cálculos de remuneração sejam feitos conforme o início do contrato. Essa sobrescrição da data pode causar problemas se forem gerados relatórios históricos (LRE).

Lembre-se que a gestão de fichas tem um custo por cada ficha ativa!

Fichas de um colaborador

Para acessar a ficha de um colaborador, você pode ir em "Administrativo" > "Colaboradores" > "Ativos" e buscar o nome do colaborador desejado, ou usar o buscador na parte superior da plataforma.

Uma vez dentro da ficha, você verá um resumo dos dados pessoais e do trabalho do colaborador. Além disso, poderá ver informações específicas desse colaborador sobre rescisões ou folhas de pagamento, documentos, registro de atividades, etc.

Na parte superior da ficha, você poderá ver o código identificador da ficha. O Buk, por padrão, atribui F1 à primeira ficha do colaborador no momento da criação, mas você pode escolher outro código ao criar o colaborador.

Além disso, abaixo do nome do colaborador, existe um seletor de ficha onde você pode navegar entre elas, caso o colaborador tenha mais de uma, ou criar outra ficha.

Ao criar outra ficha, a plataforma o levará a um formulário, onde os dados pessoais e até mesmo os dependentes serão mantidos, mas será possível editar os dados de pagamento e previdenciários, se necessário.

Além disso, neste mesmo formulário, você pode especificar um identificador único para a ficha. O Buk, por padrão, atribui o código F seguido do número da ficha que está sendo criada, mas você pode personalizá-lo para o código que desejar. Lembre-se que os códigos identificadores de ficha são únicos por colaborador, mas você pode reutilizá-los em outros colaboradores.

Você deverá preencher todos os dados do trabalho, como data de entrada na empresa, reconhecimento de tempo de serviço, etc. Ao clicar em próximo, deverá especificar os dados previdenciários. Por padrão, os dados da ficha original já vêm preenchidos, mas você pode editá-los se precisar.

Finalmente, deverá completar os dados do trabalho da nova ficha que está criando, especificando data de início do trabalho, dados da organização do novo trabalho, informações laborais, remunerações, etc.

Depois de preencher todos os campos e clicar em salvar, você terá criado uma segunda ficha para esse colaborador, refletindo assim uma segunda relação contratual com essa pessoa e separando informações documentais, férias, rescisões ou folhas de pagamento, entre outras; mas associadas à mesma pessoa.

Múltiplas fichas em importadores e modificadores

Quando um colaborador tem mais de uma ficha, existem importadores e modificadores em que especificar qual ficha está sendo afetada é relevante.

1. Colaboradores
   
   

   
   Para criar novos colaboradores usando o importador, você pode deixar o campo em branco e o sistema automaticamente atribuirá F1 como código da ficha. Se for uma nova ficha a ser criada, deve indicar o código da nova ficha a ser criada. Lembre-se que, se quiser criar múltiplas fichas para um colaborador em um único arquivo, também pode fazê-lo!

   Se quiser editar colaboradores usando o modificador, deve indicar o código da ficha.
    

2. Trabalhos
   
   
   
   Ao preencher a planilha com os dados do importador e modificador de trabalhos, deve indicar qual é o código da ficha do colaborador para quem está criando ou modificando o trabalho.
   Se o colaborador tiver apenas uma ficha, pode deixar este campo em branco.
    

Em geral, importadores e modificadores que alteram dados de colaboradores sempre exigem a especificação do código da ficha. Recomendamos sempre baixar o template, para garantir que você tenha a versão suportada pela plataforma.

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