Gestão de Fichas

Objetivo: Entender o funcionamento das fichas no Buk e como gerenciá-las.

Fichas e seu uso

A ficha do colaborador é uma visualização que mostra tanto os dados pessoais quanto os dados do trabalho. Ela inclui datas do contrato, salários, pagamentos de rescisões ou folha de pagamento, resumo de férias, histórico etc.

Na prática, uma ficha é uma relação contratual entre um colaborador e seu empregador.
 

Casos em que recomendamos criar uma segunda ficha para o colaborador

Existem casos em que é necessário ter uma segunda ficha para representar situações trabalhistas especiais de determinados colaboradores.

1. Trabalhos paralelos
   Refere-se a pessoas que têm mais de um trabalho com o mesmo empregador.
   Exemplo: João é professor de medicina em uma Universidade. Além disso, essa universidade tem um hospital clínico que atende pacientes, e João também atende pacientes nesse hospital clínico.
   
   Nesse caso, João tem dois trabalhos paralelos sob o mesmo empregador: um como professor universitário e outro como médico do hospital. Portanto, a universidade gostaria de representar as duas relações de trabalho que mantém com João e, por isso, cria duas fichas para o colaborador. Uma para o trabalho de professor e outra para o trabalho de médico.
   
   Manter as duas fichas implica separar o histórico de ambos os trabalhos, assim como os dados de documentos, férias, rescisões ou folhas de pagamento etc. Por fim, o que é comum entre as fichas são os dados pessoais, ou seja, a pessoa à qual as fichas estão atribuídas.
    
2. Recontratação no mesmo mês
   Caso ocorra o término de um trabalho e o colaborador seja recontratado no mesmo mês, deve ser gerada uma segunda ficha, pois não podemos ter duas relações contratuais separadas no mesmo mês em uma única ficha.
   
   Isso traz benefícios, como separar os históricos dos dois contratos, manter as datas de admissão e término do primeiro contrato, separar documentos e rescisões etc. Em geral, o benefício é que todo o histórico fica separado, e cada contrato permanece com seus próprios processos e fluxos.

Casos em que criar a segunda ficha é opcional

Por outro lado, existem casos em que você tem as duas opções: criar uma segunda ficha ou manter a mesma, dependendo de como deseja gerenciar as informações do colaborador.

1. Recontratação em um mês diferente do término
   Nesse caso, como a segunda relação contratual estará em um mês diferente da primeira, é possível reutilizar a ficha.
    
   1. Se o objetivo for separar o histórico, os documentos, os registros de folha de pagamento e tudo o que estiver relacionado aos dois trabalhos do colaborador, recomenda-se criar uma segunda ficha.
       
   2. Se você quiser manter tudo em um só lugar e não for relevante visualizar as relações contratuais separadamente, poderá manter a mesma ficha.
      
      Importante: Caso escolha essa opção, a data de admissão na empresa será alterada. Portanto, a data de admissão do primeiro contrato será sobrescrita para que os cálculos de remuneração sejam feitos de acordo com a segunda admissão. Essa sobrescrição da data pode causar problemas caso sejam gerados relatórios históricos. 
       
2. Transferência para outra empresa do mesmo grupo econômico
   Registrar uma nova relação de trabalho em outra razão social, com a transferência organizada das informações. Legalmente, isso implica uma baixa e uma admissão de contrato, mas, em termos de histórico profissional, deve-se decidir se a mesma ficha será mantida ou não.
    
   1. Se o objetivo for separar o histórico, os documentos, os registros de folha de pagamento e tudo o que estiver relacionado aos dois trabalhos do colaborador, recomenda-se criar uma segunda ficha.
       
   2. Se você quiser manter tudo em um só lugar e não for relevante visualizar as relações contratuais separadamente, poderá manter a mesma ficha.
      
      Importante: Caso escolha essa opção, você poderá modificar a data de admissão na empresa para que os cálculos de remuneração sejam feitos de acordo com a segunda admissão ou continuar mantendo a data original. Essa sobrescrição da data pode causar problemas caso sejam gerados relatórios históricos. 

Lembre-se de que a gestão de fichas tem um custo para cada ficha ativa!

Fichas de um colaborador

Para acessar a ficha de um colaborador, acesse "Administrativo" > "Colaboradores" > "Ativos" e pesquise o nome do colaborador que deseja encontrar ou use o mecanismo de busca na parte superior da plataforma.

Uma vez dentro da ficha, você verá um resumo, os dados pessoais e os dados do trabalho do colaborador. Além disso, poderá ver informações específicas desse colaborador sobre rescisões ou folhas de pagamento, documentos, registro de atividades etc.

Na parte superior da ficha, você poderá ver o código identificador da ficha. Por padrão, o Buk atribui F1 à primeira ficha do colaborador no momento de sua criação, mas você pode escolher outro código ao criar o colaborador.

Ao criar outra ficha, a plataforma levará você a um formulário no qual os dados pessoais e até mesmo os dependentes serão mantidos, mas será possível editar os dados de pagamento e previdenciários, caso necessário.

Além disso, nesse mesmo formulário, você poderá especificar um identificador único de ficha. Por padrão, o Buk atribui o código F acompanhado do número da ficha que está sendo criada, mas você pode personalizá-lo com o código que quiser. Lembre-se de que os códigos identificadores de ficha são únicos por colaborador, mas podem ser reutilizados em outros colaboradores.

Você deverá preencher todos os dados do trabalho, como informar a admissão na empresa, o reconhecimento de tempo de serviço etc. Ao clicar em Avançar, deverá especificar os dados previdenciários. Por padrão, os dados da ficha original são carregados, mas você poderá editá-los se necessário.

Por fim, você deverá preencher os dados do trabalho da nova ficha que está sendo criada, especificando a data de início do trabalho, os dados da organização do novo trabalho, as informações trabalhistas, de remuneração etc.

Depois de preencher todos os campos e selecionar Salvar, você terá criado uma segunda ficha para esse colaborador, refletindo assim uma segunda relação contratual com essa pessoa e separando as informações documentais, de férias, de rescisões ou folhas de pagamento, entre outras, mas associadas à mesma pessoa.

Múltiplas fichas em importadores e modificadores

Quando um colaborador possui mais de uma ficha, há importadores e modificadores nos quais é relevante especificar qual ficha está sendo afetada.

1. Colaboradores
   
   

   
   Para criar novos colaboradores usando o importador, você pode deixar o campo em branco, e o sistema atribuirá automaticamente F1 como código da ficha. Se for uma nova ficha a ser criada, você deverá informar o código da nova ficha a ser criada. Tenha em mente que, se quiser criar várias fichas para um colaborador em um único arquivo, também poderá fazer isso!

   Se quiser editar colaboradores usando o modificador, deverá informar o código da ficha.
    

2. Trabalhos
   
   
   
   Ao preencher o modelo com os dados do importador e do modificador de trabalhos, você deverá informar qual é o código da ficha do colaborador para o qual está criando ou modificando o trabalho.
   Se o colaborador tiver apenas uma ficha, você poderá deixar esse campo em branco.
    

Em geral, os importadores e modificadores que alteram dados de colaboradores sempre exigem a especificação do código da ficha. Recomendamos sempre baixar o modelo, para que você tenha a versão compatível com a plataforma.

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