Como criar e gerenciar um processo de pagamento de remunerações?

Um processo de pagamento é um conjunto de colaboradores agrupados sob um critério comum (como área, empresa, centro de custo ou cargo) cujas remunerações são calculadas, revisadas e pagas de forma conjunta dentro de um período.

Cada processo gera de forma independente seus próprios arquivos de: Transferência bancária, Contabilidade, Pagamentos previdenciários, Leis Sociais, Livros de remunerações, Rescisões e LRE. Isso permite segmentar o pagamento da folha e ter maior controle sobre cada grupo de colaboradores.

Termos-chave que você usará durante o processo:

• Transferência bancária: arquivo com o detalhe das transações a realizar (contas, valores e dados necessários) que é carregado no portal bancário para executar transferências em massa de salários.

• Custo empresa: soma do salário líquido + imposto único + encargos patronais + leis sociais de um colaborador.

• Participantes: colaboradores incluídos em um processo de pagamento.

• Fechar rescisões: bloqueia uma rescisão para que não possam ser inseridas novidades nem modificar a ficha do colaborador.

• Publicar rescisões: habilita para que o colaborador veja sua rescisão no portal dos funcionários.

• Notificar rescisões: envia um e-mail ao colaborador informando que sua rescisão está disponível no portal Buk.

Um período corresponde a um mês calendário dentro do módulo de Remunerações. Todos os processos de pagamento que você criar são organizados dentro do período correspondente, portanto antes de criar um processo, certifique-se de estar trabalhando no período correto.

Como acessar os períodos:

1. Vá ao menu lateral e selecione Remunerações >> Processos >> Processos.

2. Você verá a lista de todos os períodos criados em sua conta, ordenados por mês.

Como abrir ou fechar um período:

O estado do período controla se você pode criar e gerenciar processos dentro dele. Um período aberto permite criar processos e inserir novidades. Um período fechado bloqueia essas ações até que você o reabra.

Para abrir um período:

1. Na lista de períodos, clique em "Abrir novo período".

   

2. Aparecerá um alerta solicitando que aceite a criação do novo período, se concordar clique em "Aceitar".
   

3. As rescisões serão calculadas, e depois o novo período aparecerá na lista de períodos.
   

Para fechar um período:

1. Você deve ter todos os colaboradores com algum processo associado nesse período, e todos os processos devem estar pagos.

2. Vá ao período que deseja fechar e clique no cadeado para fechar o período.
    

   

3. Aparecerá um alerta pedindo confirmação, clique em "Fechar período".
   

Tenha em mente que fechar um período não elimina os processos nem as rescisões que já existem dentro dele. Apenas impede criar novos processos ou inserir novidades até que você o reabra.

O que mais você pode fazer na visualização de períodos:

• Revisar indicadores do mês: clique no ícone do período para consultar os valores vigentes de UF, UTM e Salário Mínimo daquele mês.

• Verificar o estado: cada período pode estar "Aberto" ou "Fechado". Só é possível criar e gerenciar processos dentro de um período aberto.

• Abrir um novo período: se o mês que você precisa não existir, pode criá-lo nesta mesma visualização usando o botão correspondente.

• Acessar o detalhe: clique sobre o nome do mês na coluna "Período" para ver e gerenciar seus processos internos.

Dentro do detalhe de um período você encontrará duas abas:

• Informação Geral: mostra a data de início, a data de término e a quantidade de processos criados dentro daquele mês.

• Processos: é a aba principal de onde você cria e gerencia todos os processos de pagamento do período.

Criação manual de um processo de pagamento

Uma vez dentro do período correto, siga estes passos:

1. Vá até a aba "Processos" e clique em "Criar Processo".
   

2. Digite um nome descritivo que permita identificar facilmente o processo (por exemplo: "Salário Junho – Área Comercial").

3. Selecione o tipo de processo: Salário, Adiantamento ou outro conforme corresponda.

4. Na seção de seleção de colaboradores, aplique os filtros disponíveis — empresa, área, centro de custo, cargo ou outras variáveis — para encontrar os participantes do processo.

5. Clique em "Filtrar" para visualizar os resultados.

6. Adicione os colaboradores usando:

   • "Adicionar Participantes" para incluir os colaboradores selecionados.

7. Se precisar remover alguém que adicionou por engano, vá à aba "Participantes selecionados" e exclua antes de continuar.

8. Clique em "Criar processo" para finalizar.

Ao criar o processo, o sistema o deixa no estado "Iniciado" e habilita quatro abas para que você possa começar a trabalhar:

• Rescisões: tabela com as rescisões dos colaboradores do processo. Daqui você pode abrir, fechar, publicar, ocultar, enviar e adicionar ou remover participantes de forma individual ou em massa.

• Itens: lista de proventos e descontos atribuídos. É totalmente habilitada ao avançar para a etapa "Em revisão".

• Alertas: mostra os avisos e erros detectados nas rescisões. Você deve resolver os erros antes de avançar a etapa.

Criação automática de um processo de pagamento

Caso você tenha apenas um processo de pagamento de salários com todos os colaboradores por período, pode automatizar a criação desse processo ativando a configuração, o que permitirá gerar automaticamente um processo com todos os colaboradores ao abrir um novo período.

Para ativar esta opção você deve fazer o seguinte:

1. Vá para Remunerações > Configurações.

2. Aqui selecione a aba Automatizações.

3. Ative a opção Criar processo de salário automaticamente ao abrir o período.

4. Clique em Salvar.

Além disso, no quadro "Detalhes do processo" você pode revisar a qualquer momento os valores totalizados do processo: Salário Líquido a Pagar, Número de Rescisões, Custo Empresa, Leis Sociais, Impostos, Encargos Patronais e Período.

Estado 1: Iniciado

É o estado inicial. As rescisões estão abertas e disponíveis para receber todas as novidades do período: licenças médicas, horas extras, descontos, bônus, atribuições pontuais e qualquer outro conceito que corresponda.

Quando terminar de carregar todas as novidades, clique em "Avançar Etapa" no Indicador de Etapa. O sistema mostra duas opções:

• Passar para revisão: escolha esta opção se precisar validar valores e comprovantes antes de executar o pagamento.
• Passar para pago: escolha esta opção se sua folha já estiver revisada ou não precisar revisar as remunerações.

As duas opções solicitam a data do pagamento e executam as mesmas ações automáticas. A diferença está no estado em que o processo ficará.

A data do pagamento é configurada diretamente no arquivo de transferência bancária, portanto deve coincidir com a data real em que o pagamento será executado.

Ao confirmar, o sistema executa automaticamente estas ações:

• Recalcula todas as rescisões do processo.
• Gera o arquivo de transferência bancária com a data informada.
• Fecha e bloqueia todas as rescisões.

Se escolher "Passar para revisão"

1. Informe a data do pagamento na caixa de diálogo que se abre.
2. Clique em "Continuar" para confirmar.

O processo passa para o estado "Em revisão".

Se escolher "Passar para pago"

1. Informe a data do pagamento na caixa de diálogo que se abre.
2. Clique em "Marcar como Pago" para confirmar.

O processo passa para o estado "Pago" e pula a etapa de revisão.

Estado 2: Em revisão

As rescisões estão fechadas. O objetivo desta etapa é que você revise em detalhe todos os valores e dados antes de executar o pagamento.

Se precisar corrigir uma rescisão específica:

1. Vá à aba "Rescisões" e abra a rescisão do colaborador que precisa ajustar.
2. Informe as alterações, salve e feche a rescisão novamente.
3. Repita o processo para cada colaborador que necessitar ajuste.

Quando validar tudo, enviar a transferência ao banco e verificar que está correta, avance para o estado "Pago":

1. Clique em "Continuar" no Indicador de Etapa.
2. Na caixa de diálogo que se abre, marque a caixa "Confirmo que enviei a transferência ao banco e que vou passar ao estado pago".
3. Clique em "Registrar Pagamento".

Se precisar voltar ao estado anterior, clique em "Voltar para iniciado". O sistema pedirá confirmação da ação. As rescisões permanecem fechadas ao voltar: abra-as manualmente na aba "Rescisões" se precisar inserir mais novidades.

Estado 3: Pago

É o estado final. O processo fica fechado, as rescisões permanecem bloqueadas e o sistema mostra uma mensagem confirmando o fechamento correto.

Se precisar reverter este estado, clique em "Desfazer pagamento" e confirme a ação. O processo volta para as etapas anteriores e você recupera a possibilidade de editar as rescisões.

Se você já carregou a transferência no portal do banco, anule esse pagamento diretamente no banco antes de subir a transferência atualizada, para evitar pagamentos duplicados.

Uma vez que o processo avançou para o estado Pago, você deve ir para "Arquivos e Pagamentos" para gerar e baixar os arquivos de fechamento do período.

Nesta aba você pode gerar:

• Transferência bancária

• Contabilidade

• Pagamentos previdenciários e/ou Leis Sociais

• Livros de remunerações

• Rescisões

• LRE (Livro de Remunerações Eletrônico)

Mais informações sobre como gerar os arquivos em O que é Arquivos e Pagamentos?

Alertas vs. erros na aba "Alertas"

A aba "Alertas" mostra dois tipos de notificações com comportamentos distintos:

• Alertas: avisos que não bloqueiam o avanço do processo. Indicam situações que valem a pena revisar, como quando se ultrapassa o teto máximo de desconto permitido.

• Erros: problemas de cálculo que bloqueiam o processo. Enquanto existir um erro ativo, você não pode avançar para a etapa "Em revisão". Os mais comuns são valores negativos nas rescisões e fórmulas com problemas de configuração.

Quando encontrar um erro, corrija na rescisão afetada, recalcule e verifique na aba "Alertas" se desapareceu antes de tentar avançar.