¿Qué es Archivos y Pagos?

• Requisitos para acceder a Archivos y Pagos
• Tipos de archivos que puedes generar
• Cómo acceder a Archivos y Pagos
• Cómo gestionar tus archivos
• Cómo automatizar la generación de archivos
• Cómo permitir comprobantes repetidos en un mismo período
• Consideraciones importantes

Archivos y Pagos es el módulo de Buk para gestionar la generación, revisión y descarga de los archivos asociados al cierre de nómina. Desde aquí puedes crear o consultar archivos como Libro de Remuneraciones, Liquidaciones en PDF, Contabilidad, Transfer bancario, LRE y Previred, además de hacer seguimiento al estado de cada archivo generado.

¿Por qué usar Archivos y Pagos?

• Descarga masiva entre procesos y meses: Gestión centralizada de archivos: revisa, genera y descarga los archivos de nómina desde un solo lugar, sin necesidad de ingresar manualmente a cada proceso para consultar los documentos disponibles.
• Control y auditoría: al contar con una vista ordenada de los archivos generados, puedes revisar su estado, historial y disponibilidad de forma más simple.
• Edición directa de archivos: edita cualquier archivo directamente desde el módulo, sin necesidad de modificar el proceso completo ni afectar otros archivos asociados a él.
• Generación directa: crea un transfer bancario o archivo de contabilidad directamente desde Archivos y Pagos, sin necesidad de crear un proceso previo.
• Unicidad en archivos críticos: en archivos como el transfer bancario o la contabilidad, el sistema impide generar archivos con comprobantes repetidos para un mismo período, reduciendo el riesgo de errores.
• Filtros avanzados con IA: aplica filtros más precisos para seleccionar colaboradores con mayor flexibilidad, con soporte de Buk IA.
• Soporte multipaís: un solo módulo para gestionar archivos de todas las operaciones, facilitando la administración de empresas multinacionales.

Requisitos para acceder a Archivos y Pagos

Para usar este módulo necesitas los siguientes permisos activos en tu perfil:

• Archivos y Pagos: Disponible en la sección Remuneraciones de la configuración de perfiles.
• Transfer Bancario: Necesario solo si vas a generar archivos de transferencia bancaria. Se encuentra en la sección Nómina de la configuración de perfiles.
• Acceso a comprobantes: Debes tener acceso a todos los comprobantes que formen parte del archivo que deseas generar o visualizar.

Tipos de archivos que puedes generar

Cómo acceder a Archivos y Pagos

1. Ingresa al menú lateral y selecciona Remuneraciones.
2. Haz clic en Archivos y Pagos.
3. Verás la tabla de archivos organizada en dos pestañas:
   • Abiertos: archivos en proceso que aún puedes revisar, modificar o ajustar.
   • Cerrados: archivos finalizados que no requieren más cambios.

Cómo gestionar tus archivos

Alerta de comprobantes sin archivo

El sistema muestra una alerta automática si existen comprobantes no asociados a ningún archivo. Desde esa alerta puedes descargar un Excel con el detalle de los casos pendientes para regularizarlos antes del cierre.

Cómo usar los filtros avanzados

1. Haz clic en el botón Filtros.

   

2. Selecciona los criterios que necesites. Puedes filtrar por dos tipos:

   • Filtros de empleado: área, cargo, empresa, nombre, número de documento y tipo de comprobante.
   • Filtros de comprobante: centro de costos, estado, proceso y tipo de comprobante.

   

3. La tabla se actualizará automáticamente con los resultados filtrados.

Acciones sobre los archivos

Puedes gestionar tus archivos de forma individual o masiva desde la tabla principal.

• Acciones individuales: desde la fila de cada archivo puedes descargar, abrir, cerrar, regenerar, editar o eliminar.

  

• Acciones masivas: selecciona varios archivos marcando sus casillas y elige una de las siguientes opciones:

  • Abrir o cerrar archivos.
  • Regenerar contenido.
  • Eliminar registros.
  • Descargar archivos.

  

Cómo automatizar la generación de archivos

Puedes configurar la generación automática de archivos según la etapa del proceso, sin necesidad de crearlos manualmente cada período.

1. Ingresa al módulo Remuneraciones > Configuraciones.
   
   
2. Selecciona la opción Automatizaciones.
   
3. Clic en el botón de Crear automatización.
4. Selecciona el tipo de archivo que se va a generar automáticamente.
5. Selecciona la etapa del proceso en la que se generará automáticamente:
   - Cuando el proceso pasa a revisión: Segundo estado del proceso, para la revisión antes del cierre de nómina.
   - Cuando se cierra el proceso: Último estado del proceso, para dar cierre al proceso.
6. Selecciona el tipo de proceso sobre el cuál se activará la automatización (pago de sueldo, anticipo, reproceso, etc).
7. Haz clic en el botón de Guardar.
   
8. Verifica que la automatización creada este en el estado Activada.
   
9. Ingresa al proceso, y llévalo al estado definido en la automatización (al revisar o al cerrar el proceso).
10. El sistema generará automáticamente los archivos y mostrará una notificación indicando que la generación está en curso.
    
    
11. Una vez finalizada la generación, el sistema mostrará una alerta de confirmación indicando que los archivos fueron generados correctamente.
    
    
12. Ingresa a Remuneraciones > Archivos y pagos y podrás descargar los archivos generados.
    
    

Cómo permitir comprobantes repetidos en un mismo período

Por defecto, un comprobante solo puede asociarse a un archivo por período. Si necesitas incluir el mismo comprobante en más de un archivo dentro del mismo período, puedes habilitarlo desde la configuración.

1. Ingresa a Remuneraciones > Configuraciones.

2. Busca el tab Archivos.

   

3. Busca la configuración llamada Archivos que permiten comprobantes repetidos.

4. Selecciona los archivos que permiten que un comprobante aparezca más de una vez en el mismo período.

   ⚠️ Importante: si habilitas esta opción para archivos transaccionales como el Transfer Bancario o la Contabilidad, el sistema podría incluir el mismo comprobante en más de un archivo del período, lo que puede derivar en pagos o registros duplicados. Sé cuidadoso al seleccionar qué tipos de archivo tendrán esta permisión y verifica los archivos generados antes de procesarlos.

   

5. Haz clic en Guardar.

Una vez activado, el sistema permitirá que el mismo comprobante quede incluido en distintos archivos del mismo período.

Consideraciones importantes

• Si no activas la automatización, puedes seguir generando archivos de forma manual desde el módulo Archivos y Pagos.
• Una vez activada la automatización, los archivos dejarán de estar visibles en la vista de Procesos y solo estarán disponibles en el módulo Archivos y Pagos.
• La automatización aplica a todos los procesos que cambien al estado definido desde el momento en que se active.
• Al habilitar comprobantes repetidos, verifica que los archivos generados no dupliquen información en tus registros contables o bancarios.