Archivos y Pagos es el módulo de Buk para gestionar la generación, revisión y descarga de los archivos asociados al cierre de nómina. Desde aquí puedes crear o consultar archivos como Libro de Remuneraciones, Liquidaciones en PDF, Contabilidad, Transfer bancario, LRE y Previred, además de hacer seguimiento al estado de cada archivo generado.
¿Por qué usar Archivos y Pagos?
Descarga masiva entre procesos y meses: Gestión centralizada de archivos: revisa, genera y descarga los archivos de nómina desde un solo lugar, sin necesidad de ingresar manualmente a cada proceso para consultar los documentos disponibles.
Control y auditoría: al contar con una vista ordenada de los archivos generados, puedes revisar su estado, historial y disponibilidad de forma más simple.
Edición directa de archivos: edita cualquier archivo directamente desde el módulo, sin necesidad de modificar el proceso completo ni afectar otros archivos asociados a él.
Generación directa: crea un transfer bancario o archivo de contabilidad directamente desde Archivos y Pagos, sin necesidad de crear un proceso previo.
Unicidad en archivos críticos: en archivos como el transfer bancario o la contabilidad, el sistema impide generar archivos con comprobantes repetidos para un mismo período, reduciendo el riesgo de errores.
Filtros avanzados con IA: aplica filtros más precisos para seleccionar colaboradores con mayor flexibilidad, con soporte de Buk IA.
Soporte multipaís: un solo módulo para gestionar archivos de todas las operaciones, facilitando la administración de empresas multinacionales.
Requisitos previos:
Para usar este módulo necesitas los siguientes permisos activos en tu perfil:
Archivos y Pagos: Disponible en la sección Remuneraciones de la configuración de perfiles.
Transfer Bancario: Necesario solo si vas a generar archivos de transferencia bancaria. Se encuentra en la sección Nómina de la configuración de perfiles.
Acceso a comprobantes: Debes tener acceso a todos los comprobantes que formen parte del archivo que deseas generar o visualizar.
Tipos de archivos que puedes generar
| Archivo | ¿Para qué sirve? |
|---|---|
| Libro de Remuneraciones | Resumen detallado de los haberes y descuentos que recibe cada trabajador en un período determinado. |
| Contabilidad | Registro contable de todos los movimientos financieros relacionados con las remuneraciones. |
| Transfer bancario | Archivo para realizar el pago masivo de sueldos a través del banco. Contiene la información necesaria para que la institución bancaria procese los pagos correctamente. |
| Previred | Archivo para el pago a instituciones previsionales: AFP, AFC, Salud, Mutuales, Cajas de Compensación, APV y Cuenta 2. |
| LRE | El Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) es un registro digital obligatorio de envío mensual a la Dirección del Trabajo, con el detalle de haberes, descuentos y aportes previsionales de cada trabajador. |
| Liquidaciones PDF | Liquidaciones de sueldo descargables en formato PDF según las necesidades de tu nómina. |
¿Cómo acceder a Archivos y Pagos?
Ingresa al menú lateral y selecciona Remuneraciones.
Haz clic en Archivos y Pagos.
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Verás la tabla de archivos organizada en dos pestañas:
Abiertos: archivos en proceso que aún puedes revisar, modificar o ajustar.
Cerrados: archivos finalizados que no requieren más cambios.
¿Cómo gestionar tus archivos?
Alerta de comprobantes sin archivo: el sistema muestra una alerta automática si existen comprobantes no asociados a ningún archivo. Desde esa alerta puedes descargar un Excel con el detalle de los casos pendientes para regularizarlos antes del cierre.
¿Cómo usar los filtros avanzados?
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Haz clic en el botón Filtros.
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Selecciona los criterios que necesites. Puedes filtrar por dos tipos:
Filtros de empleado: área, cargo, empresa, nombre, número de documento y tipo de comprobante.
Filtros de comprobante: centro de costos, estado, proceso y tipo de comprobante.
La tabla se actualizará automáticamente con los resultados filtrados.
Acciones sobre los archivos
Puedes gestionar tus archivos de forma individual o masiva desde la tabla principal.
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Acciones individuales: desde la fila de cada archivo puedes descargar, abrir, cerrar, regenerar, editar o eliminar.
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Acciones masivas: selecciona varios archivos marcando sus casillas y elige una de las siguientes opciones:
Abrir o cerrar archivos.
Regenerar contenido.
Eliminar registros.
Descargar archivos.
¿Cómo generar archivos?
- Haz clic en el botón Crear Archivo.
- Selecciona el Tipo de Archivo.
- Escribe un Nombre para identificarlo.
- Selecciona el Mes de los comprobantes que vas a incluir.
- Elige los comprobantes que quieres agregar. Puedes usar los filtros de las columnas de la tabla o los filtros avanzados desde el ícono del embudo.
- Haz clic en Agregar selección para incluir solo los comprobantes elegidos, o en Agregar todos para incluirlos todos.
- Haz clic en Crear archivo.
El archivo queda disponible en la vista de Archivos y Pagos, donde puedes descargarlo o realizar otras acciones sobre él.
Si el archivo corresponde a Reprocesos, al seleccionar los comprobantes verás la columna Versión de comprobante, con estas opciones:
- Original: la versión del comprobante antes del reproceso.
- Diferencias: solo los cambios generados por cada reproceso. Hay una versión de diferencias por cada reproceso realizado.
- Consolidado: el acumulado del periodo, con el comprobante final luego de todos los reprocesos.
Podrás seleccionar la versión del comprobante que necesites para generar un archivo de un reprocesos.
Proceso de pago, Transfer bancario, Nómina, Liquidaciones, Reproceso.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!