Aprende a crear recintos y configurarlos para el control de asistencia
Alcance / Limitaciones:
Debes poseer un usuario administrador para poder crear un recinto y acceder a las opciones de configuración. Si no cuentas con estas opciones de configuración de recintos puedes revisar este artículo para usar las opciones desde la plataforma de Buk.
Definiciones:
Listado de términos que varían según país.
- Recinto: Lugar de trabajo
- Nómina: Listado de colaboradores
- RUT empresa: Rol único tributa, sirve como código de identificación de empresas. RUC (Pe), NIT (Co), RFC Empresa (Mx).
- Colación: Almuerzo, refrigerio.
- Holgura: Espacio de tiempo permitido para el registro de asistencia sin aplicar descuentos, tanto al ingreso como a la salida. Tiempo de Tolerancia.
Proceso en Plataforma Individual:
Para crear un nuevo recinto/lugar de trabajo, debes hacerlo desde el botón de Administración (con el icono de tuerca) de la parte superior derecha, haz clic en "Recintos".
A continuación, debes seleccionar "Nuevo Recinto".
Ahora, debes completar la información solicitada en cada paso.
1. Datos de la empresa
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Razón social: Razón social de la empresa que solicita el servicio.
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País: País de origen de la empresa
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RUT Empresa: Si el país seleccionado es Chile se validará el digito verificador (el RUT puede ir con o sin punto y el dígito verificador con guión medio "-").
Una vez completada la información, debes dar clic en "Siguiente".
2. Datos del recinto
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Nombre: Nombre del lugar de trabajo.
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Código: Corresponde a un campo opcional para usuarios de Asistencia. Este campo será obligatorio si vas a integrar el recinto con Remuneraciones. Puedes aprender más en este manual.
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País
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Dirección: Este campo esta vinculado con Google Maps, ingresando la dirección se completarán automáticamente los campos, región, comuna, latitud y longitud.
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Información Adicional: Puedes agregar, si corresponde, un numero de oficina, departamento, u otra indicación que se requiera.
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Código Postal
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Radio de asistencia: Si tus colaboradores realizarán sus registros de asistencia a través de la App móvil, podrás definir un radio de asistencia, esto te permitirá identificar si las marcas se generaron dentro del radio definido.
Nota: Si existe un radio de asistencia configurado, cuando un colaborador marque entrada o salida desde su APP, se calculará mediante su posición (latitud y longitud del móvil en ese momento) si la marca fue generada dentro o fuera de dicho radio de asistencia. Esto, siempre y cuando se cuente con la información, dado que si el GPS está desactivado o no se puede acceder a la información al momento de generar la marca, el registro quedará como N/D (No disponible).
3. Datos del o los responsables
Esta sección de datos corresponde a la información de la jefatura y administrativo del recinto a crear.
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Nombre de la Jefatura: Nombre del profesional que está a cargo del recinto.
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Cargo: De la jefatura individualizada anteriormente.
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Email: De la jefatura individualizada anteriormente.
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Teléfono: De la jefatura individualizada anteriormente.
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Nombre del administrativo: Nombre de la persona encargada del sistema Buk Asistencia.
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Email: Del administrativo.
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Teléfono: Del administrativo.
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Disponible para Fiscalización DT (SOLO EN CHILE): Debes presionar el botón gris para habilitar esta opción. Una vez que lo presiones, el botón quedará en verde.
4. Horario
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Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de uso de Buk Asistencia en el recinto. La fecha definida habilita al sistema comenzar con el registro de asistencias, entrada y salida de los colaboradores registrados.
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Horario laboral: Corresponde al horario laboral administrativo. Cualquier turno u horario especial para un segmento de colaboradores, puede ser en la sección de Turnos.
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Horario de colación: Horario genérico definido por la empresa para la colación/refrigerio/almuerzo de los colaboradores. Si en el recinto hay colaboradores con distintos horarios y turnos de almuerzo, puede configurarse en la sección de Turnos.
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Excesos de jornada: Las opciones corresponden a definir aprobación u objeción (rechazo) por defecto de los tiempos que exceden la entrada o la salida del horario laboral como tiempo extra. Con posterioridad y diariamente el usuario autorizado puede revisar y realizar cambios dependiendo del caso.
Si el Horario Laboral tiene diferencias de horario durante la semana (por ejemplo, los viernes el horario de salida es más temprano que el resto de los días de la semana), se puede realizar una configuración por día haciendo clic en el botón "Ajustar por día".
5.Holguras/Tolerancia
En este paso podrás configurar la holgura/tiempo de tolerancia de entrada y/o salida del recinto.
6. Notificaciones
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Envío de Váucher Laboral (Obligatorio solo en Chile): Se refiere a la definición de RUT/RFC/NIT/RUC de la o las empresas que tengan colaboradores bajo contrato en el recinto. Por defecto, se incluye el RUT/RFC/NIT/RUC del cliente asociado en el recinto. Si la empresa tiene más de un RUT/RFC/NIT/RUC, puede ingresarlos en los campos disponibles. Con esta definición el módulo de Control de Asistencia reconoce a los colaboradores sujetos a la asistencia laboral, quienes por Ley(en Chile) deben recibir su correspondiente váucher laboral por cada registro.
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Notificaciones: Corresponde a la o las direcciones de correo electrónico definida por la empresa en donde se recibirán copias del váucher que el sistema emite a cada colaborador. Este es un requerimiento de la Dirección del Trabajo.
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Alertas del recinto: Dirección de correo electrónico (asociadas a personas autorizadas) para recibir las alertas que emite el sistema Buk Asistencia como, por ejemplo, asistencias de colaboradores en fechas que no correspondan, ya sea por que el colaborador se encuentra en vacaciones, con licencias o permisos.
7. Información adicional
Si desea agregar alguna información adicional el cual no esté en los puntos anteriores puedes llenar la casilla.
Para finalizar solo debes hacer clic en "Crear Recinto" / "Crear Lugar de Trabajo".
Consideraciones por País:
- Chile: Disponible
- Colombia: Disponible
- México: Disponible
- Perú: Disponible
Módulos Requeridos:
- Módulos: Control de Asistencia
Palabras Claves:
Recintos, Crear
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