Este artículo está diseñado para guiarte en el uso del módulo de Recintos en Buk, una herramienta esencial que te permitirá registrar y gestionar de manera ordenada los diferentes lugares de trabajo de tus colaboradores. Un recinto representa cualquier espacio físico, sucursal, tienda u oficina que definas según las necesidades particulares de tu organización, lo cual resulta fundamental para alimentar correctamente el sistema de Control de Asistencia y mejorar la identificación de tus equipos de personas.
A lo largo de este instructivo, aprenderás paso a paso cómo asegurarte de tener el módulo activo, cómo crear tus locaciones (ya sea una a una o de forma masiva) y la manera correcta de vincularlas tanto a las áreas jerárquicas como a las fichas contractuales de tus trabajadores.
Paso a paso
Paso 1: Activación y personalización del módulo de Recintos
Para comenzar a utilizar esta herramienta, primero debes comprobar que se encuentra habilitada en tu entorno de trabajo. Dirígete al menú de configuraciones generales de la plataforma.
Ruta: Administración (⚙️) > Parámetros Generales.
Una vez allí, utiliza el buscador de configuraciones para localizar la opción llamada "Habilitar recintos" y procede a marcarla para su activación. Si por algún motivo necesitas ayuda con los permisos de acceso en este punto, recuerda que puedes solicitar soporte al equipo de SAC a través del chat de la plataforma, correo electrónico o llamada telefónica.
En esta misma sección de Parámetros Generales, si prefieres establecer un término distinto a "Recintos" para identificar tus locaciones de manera interna (como por ejemplo "Oficinas", "Sucursales" o "Tiendas"), busca la casilla de configuración llamada "Nombre Recintos" o "Nombre de Recinto". En este campo podrás escribir la palabra que más se adapte al lenguaje de tu empresa. Al terminar, recuerda guardar los cambios para que el sistema actualice los menús automáticamente.
Paso 2: Creación individual de un Recinto en la plataforma
Si necesitas registrar una locación específica de forma manual y unitaria, dirígete al menú de estructura organizativa en el panel lateral izquierdo.
Ruta: Administrativo > Organización > Recintos.
Al encontrarte en esta pantalla, pincha en el botón Crear Recintos. Verás que de inmediato se abrirá una ventana emergente en donde debes completar un formulario con los siguientes datos del lugar:
Código: Es un número identificador único para el recinto que debes inventar y escribir manualmente. Es muy importante recordar que este código no debe contener espacios en blanco ni caracteres especiales.
Nombre: Corresponde de forma exacta al nombre identificador que le quieres dar a este espacio de trabajo.
Buscar dirección: Cuando comiences a escribir en este campo, el buscador integrado se conectará con Google Maps y, al seleccionar la dirección correcta, verás que el sistema autocompletará de manera automática los campos de Comuna, Calle, Número, Código Postal, Latitud y Longitud. De igual manera, si prefieres no usar el buscador, el sistema te da la libertad de rellenar todos estos datos de forma manual.
Referencia: Utiliza este campo opcional para añadir alguna indicación que ayude a identificar mejor el lugar. Por ejemplo: "Segundo piso del centro comercial".
Paso 3: Creación masiva de Recintos a través de importadores
En caso de que debas ingresar un volumen alto de locaciones al mismo tiempo, el sistema cuenta con una vía alternativa mediante la carga de archivos. Para iniciar este flujo masivo, dirígete a la sección de herramientas de datos.
Ruta: Información > Importadores > Importadores > Organización > Recintos.
Al ingresar, notarás que el sistema desplegará una ventana explicativa con los campos requeridos y te proporcionará un botón para descargar el template o plantilla base de Excel. Descarga el archivo, ábrelo en tu computador y procede a llenar las columnas de la hoja con la siguiente información de tus recintos:
Código: El número identificador creado manualmente, sin espacios ni caracteres especiales.
Nombre: El nombre que llevará la sucursal o espacio de trabajo.
Código Comuna: Al revisar el archivo Excel descargado, notarás que incluye una pestaña interna llamada "Listas". Esta hoja contiene un listado de códigos numéricos asociados a cada comuna. De esta manera, si vas a registrar un recinto ubicado en la comuna de Providencia, debes revisar la lista y colocar el código numérico correspondiente, que para este caso es el 338.
Calle: Nombre de la calle de la locación.
Número: Altura o numeración de la dirección del recinto.
Referencia: Una acotación opcional que sirva de guía, por ejemplo: "Segundo piso, oficina 208".
Latitud y Longitud: Las coordenadas de ubicación geográfica correspondientes.
Código postal: El código postal asignado a dicha dirección física.
Una vez que completes el Excel con la información de todas tus locaciones, regresa a la ventana de la plataforma y haz clic en el botón "Subir Plantilla". Con esto, verás que todos los recintos que incluiste en el documento se cargarán en la plataforma de manera simultánea.
Paso 4: Asignación individual de Recintos a las Áreas de la organización
Una vez que tus recintos están creados en el sistema, es necesario vincularlos con las distintas dependencias de la empresa. Si deseas hacer esta asignación de uno en uno para un área en específico, dirígete a la estructura organizativa.
Ruta: Administrativo > Organización > Áreas.
Al cargar el árbol de tu organización, busca la subárea a la que le quieres asignar el lugar físico y haz clic directamente sobre ella. A continuación, el sistema te mostrará los detalles de esa dependencia; en este punto, ve a la pestaña o botón Editar, despliega las opciones del campo de recintos y selecciona el que corresponda para esa subárea. Finalmente, haz clic en el botón Guardar para que el sistema procese y registre la vinculación de forma exitosa.
Paso 5: Asignación masiva de Recintos a Áreas mediante importador
Si prefieres enlazar múltiples recintos a sus respectivas subáreas al mismo tiempo, cuentas con un modificador masivo. Dirígete nuevamente al panel de carga de datos.
Ruta: Información > Importadores > Importadores > Organización > Modificador Sub Áreas.
Al entrar a esta sección, el sistema te mostrará una ventana de configuración donde debes descargar el template de Excel, asegurándote de seleccionar la opción correspondiente a los Recintos para que el archivo incluya los campos necesarios. Una vez que abras la plantilla descargada, debes completar las columnas de la siguiente manera:
Código Subárea: Debes revisar los códigos correctos que el mismo archivo te proporciona dentro de la pestaña interna llamada "Sub-areas".
ID Recintos: Deberás buscar y copiar los identificadores exactos que vienen listados en la pestaña interna titulada "Recintos".
Al finalizar el llenado de los códigos cruzados, guarda el archivo, súbelo a la plataforma y el sistema actualizará de golpe las relaciones de espacio de todas las subáreas seleccionadas.
Paso 6: Asignación individual de Recintos a los colaboradores
Para que tus trabajadores puedan registrar correctamente su asistencia en las locaciones correspondientes, es fundamental asociar la información en sus perfiles individuales. Si vas a realizar este proceso uno por uno, accede directamente a la ficha del colaborador que deseas modificar. Una vez dentro de su perfil, dirígete a la pestaña llamada "Resumen" y haz clic en el botón "Nuevo/Editar Trabajo".
En la ventana de condiciones laborales que se desplegará, busca el apartado de recintos y selecciona el lugar de trabajo principal que le corresponda a la persona. Si este colaborador necesita tener autorización para marcar en más de una sucursal, podrás habilitarlo expandiendo las opciones avanzadas en la sección denominada "Recintos secundarios". Al terminar la selección, guarda los cambios en la ficha para actualizar los registros de trabajo.
Paso 7: Asignación masiva de Recintos a colaboradores
Si tu objetivo es asignar o modificar los recintos de un grupo masivo de trabajadores en un solo movimiento, puedes hacerlo mediante un importador de historial de trabajo. Dirígete al menú de importaciones generales de la plataforma.
Ruta: Información > Importadores > Importadores.
Al cargar la lista de herramientas en pantalla, busca y selecciona el importador específico llamado "Trabajo (modificador)". Antes de bajar el documento, asegúrate de marcar la casilla de "Recintos" (para establecer el recinto primario) y la casilla de "Recintos secundarios" (en caso de que requieras asignar más de una locación por persona).
A continuación, descarga el template proporcionado por el sistema. Al abrir el archivo de Excel, notarás que este incluye una lista de referencia con los recintos que has creado previamente en tu plataforma. Coloca los recintos que correspondan a cada colaborador en sus filas correspondientes según lo necesites. Una vez que hayas registrado y guardado todos los cambios en tu archivo Excel, regresa a la página de Buk y cárgalo presionando el botón "Seleccionar Archivo". Verás cómo el sistema procesa la información y actualiza automáticamente los datos laborales de todos tus colaboradores.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento de manera correcta en cada una de sus fases, verás que el módulo de Recintos quedará completamente operativo y adaptado al nombre personalizado de tu preferencia. Todas las sucursales u oficinas ingresadas se verán reflejadas en la base de datos de la plataforma y quedarán vinculadas de forma exitosa tanto a las subáreas organizacionales como a las fichas de trabajo de tus colaboradores. Esto garantizará que la información geográfica de tus personas se mantenga al día, facilitando un registro óptimo y preciso en las herramientas de Control de Asistencia.