¡Felicidades! 🎉 Con la configuración inicial lista, ahora viene la parte estratégica: dar estructura a tu catálogo de activos. En esta fase, transformarás esos parámetros técnicos en un sistema organizado y fácil de gestionar.
Aquí construirás los pilares de tu inventario:
🗂️ Categorías: El "esqueleto" que agrupa tus activos (Computación, Mobiliario, Vehículos).
📋 Productos: Los modelos base que luego se convertirán en activos físicos (ej: "Notebook Lenovo T480").
¿Por qué es crucial esta fase?
✔️ Determinará cómo encontrarás y reportarás tus activos después
✔️ Optimizará los procesos de asignación y reposición
✔️ Ahorrarás tiempo en gestiones diarias
Proceso en la plataforma
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración)
En esta vista, visualizarás la lista de categorías de productos creadas actualmente.
Paso 1: Crear categorías
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración > Pestaña Categorías)
- Botón “Crear Categoría”
- Crea tu categoría con su nombre y descripción correspondiente
👍Validación 1: Sólo se podrán eliminar Categorías cuando no existan Productos asociados a ella
Paso 2: Crear productos
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración > Pestaña Productos)
- Botón crear producto
- Rellenar información del nuevo producto: Seleccionar categoría a la que corresponde el producto y completar con el nombre del producto, su marca, y los atributos personalizados (Ej: Código de barra) creados anteriormente para productos.
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración > Pestaña Productos > Crear Producto > Pestaña Detalle)
- Vincular área y cargo: Dentro de cada Producto podrás seleccionar a qué áreas y cargos debe asociarse. Esta funcionalidad es sólo informativa para estandarizar qué Productos debe tener cada área, cargo o puesto de trabajo.
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Configuración > Pestaña Productos > Crear Producto > Pestaña Área/Cargo)
- Seleccionar Pestaña Área/Cargo
- Selector de Áreas y Cargos para el producto: Aquí podrás seleccionar todas las áreas y cargos, ten en cuenta que si seleccionas sólo áreas, sin cargos, el producto se asociará a todos los cargos de esa área.
- Asociaciones:
- Podrás ver qué Productos están asociado a cada Cargo en la vista de “Cargos”. Para acceder a esta vista tendrás que hacer clic en 🖇️(📑 Menu lateral > 📋Administrativo > 🗃️Organización >👤 Cargos)
- Al hacer clic en el tab de Activos se listarán todos los Productos asociados junto con la información de cuántos activos están asignados a ese cargo.
👍Validación 2: Sólo se podrán eliminar Productos cuando no existan Activos asociados a él.
Paso 3: Ir a Inventario
¡Catálogo listo! 🌟Ahora tienes un sistema de categorías y productos bien organizado, la columna vertebral de tu gestión de activos. Con esta estructura clara, estás listo para el siguiente nivel: transformar esos productos en activos tangibles y comenzar a gestionar su ciclo de vida.
💡 Tip final para esta fase:
¿Vas a importar muchos productos? Guarda una copia de tu estructura de categorías como referencia para futuras actualizaciones.
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > 📑Inventario)
📌Continúa tu implementación sin perder el ritmo
En la próxima fase aprenderás a asignar activos, gestionar solicitudes y mantener un control preciso de cada movimiento.
👉 Ir a Fase 3: Gestión de Inventario y Órdenes (enlace aquí)
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
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¡Felices te ayudamos!