En esta etapa aprenderás a configurar flujos de trabajo automáticos que se ejecutan sin intervención manual. Esto te permitirá asegurar que cada nuevo colaborador cuente con sus herramientas desde el primer día, reduciendo errores y optimizando tiempos.
Paso 1: Permisos necesarios
Para configurar Plantillas de Automatización, debes contar con los siguientes permisos:
- Modificación de Solicitudes
- Gestión de Activos
Ruta de acceso:
⚙️ Configuración > Usuarios y Perfiles > Perfiles > Seleccionas el perfil para editar
Asegúrate de que ambos permisos estén activos en tu perfil.
Paso 2: Comprende la lógica (Evento + Acción)
Las automatizaciones funcionan a través de dos elementos clave:
🗓️ Evento (disparador)
Es la situación que inicia automáticamente el flujo.
En este caso:
- Cuando se crea un colaborador (Alta) → Ideal para asignar activos desde el primer día.
⚙️ Acción (resultado)
Es la tarea que se ejecuta automáticamente cuando ocurre el evento.
En este caso:
- Solicitud de asignación de activos → Se genera automáticamente una solicitud para asignar activos al colaborador.
Paso 3: Configuración de la plantilla
Ruta:
Administrativo > Colaboradores > Solicitudes
- Ingresa a Configuración.
- Haz clic en “Crear plantilla” o selecciona una plantilla existente para editar.
- Completa el formulario y asegúrate de seleccionar el tipo “Flexible”.
Configura el inicio automático
- En la plantilla, selecciona como inicio:
“Evento de la plataforma” - Elige el evento:
“Cuando se crea un colaborador”
(Opcional) Segmenta la automatización
Puedes aplicar filtros para definir a qué colaboradores se aplicará la automatización.
Por ejemplo:
- Área = Administración y Finanzas
- Cargo = Analista
Esto te permite personalizar aún más el flujo según tus necesidades.
Agrega la acción
- En el flujo, haz clic en “Añadir acción”.
- Selecciona la acción: “Solicitud de activos”.
Para configurar la acción, debes completar los campos del formulario a continuación
Configura la acción
Completa los siguientes campos:
- Solicitado para:
- Colaborador del evento → Asigna activos al nuevo colaborador.
- Supervisor del colaborador del evento → Asigna activos al jefe directo.
- Plazo de asignación:
Define los días que tendrá el equipo encargado para completar la asignación desde que se genera la solicitud. - Categoría y productos:
Selecciona los activos que se asignarán (por ejemplo: notebook, mouse, teléfono, etc.).
Consideración importante
💡 Recuerda:
La plantilla debe estar en estado “Activo” para que la automatización funcione correctamente.
Con esta configuración, podrás automatizar la asignación de activos y asegurar un proceso más eficiente desde el ingreso de cada colaborador 🚀
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
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¡Felices te ayudamos!