Cómo automatizar inscripciones a cursos desde Workflow

Objetivo Alcance y Limitaciones.

Esta funcionalidad permite que los usuarios con permisos de Capacitaciones puedan automatizar la inscripción de colaboradores a cursos del LMS directamente desde Workflows, conectando ambos módulos para optimizar procesos y reducir tareas manuales.

Está disponible solo para clientes que cuenten con el módulo de Workflow activo en su plataforma, y aplica únicamente para flujos flexibles gatillados por los eventos de creación o movimiento de colaborador.

Actualmente, la automatización se realiza en la instancia predeterminada del curso (si esta se cierra, dejará de inscribir automáticamente), y no contempla aún la inscripción a rutas de aprendizaje ni notificaciones automáticas al colaborador.

Pasos para configurar la automatización

1️⃣ Crear un flujo flexible en Workflow

1. Ingresa desde el menú lateral a Administrativo → Workflow.

Vista del acceso a Workflow desde el menú lateral.

2. Selecciona la pestaña “Solicitudes”, haz clic en Acciones → Configuración.
   
    
3. Luego selecciona “Crear plantilla”.
   
    
4. Elige la opción “Empezar desde cero” y completa los siguientes campos:
   
    
   • Nombre de la plantilla: asigna un nombre representativo (por ejemplo, Inscripción automática a curso de inducción).
     
      
   • Descripción: opcional.
     
      
   • Tipo: selecciona “Flexible”.
     
      
5. Presiona Guardar cambios.

Configuración inicial del flujo flexible desde cero.

2️⃣ Configurar el inicio del flujo flexible

1. Se desplegarán los pasos del flujo. En Inicio de la solicitud, define cómo se iniciará:
   
    
   • Marca la opción “Evento de la plataforma”.

Definición del evento que gatillará la automatización

2. Selecciona el evento que dará inicio a la automatización.
   Para el caso de Capacitaciones, podrás elegir entre:
   
    
   • ➕ Cuando se crea un empleado
   • 🔄 Cuando se modifica el trabajo de un empleado
   • ❌👤 Cuando se da de baja  a un empleado (en esta caso, es importante que verifiques que el colaborador tenga su usuario activo para poder ingresar y ejecutar el curso, de lo contrario, éste no podrá acceder al LMS)

Eventos disponibles para activar la automatización.

 

3. Haz clic en Guardar.

3️⃣ Definir la acción final del flujo

1. En el paso Final del flujo flexible, selecciona “Añadir acción”.

Agregar acción final al flujo flexible.

2. Elige la acción “Inscribir a un curso”.

Selección de la acción “Inscribir a un curso”.

3. Completa los campos del modal:
   
    
   • Curso: selecciona desde la lista el curso al que deseas inscribir a los colaboradores.
     
      
   • Tipo de inscripción: indica si será opcional u obligatoria.
     
      
4. Verás un mensaje informativo que indica:
   
   “Inscribiremos automáticamente a los colaboradores en la instancia predeterminada del curso.
   Si esa instancia se cierra, dejaremos de inscribir. Revisa y ajusta las fechas si es necesario.”

Configuración de la acción de inscripción automática.

✅ Y listo…

Con esta automatización podrás garantizar que cada nuevo ingreso o movimiento de colaborador active de forma automática su proceso de capacitación, ahorrando tiempo, asegurando cumplimiento y mejorando la experiencia de aprendizaje en Buk LMS

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