Objetivo Alcance y Limitaciones.
Esta funcionalidad permite que los usuarios con permisos de Capacitaciones puedan automatizar la inscripción de colaboradores a cursos del LMS directamente desde Workflows, conectando ambos módulos para optimizar procesos y reducir tareas manuales.
Está disponible solo para clientes que cuenten con el módulo de Workflow activo en su plataforma, y aplica únicamente para flujos flexibles gatillados por los eventos de creación o movimiento de colaborador.
Actualmente, la automatización se realiza en la instancia predeterminada del curso (si esta se cierra, dejará de inscribir automáticamente), y no contempla aún la inscripción a rutas de aprendizaje ni notificaciones automáticas al colaborador.
Pasos para configurar la automatización
1️⃣ Crear un flujo flexible en Workflow
- Ingresa desde el menú lateral a Administrativo → Workflow.
Vista del acceso a Workflow desde el menú lateral.
- Selecciona la pestaña “Solicitudes”, haz clic en Acciones → Configuración.
- Luego selecciona “Crear plantilla”.
- Elige la opción “Empezar desde cero” y completa los siguientes campos:
-
Nombre de la plantilla: asigna un nombre representativo (por ejemplo, Inscripción automática a curso de inducción).
-
Descripción: opcional.
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Tipo: selecciona “Flexible”.
-
Nombre de la plantilla: asigna un nombre representativo (por ejemplo, Inscripción automática a curso de inducción).
- Presiona Guardar cambios.
Configuración inicial del flujo flexible desde cero.
2️⃣ Configurar el inicio del flujo flexible
- Se desplegarán los pasos del flujo. En Inicio de la solicitud, define cómo se iniciará:
- Marca la opción “Evento de la plataforma”.
Definición del evento que gatillará la automatización
- Selecciona el evento que dará inicio a la automatización.
Para el caso de Capacitaciones, podrás elegir entre:
- ➕ Cuando se crea un empleado
- 🔄 Cuando se modifica el trabajo de un empleado
- ❌👤 Cuando se da de baja a un empleado (en esta caso, es importante que verifiques que el colaborador tenga su usuario activo para poder ingresar y ejecutar el curso, de lo contrario, éste no podrá acceder al LMS)
Eventos disponibles para activar la automatización.
- Haz clic en Guardar.
3️⃣ Definir la acción final del flujo
- En el paso Final del flujo flexible, selecciona “Añadir acción”.
Agregar acción final al flujo flexible.
- Elige la acción “Inscribir a un curso”.
Selección de la acción “Inscribir a un curso”.
- Completa los campos del modal:
-
Curso: selecciona desde la lista el curso al que deseas inscribir a los colaboradores.
-
Tipo de inscripción: indica si será opcional u obligatoria.
-
Curso: selecciona desde la lista el curso al que deseas inscribir a los colaboradores.
- Verás un mensaje informativo que indica:
“Inscribiremos automáticamente a los colaboradores en la instancia predeterminada del curso.
Si esa instancia se cierra, dejaremos de inscribir. Revisa y ajusta las fechas si es necesario.”
Configuración de la acción de inscripción automática.
✅ Y listo…
Con esta automatización podrás garantizar que cada nuevo ingreso o movimiento de colaborador active de forma automática su proceso de capacitación, ahorrando tiempo, asegurando cumplimiento y mejorando la experiencia de aprendizaje en Buk LMS
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