Definiciones:
- Liquidación de Sueldo (PDF): Archivo en formato digital (PDF) que respalda el pago de la nómina, listo para ser enviado, impreso o almacenado.
- Procesos: Conjunto de actividades relacionadas con la nómina, como el cálculo de salarios, realizadas dentro de un mes o quincena.
- Periodos: Frecuencia con la que se procesa la nómina, ya sea quincenal o mensual.
- Agrupación: Conjunto de liquidaciones (comprobantes) que puedes reunir según periodo, proceso, tipo de comprobante, área o de forma manual para su generación conjunta.
Sigue estos pasos para generar y revisar tus Liquidaciones de Sueldo:
1. Crear una nueva agrupación de Liquidaciones
- Selecciona en Tipo de Archivo la opción Liquidaciones PDF.
- Ve a Remuneraciones > Archivos y Pagos.
- Haz clic en Crear.
- Asigna un nombre a la agrupación y selecciona el mes que deseas abarcar.
- Para seleccionar a los colaboradores (liquidaciones) puedes usar los filtros avanzados haciendo clic en el paso de selección:
Podrás escoger:
- Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre y Número de Documento.
- Filtros de comprobantes: Estado, Período, Proceso, Tipo de comprobante y Frecuencia de Pago.
Además, podrás combinar filtros para tener más flexibilidad. Por ejemplo, si deseas obtener solo las liquidaciones de un proceso específico (ej. Proceso de Anticipos o Nómina Mensual), basta con que uses el filtro de Proceso y selecciones el que corresponda, como se muestra a continuación:
Al hacer clic en "agregar", se añadirán todos los comprobantes que coincidan con el filtro.
Nota: Si deseas seleccionar de forma manual, marca la casilla a la izquierda de cada colaborador para seleccionarlo. Si quieres seleccionar todos los disponibles, haz clic en Agregar todos.
- Haz clic en Crear.
A continuación, se mostrará una vista con todos los documentos de la agrupación recién generada. Desde aquí podrás:
- Visualizar cada liquidación individualmente.
- Eliminar alguna si no corresponde incluirla en este lote.
- Descargar el archivo consolidado (generalmente un ZIP con el PDF unificado).
- Regenerar el archivo en caso de que hayas hecho cambios en los cálculos posteriores a la creación.
2. Revisar los archivos ya generados
En Remuneración > Archivos y Pagos > Abiertos verás una tabla con las agrupaciones creadas. Cada fila incluye:
- Nombre: Identificador de la agrupación.
- Tipo de Archivo: Indica el tipo de archivo generado
- Tipo de Comprobantes: indica el o los tipos de comprobantes que están incluidos en la agrupación
- Comprobantes: Número de comprobantes incluidos.
- Mes: Periodo correspondiente.
- Estado del archivo: Indica si el archivo está actualizado o desactualizado y debe ser regenerado.
- Total Descuentos: Totalizado de cada agrupación
- Total Haberes: Totalizado de cada agrupación
- Creado por: Usuario que generó el archivo.
- Fecha de creación: Día en que se generó el archivo.
Podrás realizar acciones masivas sobre los archivos ya generados:
- Selecciona todos los archivos que desees.
- Ve al botón de acciones y podrás regenerar o eliminar la selección.
Para revisar el detalle de un archivo:
- Haz clic en el nombre de la agrupación para visualizarlo.
- Haz clic en la flecha para descargarlo.
- Haz clic en el símbolo de candado para abrir o cerrar la agrupación.
3. Editar o eliminar un archivo
- Regenerar: Haz clic en "Regenerar" si deseas actualizar el archivo.
- Editar: Haz clic en "Editar" y serás redirigido a la vista de creación, donde podrás modificar cualquiera de los valores ingresados y agregar o quitar los comprobantes según necesites.
- Eliminar: Haz clic en "Eliminar" si deseas eliminar el archivo.