En la gestión diaria del onboarding, es fundamental que la comunicación con los nuevos colaboradores sea clara, precisa y libre de saturación. Si detectas que tus colaboradores o encargados están recibiendo notificaciones repetidas o correos muy similares, esto suele deberse a configuraciones concurrentes dentro de la plataforma.
A continuación, se detallan las razones más comunes por las que ocurre este comportamiento y los pasos clave para diagnosticarlo y resolverlo.
Causas comunes de correos duplicados
1. Coexistencia de correos automáticos por defecto y personalizados
El módulo de Onboarding incluye notificaciones automáticas por defecto del sistema, tales como:
Mensaje de bienvenida: se envía al colaborador al iniciar un proceso con plantilla de tipo pre ingreso.
Hoy comienza tu proceso de onboarding: se envía al colaborador cuando queda asignado al proceso.
Si además de estas notificaciones del sistema has configurado un correo manual o personalizado con el mismo objetivo, el colaborador terminará recibiendo dos mensajes muy parecidos en su bandeja de entrada.
2. Más de un correo configurado para el mismo momento
Si dentro de la configuración de la plantilla de proceso o en el proceso individual se agregan dos correos diferentes que están programados para dispararse exactamente en la misma etapa, el sistema ejecutará ambas instrucciones y enviará ambos correos de manera simultánea.
3. Destinatario definido en múltiples configuraciones
Es posible que un mismo colaborador esté recibiendo correos duplicados debido a la parametrización de los destinatarios. Por ejemplo, si configuras un correo dirigido al “Nuevo colaborador” y otro a un “Correo específico”, pero ambos campos apuntan a la misma casilla de correo electrónico personal o corporativa, el sistema enviará un mensaje por cada regla activa.
4. La misma plantilla de correo incorporada más de una vez
Las plantillas de correo no se envían de manera autónoma; deben estar asociadas a una plantilla de proceso o a un proceso activo para formar parte del flujo de envíos. Si por error se añade una plantilla de correo de forma duplicada dentro del flujo, esta se enviará tantas veces como esté registrada.
5. Coexistencia de notificaciones generales y específicas para el mismo destinatario
Ocurre cuando necesitas enviar información particular sobre un nuevo ingreso a un destinatario específico y, para lograrlo, creas una regla de correo detallada. Si para ese mismo destinatario o momento del proceso ya existía una regla de notificación de carácter general, el sistema no anulará una por la otra, sino que disparará ambas de forma paralela, enviando dos correos.
6 Cambios en el proceso que reactivan las notificaciones
Ciertos correos automáticos están diseñados para enviarse ante hitos específicos, como el inicio del proceso, su asignación o el cambio de responsables y encargados. Si realizas ediciones, reasignaciones de responsables o modificaciones estructurales sobre un proceso que ya está en marcha, se puede volver a gatillar automáticamente el envío de estas comunicaciones.
7. Notificaciones activas en la Central de Notificaciones
Además de los correos que diseñas y personalizas dentro del flujo de Onboarding, existen notificaciones generales activas en la plataforma. Si estas alertas por defecto están encendidas y se superponen con tus correos manuales equivalentes, el destinatario recibirá ambos avisos.
8. Envío de recordatorios adicionales manuales
Desde la vista de detalle de cada proceso es posible enviar recordatorios de forma manual. Si un administrador ejecuta esta acción, el usuario recibirá una nueva notificación que puede parecer un duplicado si ya había recibido un correo automático similar recientemente.
9. Colaborador participando en múltiples procesos (Pluriempleo)
Si un colaborador cuenta con múltiples fichas laborales activas de forma simultánea (pluriempleo), tendrá un seguimiento independiente por cada rol. En estos casos, es normal y esperado que reciba comunicaciones desde ambos procesos de onboarding, ya que corresponden a cargos y flujos de integración distintos.
¿Cómo revisar y diagnosticar el origen?
Para identificar con precisión qué está causando la duplicidad en un caso puntual, te recomendamos verificar las siguientes tres rutas en la plataforma:
Plantillas de correos de Onboarding: Dirígete a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Correos para verificar la estructura de tus correos personalizados y asegurarte de que no existan plantillas duplicadas o con destinatarios cruzados.
Central de Notificaciones: Accede a la Tuerca de administración > Central de Notificaciones para revisar si las alertas automáticas por defecto del módulo están activas y coinciden con tus correos personalizados.
Historial de Notificaciones: Revisa el Historial de notificaciones general de la plataforma y aplica el filtro por el módulo de Onboarding. Esto te permitirá confirmar con exactitud:
Qué correos salieron hacia el destinatario.
La fecha y hora exacta del envío.
El evento específico (gatillador) que provocó el despacho de cada mensaje.
Checklist de diagnóstico rápido
Usa este checklist para resolver rápidamente cualquier reporte de correos duplicados:
[ ] ¿El colaborador tiene múltiples fichas o cargos simultáneos en la empresa? (Verifica si los correos corresponden a procesos de onboarding distintos).
[ ] ¿La plantilla de proceso tiene más de un correo asociado para la misma etapa?
[ ] ¿Se envió un recordatorio manual desde la columna de acciones del proceso?
[ ] ¿El destinatario está configurado como receptor bajo dos reglas de envío diferentes en el mismo correo?
[ ] ¿Están activas las alertas automáticas en la Central de Notificaciones además de tus plantillas personalizadas?
[ ] ¿Se realizaron cambios recientes de encargados o reasignaciones en el proceso de Onboarding?
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