Optimiza la eficiencia operativa de tu organización con el módulo de Workflow, un espacio diseñado para formalizar procesos internos, automatizar tareas críticas de Recursos Humanos y eliminar gestiones manuales por correo o planillas.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los permisos de tu equipo y poner en marcha tu primera plantilla automatizada a partir de un evento en la plataforma:
- Automatización de tareas: Genera tareas pendientes, contratos, documentos o asignaciones de activos y capacitaciones de forma automática tras un evento específico del ciclo de vida del colaborador.
- Configuración ágil con plantillas: Utiliza casos de uso preconfigurados en la plataforma para estructurar tus flujos rápidamente sin tener que diseñar toda la lógica desde cero.
- Trazabilidad y control: Mantén un respaldo centralizado de cada flujo configurado y de todas las solicitudes y acciones ejecutadas en tiempo real.
Paso 1: Asigna permisos de Gestión de Workflows
Otorga los accesos necesarios a los perfiles de tu equipo para que puedan visualizar, crear y editar flujos de trabajo con autonomía operativa.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
- Ingresa a la pestaña Perfiles.
- Ubica el perfil de usuario que administrará el módulo y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
- Busca la sección de permisos específicos de Workflow y actívalos según el nivel de gestión requerido (visualización, creación y edición de plantillas y solicitudes).
- Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los usuarios asignados a este perfil visualizarán la sección Workflow dentro del menú Administrativo y podrán ingresar a gestionar las plantillas y solicitudes del módulo.
- Importante sobre los permisos por flujo: Además de los permisos generales del perfil, dentro de cada plantilla podrás definir de forma granular quiénes tienen permiso para iniciar o aprobar ese flujo específico.
Paso 2: Explora el listado de plantillas
Conoce el catálogo de casos de uso preconfigurados en la plataforma para estructurar tus procesos rápidamente en lugar de construir toda la lógica desde cero.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Workflow > Plantillas.
- Haz clic en el botón Crear Plantilla ubicado en la esquina superior derecha.
- Explora las opciones disponibles en el catálogo:
- 3.1. Plantillas preconfiguradas: Casos de uso listos para usar que ya incluyen el evento disparador y la acción final (por ejemplo, generar tareas pendientes, crear documentos o gestionar solicitudes).
- 3.2. Tipos de flujo según proceso: Opciones estructuradas para procesos de Alta, Baja, Movimiento, Preingreso, Búsqueda o flujos Flexibles (los cuales permiten inicio manual mediante formulario o inicio automático por evento de la plataforma).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás en pantalla el catálogo de plantillas disponibles y podrás elegir la opción que mejor se adapte al proceso que deseas implementar en tu empresa.
- Ejemplo práctico: Utilizar una plantilla predeterminada como Generar tarea pendiente cuando se le crea un trabajo al colaborador te permite automatizar en un par de clics las acciones de bienvenida cada vez que ingresa un nuevo integrante a la organización.
Paso 3: Selecciona la plantilla para generar una tarea pendiente al crear un trabajo
Elige el caso de uso preconfigurado que automatiza la creación y asignación de una tarea pendiente cada vez que se registra el ingreso laboral de un colaborador.
- Dentro de Administrativo > Workflow > Plantillas, haz clic en Crear Plantilla.
- En el listado de plantillas preconfiguradas, busca la opción Generar tarea pendiente cuando se le crea un trabajo al colaborador.
- Haz clic sobre esta plantilla para abrir su pantalla de edición.
- Revisa que la primera etapa del flujo esté configurada con inicio por Evento de la plataforma asociado a Cuando se le crea un trabajo a un Colaborador.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Ingresarás al editor del flujo con el evento de inicio y la estructura de etapas ya precargados, listos para que personalices el detalle de la tarea a generar.
- Sugerencia: Al usar una plantilla iniciada por evento de la plataforma, el flujo se activará de forma 100% automática en cuanto se asigne un trabajo al colaborador, sin necesidad de que alguien llene un formulario manual.
Paso 4: Configura los campos y plazos de la tarea pendiente
Personaliza el contenido, el responsable y el plazo de vencimiento de la tarea que el sistema asignará automáticamente cuando ingrese un nuevo colaborador.
- Dentro de la pantalla de edición de la plantilla seleccionada en el paso anterior, ubica la etapa final correspondiente a la acción de Generar tarea pendiente.
- Completa los parámetros de configuración de la tarea:
- 2.1. Título de la tarea: Escribe un nombre claro y accionable (por ejemplo, Entregar kit de bienvenida y credencial corporativa).
- 2.2. Cuerpo o descripción: Detalla las instrucciones o pasos que debe seguir la persona responsable para completar el pendiente.
- 2.3. Colaborador o rol que recibe la tarea: Selecciona a quién se le asignará automáticamente la tarea (por ejemplo, al nuevo colaborador, a su supervisor directo o a un encargado de Recursos Humanos o TI).
- 2.4. Plazo para realizarla: Define la cantidad de días para completar la tarea una vez que se dispare el evento.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Todos los campos obligatorios de la acción quedarán completos y personalizados de acuerdo con el proceso real de incorporación de tu empresa.
- Ejemplo práctico: Puedes configurar una tarea dirigida al área de TI con un plazo de 2 días para preparar la cuenta de correo y el equipo computacional cada vez que se cree un nuevo trabajo en Buk.
Paso 5: Guarda la plantilla de Workflow
Registra los parámetros configurados para activar la plantilla y asegurar que los cambios impacten correctamente en los procesos futuros.
- Revisa que el nombre de tu plantilla sea identificable para tu equipo y que todas las etapas del flujo estén completas.
- En la pantalla de configuración de la plantilla, haz clic en el botón Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema registrará los parámetros seleccionados, activará la plantilla y te redirigirá de vuelta a la vista principal de Plantillas.
- Importante: Si en algún momento editas una plantilla existente y cambias su tipo de inicio entre Formulario y Evento de la plataforma, recuerda verificar los campos de la primera etapa antes de guardar, ya que al cambiar a evento se desactivan los formularios manuales.
Paso 6: Monitorea tu plantilla en el listado general
Verifica en el catálogo central del módulo que tu plantilla haya quedado guardada y activa para ejecutarse ante los próximos eventos de tu organización.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Workflow > Plantillas.
- Selecciona la pestaña o filtro Todas para visualizar el listado completo de flujos configurados en tu empresa.
- Ubica en la tabla la plantilla que acabas de guardar y comprueba que su estado sea Activo.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás tu plantilla publicada en el listado de Plantillas, lista para generar automáticamente la tarea pendiente la próxima vez que se le cree un trabajo a un colaborador.
- Trazabilidad del proceso: Cada vez que el evento se dispare, podrás revisar el detalle de la ejecución y su estado de avance desde Administrativo > Workflow > Solicitudes.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez que hayas configurado tu primera plantilla automatizada en Workflow, puedes expandir el alcance del módulo con estas acciones:
- Automatizar otros eventos del ciclo de vida: Crea nuevas plantillas flexibles que se disparen cuando se modifican los datos personales de un colaborador (por ejemplo, cambio de cuenta bancaria), cuando se modifica su trabajo o cuando se inicia el término de su contrato.
- Diseñar flujos con etapas de aprobación e inicio manual: Configura plantillas con formularios personalizados y múltiples niveles de aprobación con dependencias para formalizar solicitudes internas desde Administrativo > Workflow > Solicitudes.
- Auditar las ejecuciones en tiempo real: Ingresa periódicamente a la vista Solicitudes para consultar quién inició cada proceso, qué aprobaciones están pendientes y qué acciones finales ya fueron ejecutadas por la plataforma.