Saltar al contenido principal
English (United States) Português do Brasil

Primeros pasos en Beneficios

Centraliza y automatiza la entrega de bienestar en tu organización con el módulo de Beneficios, un espacio diseñado para que cada colaborador conozca, solicite y utilice opciones flexibles adaptadas a su realidad.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a crear beneficios informativos, solicitables e integrados con otros módulos, comunicar tu catálogo al equipo, gestionar aprobaciones y configurar programas avanzados de puntos y segmentación:

  • Integración con otros módulos: Conecta tus beneficios directamente con Vacaciones, Permisos y Remuneraciones para que cada solicitud aprobada registre automáticamente días libres, saldos o haberes en liquidación sin doble carga operativa.
  • Flujos de aprobación y validación inteligente: Define si cada beneficio es de entrega automática o si requiere validación por parte de Jefatura, RRHH o Doble aprobación, apoyándote en Buk AI para revisar documentos adjuntos.
  • Flexibilidad con planes y puntos: Segmenta la visibilidad de tu catálogo mediante Planes de beneficios y asigna presupuestos en Puntos de beneficios para que cada persona elija cómo canjearlos.

Paso 1: Crea tu primer beneficio sin flujo de aprobación

Publica un beneficio de carácter informativo o de acceso universal para entregarlo directamente a tu equipo sin requerir solicitudes ni validaciones intermedias.

  1. En el menú lateral izquierdo de Buk, selecciona Beneficios > Configuraciones y haz clic en Crear beneficio.
  2. Completa la información general del beneficio:
    1. 2.1. Nombre del beneficio: Asigna un título claro con el que aparecerá en el catálogo.
    2. 2.2. Descripción e información adicional: Detalla en qué consiste el beneficio y cómo utilizarlo.
    3. 2.3. URL (opcional): Añade un enlace externo si deseas redirigir al colaborador al sitio del convenio.
  3. En la sección Portada del Beneficio, sube una imagen principal (dimensión recomendada de 600 x 352 px) y, si deseas destacarlo en el carrusel superior del portal, activa Destacar beneficio en banners (dimensión recomendada de 610 x 600 px).
  4. En la sección Disponibilidad, mantén seleccionada la opción por defecto Toda la organización (o acótala según tus preferencias).
  5. En la pregunta ¿Cuál es el proceso de aprobación del beneficio?, selecciona la opción Automático: Se otorga sin necesidad de aprobación.
  6. Revisa los datos ingresados y haz clic en Publicar (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás tu nuevo beneficio publicado en la lista principal y disponible de inmediato en la vista Mis Beneficios de tus colaboradores.
  • Ejemplo práctico: Crea un beneficio informativo para un convenio de descuento en ópticas, gimnasios o tiendas asociadas, donde todos los colaboradores tienen derecho al descuento presentando su credencial sin necesidad de pedir autorización previa.

Paso 2: Crea un beneficio que tus colaboradores puedan solicitar

Habilita un beneficio bajo solicitud para que tus colaboradores puedan pedirlo de manera autónoma desde su catálogo y pase por un flujo formal de revisión.

  1. Ve a Beneficios > Configuraciones y haz clic en Crear beneficio.
  2. Completa el nombre, la descripción, la categoría o etiquetas y las imágenes de portada.
  3. En la pregunta ¿Cuál es el proceso de aprobación del beneficio?, selecciona Bajo solicitud: Debe solicitarse y requiere aprobación.
  4. Configura las reglas y condiciones de la solicitud:
    1. 4.1. Nivel de aprobación: Define quién validará cada petición:
      1. 4.1.1. Jefatura: El jefe directo del colaborador recibe la notificación por correo y aprueba o rechaza.
      2. 4.1.2. RRHH: Cualquier usuario administrador con permisos de aprobación en Beneficios gestiona la solicitud.
      3. 4.1.3. Doble: Requiere primero la aprobación del jefe directo y posteriormente la validación definitiva de Recursos Humanos.
    2. 4.2. Plazo de vigencia y recurrencia: Si corresponde, activa Establecer máximo de solicitudes por Empleado para limitar cuántas veces puede solicitarse dentro de un período (por ejemplo, una vez por semestre).
    3. 4.3. Documentos y atributos adicionales: Añade campos personalizados (texto, número, fecha, selección de familiar o carga de archivos de respaldo) que el colaborador deba completar al enviar su solicitud.
    4. 4.4. Disponibilidad: Elige si estará disponible para toda la organización o selecciona Sólo a ciertos colaboradores para asociarlo a un plan específico.
  5. Haz clic en Publicar (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El beneficio aparecerá activo en el catálogo de los colaboradores con el botón habilitado para enviar solicitudes.
  • Ejemplo práctico: Configura un beneficio de reembolso de gastos médicos o apoyo para actividades deportivas donde el colaborador deba adjuntar la boleta o comprobante al momento de solicitarlo.

Paso 3: Crea un beneficio integrado a otro módulo

Conecta un beneficio con Vacaciones, Permisos o Remuneraciones para que, al aprobarse una solicitud, su efecto se registre automáticamente en el módulo de destino sin gestiones manuales.

  1. Dirígete a Beneficios > Configuraciones (o Administración) y haz clic en Crear beneficio.
  2. Completa los datos generales del beneficio y asegúrate de configurarlo como solicitable.
  3. En la sección Integración, selecciona el módulo con el que deseas vincular el beneficio:
    1. 3.1. Permisos: Asocia el beneficio a un permiso con goce de sueldo (por día completo o por hora). Al aprobarse la solicitud, el permiso se registra automáticamente en el calendario y ficha del colaborador.
    2. 3.2. Vacaciones: Permite otorgar días o saldos adicionales de vacaciones asociados a tus políticas vigentes, quedando trazables en la pestaña de vacaciones del colaborador.
    3. 3.3. Remuneraciones: Vincula el beneficio a un ítem de haber (como un bono o aguinaldo) para que el monto se cargue automáticamente en la liquidación de sueldo del colaborador al ser aprobado.
  4. Completa los parámetros específicos del módulo elegido y haz clic en Publicar (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El beneficio aparecerá activo en el listado y mostrará su vinculación con el módulo seleccionado.
  • Ejemplo práctico: Crea el beneficio "Día libre de cumpleaños" integrado con el módulo de Permisos, de modo que cuando la jefatura apruebe la solicitud, el día con goce de sueldo quede registrado automáticamente en Asistencia.

Paso 4: Anuncia a tu equipo que los beneficios ya están disponibles

Comunica oficialmente el lanzamiento del catálogo de beneficios para impulsar su adopción y fortalecer la cultura de bienestar en tu organización.

  1. Si cuentas con el módulo de Comunicaciones en Buk:
    1. 1.1. En el menú lateral, ve a Desarrollo Organizacional > Comunicaciones > Portal > Publicaciones.
    2. 1.2. Haz clic en Crear publicación.
    3. 1.3. Añade un título atractivo, redacta el mensaje invitando a conocer la sección Mis Beneficios y marca la casilla Enviar notificación.
    4. 1.4. Haz clic en Guardar para publicar el anuncio en el muro principal.
  2. Si no cuentas con el módulo de Comunicaciones, envía un comunicado desde tu correo corporativo adaptando la siguiente plantilla:
    1. 2.1. Asunto sugerido: ¡Beneficios disponibles en Buk!
    2. 2.2. Cuerpo sugerido: "¡Hola! Te contamos que los beneficios de la compañía ya están disponibles en Buk. En tu portal encontrarás distintas opciones pensadas para apoyar tu bienestar y desarrollo: algunos beneficios están disponibles para uso inmediato y otros puedes solicitarlos directamente desde la plataforma. ¡Esperamos que los disfrutes! Equipo de Personas."
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La publicación se visualizará en el muro del portal de los colaboradores o tu equipo habrá recibido el correo de lanzamiento invitándolos a ingresar a su catálogo.
  • Sugerencia: Destaca en tu comunicado 2 o 3 beneficios clave (como el día de cumpleaños o convenios de uso inmediato) para motivar el primer ingreso de los colaboradores.

Paso 5: Revisa y aprueba una solicitud de beneficio

Gestiona las peticiones enviadas por tus colaboradores desde una bandeja centralizada para dar respuesta oportuna y activar los beneficios integrados.

  1. En el menú lateral, ingresa a Beneficios > Solicitudes y selecciona la pestaña Pendientes.
  2. Si necesitas validar antecedentes antes de decidir, revisa la sección Información Empleado para consultar los datos personales y laborales del solicitante.
  3. Procesa las solicitudes según tu flujo de trabajo:
    1. 3.1. Gestión individual: Marca la casilla de la solicitud que deseas revisar y haz clic en Aprobar (o abre Más Opciones > Rechazar).
    2. 3.2. Gestión masiva: Marca el recuadro Seleccionar todo (o selecciona varias solicitudes a la vez) y haz clic en el botón superior derecho Acciones > Aprobar (o Rechazar).
  4. Alternativamente, accede al ícono de campana (Tareas Pendientes) en la esquina superior derecha de Buk para revisar y aprobar las solicitudes directamente desde tus pendientes.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La solicitud procesada desaparecerá de la pestaña Pendientes, el colaborador recibirá la confirmación automática y, si se trata de un beneficio integrado, se aplicará el registro en Vacaciones, Permisos o Remuneraciones.
  • Importante sobre permisos: Para aprobar solicitudes desde esta vista, tu perfil de usuario debe contar con el permiso Aprobación de solicitudes (RRHH) o Aprobación de solicitudes (Jefatura) en modo Modificación, además de permisos de lectura en Empleados y Trabajo si deseas consultar el detalle de la ficha del solicitante.

Paso 6: Configura tus beneficios con un Programa de puntos

Implementa una parrilla flexible de bienestar asignando presupuestos en puntos para que cada colaborador elija y canjee los beneficios que más valore.

  1. En el menú lateral, ve a Beneficios > Configuraciones y selecciona la pestaña Otras configuraciones.
  2. Activa la opción Activar puntos de beneficios y guarda la configuración.
  3. Dirígete a Beneficios > Configuraciones > Crear beneficio (o edita un beneficio bajo solicitud existente).
  4. En la configuración del beneficio, ingresa su costo en el campo Puntos y haz clic en Publicar (o Guardar).
  5. Asigna las bolsas o presupuestos periódicos de puntos a tus colaboradores para que cuenten con saldo disponible para realizar sus canjes.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El beneficio mostrará su valor en puntos dentro del catálogo del colaborador y, cada vez que se apruebe una solicitud, el sistema validará el saldo, descontará automáticamente los puntos utilizados y registrará el movimiento en su historial.
  • Ejemplo práctico: Asigna un presupuesto anual de 100 puntos a cada colaborador para que los distribuya libremente entre entradas de cine, tarjetas de regalo o días libres adicionales.

Paso 7: Segmenta los beneficios que verán tus colaboradores

Crea planes de beneficios para segmentar tu catálogo y asegurar que cada grupo de colaboradores visualice únicamente las opciones que corresponden a su tipo de contrato, antigüedad o área.

  1. En el menú lateral, ingresa a Beneficios > Configuraciones > Planes y haz clic en Crear Plan.
  2. Completa la configuración del plan:
    1. 2.1. Nombre y descripción: Asigna un nombre identificatorio al segmento.
    2. 2.2. Versiones de Beneficios: Selecciona los beneficios que formarán parte del plan (o asócialos posteriormente desde cada beneficio).
    3. 2.3. Participantes: Define quiénes integrarán el plan eligiendo entre dos modalidades:
      1. 2.3.1. Manualmente: Busca y selecciona a colaboradores específicos por nombre (se mantendrán fijos en el plan hasta que los remuevas).
      2. 2.3.2. Basado en condiciones: Asocia un grupo preconfigurado de empleados (por ejemplo, colaboradores con contrato indefinido o más de 3 meses de antigüedad) para que la nómina del plan se actualice automáticamente.
  3. Haz clic en Crear Plan.
  4. Para vincular el plan desde el formulario de un beneficio, edita el beneficio, ve a la sección Disponibilidad (pregunta ¿Quién puede ver este beneficio?), elige Sólo ciertos colaboradores: Asignar planes de beneficios, selecciona el plan creado y guarda los cambios.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El beneficio segmentado solo será visible en el catálogo para los colaboradores que pertenezcan al plan asignado.
  • Sugerencia: También puedes asignar un plan de forma individual desde la Ficha del colaborador > Personal > Datos personales > Editar (sección Beneficios), o de manera masiva desde Reportería > Importadores > pestaña Beneficios.

Paso 8: Descarga el reporte de solicitudes de beneficios

Genera un reporte personalizado en Excel con el detalle de los beneficios otorgados y solicitados para analizar tasas de uso, auditar procesos y respaldar la toma de decisiones.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Información (o Reportería) > Exportadores > Personalizados.
  2. Haz clic en Crear reporte (o edita uno existente desde Mis reportes).
  3. Selecciona la plantilla de Beneficios.
  4. Dentro del parámetro Beneficios, agrega las variables que necesitas incluir en tu informe (como nombre del beneficio, estado de la solicitud, monto, fecha de solicitud y datos del colaborador).
  5. Haz clic en Descargar para obtener el archivo de inmediato y selecciona Guardar para dejar la plantilla disponible para futuras consultas.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Se descargará en tu computador el archivo Excel con todos los registros de beneficios activos según los filtros y columnas seleccionados.
  • Importante sobre descuentos asociados: Si además necesitas reportar los descuentos de nómina vinculados a beneficios, genera un segundo exportador utilizando la plantilla de Nómina y seleccionando el parámetro Descuentos otros, ya que beneficios y descuentos operan en plantillas independientes.

¿Qué puedes hacer ahora?

Para seguir potenciando tu estrategia de bienestar en Buk, aprovecha estas funcionalidades complementarias del módulo:

  • Organizar el catálogo con categorías y etiquetas: Crea categorías y etiquetas personalizadas desde Beneficios > Configuraciones para que tus colaboradores filtren y encuentren rápidamente los convenios de salud, familia, tiempo libre o educación.
  • Configurar versiones por beneficio: Si un mismo beneficio entrega condiciones distintas según el segmento (por ejemplo, distintos montos de aguinaldo según antigüedad), configura múltiples versiones dentro del mismo beneficio y asócialas a cada plan.
  • Monitorear el uso de puntos y presupuestos: Revisa periódicamente qué beneficios concentran la mayor demanda para ajustar tu parrilla anual de bienestar.

Artículos relacionados en el Centro de Ayuda