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Primeros pasos en Capacitaciones

Gestiona toda la formación de tu organización desde un solo lugar con el módulo de Capacitaciones (LMS), una plataforma diseñada para crear cursos e-learning, estructurar rutas de aprendizaje, certificar a tus equipos y medir sus resultados en tiempo real.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a habilitar a los administradores del módulo en Buk, personalizar la identidad visual y comunicaciones de tu LMS, construir tus primeros cursos con evaluaciones y diplomas, inscribir participantes y descargar reportes de avance:

  • Personalización e identidad corporativa: Adapta el portal de aprendizaje con el logo, colores corporativos, plantillas de correos automáticos, carruseles destacados y diplomas firmados de tu empresa.
  • Creación integral de cursos y rutas: Estructura cursos con videos, documentos PDF, paquetes SCORM, evaluaciones y encuestas, o agrupa varios cursos secuenciales dentro de Rutas de aprendizaje.
  • Inscripción flexible y reportería en Excel: Inscribe colaboradores de forma individual, masiva o mediante reglas automáticas por área o atributo, y descarga informes detallados desde Exportadores en Buk.

Paso 1: Asigna perfiles de administrador

Define en la plataforma principal de Buk quiénes podrán administrar el módulo de Capacitaciones para crear cursos, gestionar participantes y extraer reportes.

  1. En la barra superior de Buk, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
  2. Ingresa a la pestaña Perfiles y haz clic en Crear Perfil de Usuario (o edita un perfil existente con el ícono de lápiz).
  3. Asigna un nombre al perfil (por ejemplo, Administrador de Capacitaciones) y selecciona la pestaña Capacitaciones.
  4. Dentro de la sección Buk Capacitaciones (LMS), configura los permisos en modo Modificación para otorgar acceso completo:
    1. 4.1. Administración general: Habilita el acceso al modo administrador, dashboard, información de usuarios y reportes.
    2. 4.2. Configuración e integraciones: Permite gestionar divisiones, apariencia, correos, gamificación, plantillas de diplomas e integraciones (como SENCE o DC-3).
    3. 4.3. Cursos y contenidos: Permite crear y editar cursos e-learning, rutas, evaluaciones, encuestas y biblioteca multimedia.
    4. 4.4. Planificación y gestión de participantes: Habilita la gestión de instancias, inscripciones, avance, notas y asistencia.
  5. Haz clic en Guardar y asigna este perfil al usuario responsable desde la pestaña Usuarios.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El perfil aparecerá asignado en Usuarios y Perfiles y los permisos se sincronizarán automáticamente para que la persona pueda ingresar al modo administrador del LMS de Capacitaciones.
  • Importante sobre combinaciones de permisos: El permiso Configuración e integraciones solo puede activarse en Lectura o Modificación si Administración general está en Modificación. Además, el permiso Control de meeting y webinar (para relatores externos) solo puede marcarse en Sí cuando Administración general está en No.

Paso 2: Personaliza tu plataforma

Adapta el portal de aprendizaje a la identidad visual de tu empresa cargando tus logos oficiales y definiendo los colores corporativos en el LMS de Capacitaciones.

  1. Ingresa al LMS de Capacitaciones, haz clic en Configuraciones generales (ícono de engranaje) en la esquina superior derecha y, dentro de la sección Configuración, selecciona Apariencia.
  2. En la pestaña Imagen corporativa, dirígete a la sección Marca y carga tus elementos visuales:
    1. 2.1. Logo: Haz clic en el ícono de lápiz para subir el logo principal que se verá en la esquina superior izquierda (se recomienda formato PNG con fondo transparente).
    2. 2.2. Logo - curso propio: Sube una etiqueta de 122 x 48 px (PNG o SVG sobre fondo blanco) para distinguir los cursos creados por tu empresa de los de proveedores externos.
    3. 2.3. Video al iniciar sesión (opcional): Selecciona un video de bienvenida previamente cargado en Centro de datos > Multimedia.
  3. Configura la paleta de colores (puedes ingresar códigos hexadecimales):
    1. 3.1. En Personalización de colores modo Administración, define el Color de barra superior y el Color de acento del menú lateral.
    2. 3.2. Ajusta también los colores de la experiencia del colaborador y utiliza la opción de Vista previa para validar el contraste.
  4. Haz clic en Guardar cambios.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Al guardar y previsualizar, el LMS de Capacitaciones mostrará el logo y los colores corporativos de tu organización en la barra de navegación y menús.
  • Consideración clave: Este paso y todas las configuraciones de diseño y contenido de formación se realizan directamente dentro del LMS de Capacitaciones.

Paso 3: Configura los certificados

Diseña la plantilla de diploma que tus colaboradores podrán descargar automáticamente cada vez que aprueben un curso.

  1. En el LMS de Capacitaciones, haz clic en Configuraciones generales (ícono de engranaje) y, en la sección Contenido, selecciona Diplomas y Certificados.
  2. Haz clic en el botón Agregar nuevo.
  3. Configura el diseño y la estructura del certificado:
    1. 3.1. Nombre del diploma y Logo: Escribe un nombre identificatorio y sube tu logo (se recomienda 540 x 540 px en formato PNG con fondo transparente).
    2. 3.2. Fondo del diploma: Elige entre Fondo blanco con barra lateral (seleccionando el color de la barra) o Imagen personalizada de fondo (subiendo una imagen JPG o PNG de 1024 x 789 px).
    3. 3.3. Datos a incluir: Además del nombre del participante y del curso (que se incluyen siempre), marca qué datos adicionales deseas mostrar: Identificador del participante, Nota obtenida, Duración del curso, Fecha de descarga del diploma o Fecha de aprobación.
    4. 3.4. Mensaje personalizado: Escribe una frase de hasta 145 caracteres (por defecto indica "Realizó satisfactoriamente el curso de").
    5. 3.5. Firmas: Agrega hasta 3 firmas indicando Nombre completo, Cargo e imagen de la Firma (recomendado 240 x 180 px en PNG con fondo transparente).
    6. 3.6. Seleccionar como predeterminado: Activa esta opción si deseas que el diploma aparezca sugerido por defecto al crear nuevos cursos.
  4. Haz clic en Crear diploma (o Guardar) y luego presiona Previsualizar para revisar el resultado final.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo diploma aparecerá en el listado de Diplomas y Certificados y podrás previsualizar su diseño con las firmas cargadas.
  • Importante: Si un participante no cuenta con alguno de los datos opcionales registrados (por ejemplo, si el curso no tiene nota), ese campo se omitirá en su diploma. Respetar las dimensiones recomendadas de las imágenes evita distorsiones al generar el PDF.

Paso 4: Configura las notificaciones

Personaliza las plantillas de los correos automáticos que reciben tus colaboradores al ser inscritos en un curso o ruta y durante los recordatorios de avance.

  1. En el LMS de Capacitaciones, haz clic en Configuraciones generales (ícono de engranaje) y selecciona Correos.
  2. Elige la pestaña correspondiente a la modalidad que deseas configurar: Cursos On Demand (e-learning), Cursos Webinar, Cursos Meeting, Cursos Presenciales o Rutas de Aprendizaje.
  3. Verifica que esté activa la opción Enviar correos base y recordatorios.
  4. Edita el Asunto y el Cuerpo tanto del Correo a participantes (inscripción) como del Recordatorio a participantes.
  5. Inserta campos de autocompletado ubicando el cursor donde desees mostrar el dato dinámico y seleccionando la variable (por ejemplo, nombre del curso, nombre del participante, fecha de inicio, fecha de término o link del curso), los cuales se insertarán entre corchetes.
  6. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los textos actualizados quedarán guardados en el listado de Correos y se aplicarán por defecto a los nuevos cursos que crees (también podrás ajustarlos de forma particular dentro de la pestaña Formato de correos de cada curso).
  • Importante sobre el envío automático: Los correos automáticos de inscripción y los 3 o 4 recordatorios posteriores se envían únicamente a colaboradores activos con correo registrado cuya inscripción sea de tipo requerida (obligatoria), despachándose de lunes a viernes a las 09:00 horas (hora de Chile) hasta que la persona finalice el curso.

Paso 5: Crea el catálogo de cursos y las categorías de contenido

Organiza tu catálogo creando categorías y subcategorías temáticas para que tus colaboradores encuentren rápidamente los cursos que necesitan.

  1. En el LMS de Capacitaciones, haz clic en Configuraciones generales (ícono de engranaje) y, bajo Contenido, selecciona Categorías de contenido.
  2. En la sección Categorías Mi Empresa, haz clic en Añadir nueva (o Crear).
  3. Completa los datos de la categoría:
    1. 3.1. Nombre de la categoría: Escribe el nombre del tema o área (por ejemplo, Seguridad, Liderazgo o Ventas).
    2. 3.2. Padre de la categoría: Déjalo vacío para crear una categoría de primer nivel, o selecciona una categoría existente si deseas crear una subcategoría.
  4. Haz clic en Crear y editar (o Guardar).
  5. En la sección Categorías Generales (precargadas en el LMS), haz clic en el ícono del ojo para mostrar u ocultar aquellas categorías estándar que apliquen o no a tu organización.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus nuevas categorías y subcategorías figurarán en el listado de Categorías Mi Empresa, listas para asociarse a tus cursos mediante el Asignador de Categorías o al crear un curso.
  • Ejemplo práctico: Crea la categoría "Desarrollo de Liderazgo Avanzado" para agrupar todos los programas formativos dirigidos a jefaturas y supervisores.

Paso 6: Gestiona proveedores y relatores

Registra las entidades proveedoras (internas o externas) y los instructores que dictan las capacitaciones para asegurar la trazabilidad en tus cursos, certificados y reportes.

  1. En el menú lateral izquierdo del LMS de Capacitaciones, selecciona Centro de datos y haz clic en Proveedores de capacitación.
  2. Haz clic en el botón Agregar nuevo.
  3. En la pestaña Proveedor, completa los campos obligatorios:
    1. 3.1. Identificador de empresa: Dato indispensable para guardar el registro.
    2. 3.2. País del proveedor y Nombre del proveedor.
    3. 3.3. Tipo: Indica si se trata de un proveedor Interno o Externo.
  4. Haz clic en Crear y editar.
  5. Dentro de la configuración del proveedor recién creado, selecciona la pestaña Relatores y haz clic en Agregar nuevo:
    1. 5.1. Completa el Nombre, Correo electrónico e Identificador del relator.
    2. 5.2. Si el relator es un colaborador de tu empresa, búscalo en el campo Usuario/Licencia para vincular su perfil existente de Buk.
    3. 5.3. Haz clic en Crear y editar para guardar el relator.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tanto el proveedor como sus relatores asociados aparecerán registrados en el listado de Proveedores de capacitación.
  • Consideraciones por país: En Chile, puedes activar la pestaña SENCE dentro del proveedor ingresando su identificador. En México, al crear o editar un relator puedes activar el interruptor Activar para expedir DC-3, ingresar el Folio del agente capacitador (STPS) y cargar la imagen de su firma (respetando la proporción 2.27:1, por ejemplo 250 x 98 px en PNG o SVG bajo 600 KB).

Paso 7: Crea evaluaciones

Construye los exámenes o pruebas de conocimiento antes de ensamblar tu curso e-learning para poder incorporarlos como tópicos evaluativos dentro del material del curso.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, ve a Cursos E-Learning > Formularios y selecciona Evaluaciones.
  2. Haz clic en el botón Agregar nuevo.
  3. En Configuración general, asigna un Nombre a la evaluación y, si deseas mostrar instrucciones previas, selecciona Sí en ¿Desea mostrar un texto personalizado en el encabezado de página?.
  4. Estructura el contenido de la prueba:
    1. 4.1. Usa Agregar página para dividir la evaluación en secciones si lo requieres.
    2. 4.2. Haz clic en Agregar pregunta y elige el formato: Selección única, Selección múltiple, Texto abierto (requiere revisión manual de un administrador) o Párrafo (texto informativo). También puedes apoyarte en Buk AI para generar preguntas a partir de un documento.
    3. 4.3. En cada pregunta, redacta el enunciado, marca cuál es la alternativa correcta y define si quieres mostrar un subconjunto aleatorio de preguntas por página en ¿Cuántas preguntas tendrá disponible para contestar el colaborador?.
  5. Configura el Porcentaje de aprobación (mínimo de respuestas correctas requerido) y el tiempo límite si aplica, y haz clic en Crear y Editar (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La nueva evaluación aparecerá habilitada en el listado general de Cursos E-Learning > Formularios > Evaluaciones, disponible para adjuntarse en el Paso 9.
  • Importante: Asegúrate de crear las evaluaciones de tus cursos desde Cursos E-Learning > Formularios > Evaluaciones y no desde BukForms, ya que solo las primeras pueden insertarse como tópico dentro de un curso y condicionar su aprobación.

Paso 8: Crea encuestas

Diseña encuestas de satisfacción o reacción para que tus colaboradores evalúen el contenido y al relator al finalizar un curso e-learning.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, ingresa a Cursos E-Learning > Formularios y haz clic en Encuestas.
  2. Selecciona el botón Agregar nuevo en la esquina superior derecha.
  3. Define el Nombre de la encuesta y configura si tendrá un encabezado personalizado.
  4. Haz clic en Agregar pregunta (o utiliza la plantilla Excel de carga masiva) y selecciona entre los formatos disponibles: Escala lineal (por ejemplo, de 1 a 10), Escala múltiple, Selección única, Selección múltiple, Menú desplegable, Texto abierto, Fecha, Hora o Subir archivo.
  5. Personaliza los enunciados, marca las preguntas obligatorias y haz clic en Terminar (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás tu nueva encuesta en el listado principal de Encuestas, lista para ser reutilizada en uno o varios cursos e-learning.
  • Importante: Una vez que una encuesta registre respuestas de participantes, no podrá ser editada ni eliminada para resguardar la integridad histórica de los reportes.

Paso 9: Crea y configura tu curso

Estructura tu primer curso e-learning cargando sus unidades, materiales multimedia, evaluaciones, encuestas e información de portada.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, haz clic en Cursos E-Learning > Cursos.
  2. Haz clic en Agregar nuevo y selecciona Curso.
  3. En la configuración inicial (Ajustes > Información del curso), completa los datos obligatorios:
    1. 3.1. Nombre del curso, Proveedor y Categoría (al menos una).
    2. 3.2. Duración y forma de cálculo: Elige entre Tiempo por curso (duración única total) o Tiempo por tópico (suma automática de la duración HH:MM de cada tópico).
    3. 3.3. Imagen principal del curso: Sube una portada atractiva (resolución mínima recomendada de 1920 x 1080 px y peso máximo de 600 KB).
    4. 3.4. Diploma: Activa la opción Activar los diplomas en este curso y selecciona la plantilla creada en el Paso 3.
  4. Haz clic en Crear y editar para pasar a la sección Material del curso.
  5. Construye el índice del curso utilizando el botón + en sus tres niveles jerárquicos (Unidades > Capítulos > Tópicos):
    1. 5.1. Agrega tópicos de contenido subiendo tus videos en MP4, documentos PDF, presentaciones o paquetes SCORM.
    2. 5.2. Agrega como tópicos la Evaluación creada en el Paso 7 (definiendo el número de intentos y marcándola como Evaluación final del curso si corresponde) y la Encuesta del Paso 8.
  6. Haz clic en Guardar (o Continuar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El curso aparecerá creado en el listado de Cursos E-Learning con todo su árbol de unidades, capítulos y tópicos cargados.
  • Ejemplo práctico: Arma un curso con un video introductorio de 20 minutos, un manual descargable en PDF de 15 minutos y una evaluación final de 25 minutos; al usar Tiempo por tópico, el sistema calculará automáticamente una duración total de 01:00 hora para tus reportes y diplomas.

Paso 10: Define los criterios de aprobación

Establece la regla que deberá cumplir cada participante para que el sistema dé por aprobado el curso e-learning y habilite su diploma.

  1. Dentro de la edición de tu curso en Cursos E-Learning > Cursos, ingresa a Material del curso y haz clic en Continuar para ir a la pestaña Criterios de aprobación.
  2. Selecciona una de las tres reglas de aprobación disponibles:
    1. 2.1. Aprobar todos los tópicos: El colaborador debe completar todos los tópicos obligatorios y aprobar cada evaluación marcada como Evaluación final del curso.
    2. 2.2. Cumplir con una nota promedio mínima: El colaborador debe completar los tópicos obligatorios y alcanzar un promedio ponderado igual o superior a la nota mínima definida entre las evaluaciones o SCORM seleccionados (las ponderaciones deben sumar 100%).
    3. 2.3. Aprobar tópicos obligatorios y cumplir nota mínima: Exige tanto completar todos los tópicos obligatorios como aprobar cada evaluación final individualmente y alcanzar la nota mínima ponderada del curso.
  3. Haz clic en Publicar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La configuración de aprobación quedará guardada y tu curso pasará a estado Publicado, listo para recibir inscripciones.
  • Importante: En cualquiera de los tres criterios, el colaborador siempre deberá visualizar o completar el 100% de los tópicos marcados como obligatorios. Te sugerimos revisar previamente la escala de notas de tu empresa en Configuraciones generales (ícono de engranaje) > Mi Empresa > Escala de evaluación.

Paso 11: Configura las rutas de aprendizaje

Agrupa varios cursos dentro de un programa formativo secuencial o libre para guiar el desarrollo de tus equipos paso a paso.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, selecciona Rutas de aprendizaje.
  2. Haz clic en Agregar nuevo y elige Nueva ruta.
  3. En la pestaña Datos de la ruta, sube la Imagen de portada, escribe el Nombre de la ruta y su Descripción, define si tendrá fechas de inicio y término, configura las divisiones en Accesos y guarda.
  4. Ingresa a la pestaña Contenido y haz clic en Agregar nuevo curso.
  5. Busca y selecciona los cursos que integrarán el programa y haz clic en Seleccionar.
  6. Define el orden en que los participantes recorrerán la ruta:
    1. 6.1. Hacer cursos en orden: Cada curso es requisito del siguiente (de izquierda a derecha).
    2. 6.2. Activar requisitos previos: Define manualmente qué curso específico debe completarse antes de desbloquear otro.
    3. 6.3. Quitar todos los requisitos: Permite realizar los cursos en cualquier orden.
  7. Haz clic en Publicar (o Guardar).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nueva ruta de aprendizaje aparecerá publicada en el listado principal de Rutas de aprendizaje con sus cursos asociados.
  • Ejemplo práctico: Crea la ruta "Onboarding Corporativo" agrupando tres cursos obligatorios en orden secuencial para todos los nuevos ingresos de la empresa.

Paso 12: Configura tu biblioteca virtual

Sube manuales, políticas internas, reglamentos o videos de consulta libre a la sección de Material Complementario para que estén disponibles en el portal de los colaboradores sin depender de un curso.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, dirígete a Centro de datos > Multimedia y selecciona la pestaña Material complementario.
  2. Haz clic en el botón Agregar nuevo.
  3. Elige el tipo de archivo que vas a cargar respetando los formatos y pesos máximos permitidos:
    1. 3.1. Video: Formato MP4 (hasta 5 GB).
    2. 3.2. Documentos e imágenes: Formatos PDF, JPG, JPEG o PNG (hasta 100 MB).
    3. 3.3. Presentaciones: Formatos PPT o PPTX (hasta 100 MB).
    4. 3.4. SCORM: Formato ZIP (hasta 1 GB).
  4. Arrastra los archivos desde tu computador y guarda la carga.
  5. En el Historial de carga, haz clic sobre el archivo subido para asignarle una carpeta, definir Accesos por división, completar metadatos (Autor, Descripción, Derechos de autor) o agregar una Miniatura (1000 x 1000 px).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El documento aparecerá en el Historial de carga y tus colaboradores podrán consultarlo o descargarlo libremente desde la sección Material Complementario de su portal.
  • Importante: Si tienes documentos en formato Word o videos en formato MOV, conviértelos previamente a PDF o MP4 antes de subirlos, ya que la biblioteca solo admite los formatos listados.

Paso 13: Configura la gamificación

Incentiva la participación y el aprendizaje continuo activando puntos de experiencia, niveles y medallas por cada logro alcanzado en la plataforma.

  1. En el LMS de Capacitaciones, haz clic en Configuraciones generales (ícono de engranaje) y, dentro de Contenido, selecciona Gamificación.
  2. En la pestaña Experiencia:
    1. 2.1. Activa el interruptor Activar Experiencia (base indispensable para que funcionen los niveles y medallas).
    2. 2.2. Activa los Hitos que otorgarán puntaje (como Aprobar Curso, Aprobar Curso Obligatorio, Completar Ruta, Aprobar Evaluación, Excelencia con 90% o Completar Encuesta) y asigna los Puntos de experiencia para cada uno.
    3. 2.3. Haz clic en Guardar cambios.
  3. En la pestaña Niveles, activa Activar Niveles, elige entre Escala Lineal o Escala Manual, personaliza los nombres de los 10 niveles si lo deseas y guarda los cambios.
  4. En la pestaña Medallas, activa Activar Medallas para premiar hitos específicos y presiona Guardar cambios.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La tabla de experiencia, niveles y medallas se mostrará actualizada y activa, y podrás monitorear el ranking de tus equipos desde los reportes de gamificación.
  • Ejemplo práctico: Asigna 100 puntos de experiencia automáticos cada vez que un colaborador complete una ruta de aprendizaje y personaliza el Nivel 1 con el nombre "Aprendiz".

Paso 14: Diseña carruseles destacados

Personaliza la vitrina principal del catálogo que ven tus colaboradores al ingresar al LMS para destacar campañas formativas o temáticas prioritarias.

  1. En el LMS de Capacitaciones, haz clic en Configuraciones generales (ícono de engranaje) y, en Contenido, selecciona Carruseles del catálogo.
  2. Haz clic en el botón Agregar carrusel (o Agregar nuevo carrusel).
  3. En Datos del carrusel, escribe el Nombre del carrusel, selecciona el Tipo del carrusel (Categorías y subcategorías o Cursos manual), filtra por división si aplica y haz clic en Siguiente.
  4. En Contenido y Propiedades, elige la categoría o selecciona manualmente los cursos que quieres destacar, y haz clic en Terminar.
  5. En el listado general de Carruseles:
    1. 5.1. Haz clic en el ícono del ojo del nuevo carrusel y confirma para cambiar su estado a visible en el catálogo.
    2. 5.2. Utiliza las flechas de posición para ordenarlo respecto de los demás carruseles personalizados.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El carrusel aparecerá con marca de verificación activa en la columna Mostrar en catálogo (estado Mostrar) y se visualizará en el inicio del portal del colaborador.
  • Importante: Recuerda que el LMS incluye tres carruseles automáticos predeterminados (Continuar viendo en primer lugar, Requeridos en segundo lugar y Estrenos), los cuales se alimentan solos y no se pueden eliminar ni ocultar.

Paso 15: Inscribe colaboradores a un curso

Registra a los participantes dentro de una instancia vigente de tu curso e-learning para que reciban su invitación por correo y comiencen su capacitación.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, ingresa a Cursos E-Learning > Cursos.
  2. Ubica la tarjeta del curso deseado, haz clic en el menú de tres puntos (Más acciones) en la esquina superior derecha y selecciona Gestionar inscripciones.
  3. Dentro de la pestaña Inscripciones, haz clic en Inscripciones por colaborador y luego en el botón Inscribir colaborador.
  4. En la ventana emergente, completa los datos de registro:
    1. 4.1. Selecciona la Instancia activa del curso en la que deseas inscribir al participante.
    2. 4.2. Ingresa el Número de documento del colaborador (RUT o documento de identidad sin puntos ni guiones, o pasaporte sin espacios).
    3. 4.3. Define el Tipo de inscripción (Obligatoria u Opcional).
  5. Haz clic en Inscribir para confirmar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El nombre del colaborador aparecerá en la tabla de Inscripciones del curso junto con su estado y métricas de avance.
  • Restricción importante: Un colaborador no puede tener dos inscripciones simultáneas en distintas instancias de un mismo curso. Si necesitas moverlo de instancia, primero debes eliminar su inscripción en la instancia original y luego inscribirlo en la nueva.

Paso 16: Inscribe colaboradores a Rutas de Aprendizaje

Asigna rutas de aprendizaje completas a tus equipos, ya sea importando sus documentos de identidad o configurando reglas automáticas según área, cargo u otros atributos.

  1. En el menú lateral del LMS de Capacitaciones, ve a Rutas de aprendizaje y abre la ruta que deseas gestionar.
  2. Ingresa a la pestaña Participantes y haz clic en Importar participantes obligatorios o Importar participantes opcionales.
  3. Elige el método de inscripción que prefieras:
    1. 3.1. Inscripción manual por lote (pestaña Cargar por identificador): Escribe o pega desde Excel un identificador por línea (por ejemplo, RUT con guion y sin puntos) y haz clic en Cargar.
    2. 3.2. Inscripción automática por criterios (pestaña Reglas): Haz clic en Agregar regla, selecciona el Atributo personalizado de colaborador (por ejemplo, Área), escribe el Valor exacto que debe tener en su ficha (por ejemplo, Ventas), define la división en Acceso si corresponde y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los colaboradores aparecerán listados en la pestaña Participantes de la ruta, y cualquier nuevo ingreso que cumpla con las reglas activas será inscrito automáticamente.
  • Importante sobre las reglas: El valor escrito en la regla debe coincidir exactamente con el texto registrado en la ficha del colaborador. Ten en cuenta que las reglas inscriben automáticamente cuando alguien cumple la condición, pero no desinscriben si la persona cambia de área posteriormente.

Paso 17: Revisa reportes y el avance de tus colaboradores

Descarga desde el módulo de Exportadores en Buk los informes detallados en Excel sobre cursos, instancias y avance de participantes.

  1. Ingresa a la plataforma principal de Buk y, en el menú lateral izquierdo, selecciona Reportería > Exportadores.
  2. Haz clic en el botón Crear reporte.
  3. En el selector de plantillas, elige la categoría Capacitaciones.
  4. Selecciona la plantilla de informe que necesitas analizar:
    1. 4.1. Cursos: Detalla qué cursos existen, quién los dicta y cómo se evalúan.
    2. 4.2. Instancias: Muestra las instancias de cada curso, su vigencia y tipo de acceso.
    3. 4.3. Participantes: Informa quién está inscrito, su porcentaje de avance, nota y estado de aprobación.
    4. 4.4. Usuarios o Relatores: Permite revisar el consolidado por colaborador o el directorio de instructores.
  5. Configura los filtros del reporte y haz clic en Descargar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El reporte se procesará en segundo plano y recibirás en tu correo electrónico el archivo en formato XLSX (habitualmente en menos de 5 minutos).
  • Importante sobre permisos en Buk: Para generar y ver todas las columnas de estos reportes en Buk, tu perfil debe contar con el permiso Reportería > Exportadores en Sí, Buk Capacitaciones LMS > Administración general en Modificación o Lectura, y permisos de Lectura en Colaboradores y Trabajos.

Paso 18: Revisa el reporte de rutas de aprendizaje

Monitorea el progreso integral de tus equipos en cada ruta de aprendizaje para identificar quiénes han completado los programas y quiénes mantienen cursos pendientes.

  1. En la plataforma principal de Buk, dirígete al menú lateral Reportería > Exportadores y haz clic en Crear reporte.
  2. En el listado de plantillas, selecciona la categoría Capacitaciones.
  3. Elige la plantilla Informe de Rutas de Aprendizaje o Informe de Avance por ruta.
  4. Ajusta los filtros deseados (por ejemplo, filtrando por una ruta específica o estado) y haz clic en Descargar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Recibirás en tu correo electrónico el archivo XLSX con el detalle de configuración, vigencia, número de cursos y porcentaje de avance de cada participante en la ruta.
  • Sugerencia: También puedes consultar métricas visuales directamente en el LMS de Capacitaciones ingresando a Reportes > General > Rutas de aprendizaje y haciendo clic en Ver detalle sobre la ruta que desees inspeccionar.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez que hayas puesto en marcha tu LMS y lanzado tus primeros cursos y rutas, puedes continuar escalando la formación de tu empresa:

  • Programar envíos automáticos de reportes: En Reportería > Exportadores de Buk, guarda tus plantillas de avance de participantes y programa su envío periódico por correo a los líderes de área.
  • Descargar diplomas de forma masiva: Ingresa a la lista de participantes aprobados de cualquier curso en el LMS para descargar en bloque los certificados emitidos para respaldo o auditoría.
  • Ampliar tus modalidades de enseñanza: Explora la creación de cursos sincrónicos (Webinar y Meeting) y Cursos Presenciales desde el mismo LMS para centralizar el 100% de la formación de tu empresa.

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