Mantén el control del tiempo libre, la asistencia y las jornadas de tu equipo de forma sencilla desde el primer día con Vacaciones & Ausencias en Buk Starter. Esta solución centraliza las novedades de asistencia de cada colaborador y las conecta directamente con el cálculo de tu nómina.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a ajustar los saldos iniciales y registrar vacaciones, ausencias y horas extras:
- Gestión de vacaciones: Administra los saldos acumulados y registra los días de descanso tomados por tu equipo manteniendo el apego a la normativa vigente.
- Control de ausencias: Centraliza y registra permisos, incapacidades e inasistencias en un solo lugar para aplicar automáticamente las incidencias correspondientes en el próximo recibo de nómina.
- Registro de horas extras: Contabiliza el tiempo extraordinario trabajado para asegurar su cálculo exacto y pago oportuno en el periodo.
Paso 1: Carga saldos de vacaciones
Registra los días de vacaciones que tus colaboradores ya utilizaron antes de la implementación de la plataforma para mantener sus saldos acumulados de forma exacta y apegados a la ley.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Colaboradores > Ver colaboradores > Vigentes y selecciona al trabajador para ingresar a su Ficha del colaborador.
- Selecciona la pestaña Vacaciones.
- Ubica la sección de Vacaciones Acumuladas y haz clic en el botón Agregar.
- Ingresa la cantidad de días ya tomados como un valor negativo (por ejemplo, -5) para descontarlos del saldo disponible.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El saldo disponible del trabajador se actualizará de inmediato en su ficha descontando los días ingresados.
- Ejemplo práctico: Registrar -5 días como saldo negativo asegura que el sistema descuente el tiempo que el colaborador ya disfrutó antes de que la empresa comenzara a utilizar Buk Starter, evitando que se le asignen más días libres de los que legalmente le corresponden.
Paso 2: Registra vacaciones tomadas
Gestiona los días de descanso de tu equipo para mantener sus saldos actualizados, asegurando un registro exacto y respaldado en su historial.
- Dentro de la Ficha del colaborador, ingresa a la pestaña Vacaciones.
- Dirígete a la sección Vacaciones Tomadas y haz clic en el botón Agregar.
- Completa los datos del registro:
- 3.1. Selecciona el Tipo de vacación correspondiente.
- 3.2. Ingresa la Fecha de inicio y las fechas o cantidad de días que comprenderá el descanso.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Las vacaciones quedarán registradas en estado Aprobada y se generará automáticamente el certificado de respaldo en la pestaña Documentos de la ficha del colaborador.
- Ejemplo práctico: Al registrar las vacaciones de verano de un integrante de tu equipo, su saldo disponible disminuirá automáticamente y quedará el comprobante documental listo en su expediente digital.
Paso 3: Registra una ausencia
Mantén el control exacto de tu equipo registrando sus permisos, inasistencias e incapacidades para que los descuentos o consideraciones correspondientes se apliquen automáticamente en su próximo recibo de nómina.
- Ingresa a la Ficha del colaborador y selecciona la pestaña Asistencia.
- Dirígete a la sección Ausencias y haz clic en el botón Registrar ausencia.
- Configura el detalle de la incidencia:
- 3.1. Selecciona la categoría que deseas registrar: Inasistencia, Incapacidad o Permisos.
- 3.2. Elige el tipo específico de ausencia e ingresa las fechas de inicio y término (o duración).
- 3.3. Define la Fecha de aplicación para indicar en qué periodo impactará el registro.
- Haz clic en Agregar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás la ausencia registrada dentro del historial en la sección Asistencia > Ausencias de la ficha del colaborador.
- Ejemplo práctico: Registrar una falta injustificada garantiza que el sistema descuente el día de forma automática durante el cálculo de la nómina del periodo seleccionado.
Paso 4: Registra horas extras
Remunera el esfuerzo adicional de tu equipo registrando su tiempo extraordinario, asegurando que estos montos se calculen y reflejen sin errores en su próximo recibo de nómina.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Colaboradores > Ver colaboradores > Vigentes y selecciona al trabajador.
- Dentro de su Ficha del colaborador, ingresa a la pestaña Asistencia y ubica la sección Tiempo Extraordinario.
- Haz clic en el botón Registrar tiempo extraordinario.
- Completa los campos del formulario:
- 4.1. Selecciona el tipo de hora extra correspondiente según la normativa aplicable.
- 4.2. Ingresa la cantidad de horas trabajadas en formato decimal (por ejemplo, 2 para dos horas completas o 1.5 para una hora y media).
- 4.3. Verifica la fecha o periodo de aplicación.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás el registro de tiempo extraordinario en el historial del periodo dentro de la pestaña Asistencia del colaborador.
- Ejemplo práctico: Registrar 2 horas extras dobles garantiza que el sistema calcule y pague este tiempo automáticamente con el recargo legal correspondiente en su próxima nómina.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez que hayas completado tus primeros registros en Vacaciones & Ausencias, puedes aprovechar estas prácticas en tu operación diaria:
- Consultar el respaldo documental de vacaciones: Revisa la pestaña Documentos dentro de la Ficha del colaborador cada vez que registres vacaciones tomadas para descargar o gestionar el certificado generado automáticamente.
- Auditar incidencias antes del cierre de nómina: Antes de procesar los recibos de pago del periodo, verifica en la pestaña Asistencia de tus colaboradores que todas las inasistencias, incapacidades y horas extras tengan la fecha de aplicación correcta.
- Mantener saldos históricos al día: Cada vez que incorpores a un colaborador con antigüedad previa en la empresa, registra su ajuste de saldo inicial en Vacaciones Acumuladas para que el cálculo de aniversario sea exacto desde el primer día.