Primeros pasos en Nómina México – Chile

El módulo de Nómina México en Buk te permite administrar de forma integral el cálculo de sueldos, retenciones de ISR, cuotas obrero-patronales del IMSS, dispersión bancaria y timbrado de recibos electrónicos CFDI 4.0 ante el SAT. Al centralizar la configuración fiscal y patronal, aseguras que cada periodo de pago cumpla con la legislación mexicana vigente sin reprocesos manuales.

Con esta guía configurarás los pilares esenciales para operar tu nómina de principio a fin:

Configuración patronal y certificados: Registro de tu empresa, Registro Patronal, prima de riesgo de trabajo y carga de sellos digitales del SAT (CSD) e IMSS (IDSE).
Catálogo de percepciones y deducciones: Parametrización de conceptos de pago y descuento vinculados al catálogo oficial de códigos CFDI del SAT y carga masiva de incidencias.
Apertura y cálculo de procesos de pago: Gestión de periodos por periodicidad (semanal, catorcenal, quincenal o mensual) y ejecución de procesos de liquidación con validación de alertas.
Archivos de cierre y timbrado CFDI 4.0: Generación de layouts bancarios, pólizas contables, archivos SUA, Lista de Raya y emisión de recibos timbrados en XML y PDF.

Paso 1: Configura la empresa, el Registro Patronal y el Riesgo de Trabajo

En este paso registrarás la información fiscal y patronal de tu razón social, incluyendo los datos del IMSS, la prima de riesgo y el método de ajuste de ISR.

Haz clic en Administración (ícono de engranaje) en la esquina superior derecha y selecciona Empresas.
Ubica tu razón social y accede a la configuración de sus variables patronales haciendo clic en Crear Variable > Crear nueva versión (o en Editar si estás completando la configuración inicial de la empresa).
Completa los datos correspondientes a seguridad social (IMSS):
1. 3.1. Municipio y Subdelegación: Indica la ubicación y subdelegación del IMSS que corresponde a tu centro de trabajo.
2. 3.2. Registro Patronal: Ingresa la clave alfanumérica de tu Registro Patronal ante el IMSS.
3. 3.3. Nivel de riesgo y Prima de riesgos: Selecciona la clase de riesgo de trabajo de la empresa e ingresa el porcentaje vigente de tu prima de riesgo.
En la sección fiscal, selecciona el Tipo de Ajustes de ISR que aplicará tu empresa en el cierre de mes (Sin ajuste, Ajuste mensual básico o Ajuste mensual proyectado).
Verifica los datos ingresados y haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: La ficha de tu empresa mostrará la versión vigente con el Registro Patronal, la prima de riesgo de trabajo y la configuración de ISR activos para el cálculo de cuotas y retenciones.
Importante: Cuando tu empresa agregue o cambie un Registro Patronal o actualice su prima de riesgo en el futuro, nunca elimines el registro anterior; crea una nueva versión o agrega el nuevo Registro Patronal para preservar intacto el historial de cálculos de periodos pasados.

Paso 2: Carga los certificados SAT

En este paso subirás los archivos de tu Certificado de Sello Digital (CSD) para habilitar el timbrado y la cancelación de recibos de nómina CFDI 4.0 ante el SAT.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > CFDI > Certificados.
Haz clic en el botón Cargar Certificado para abrir el formulario de registro.
Completa la información de tu Certificado de Sello Digital (CSD):
1. 3.1. Archivo .cer: Selecciona y adjunta el archivo de certificado público emitido por el SAT.
2. 3.2. Archivo .key: Selecciona y adjunta el archivo de llave privada correspondiente.
3. 3.3. Contraseña: Ingresa la contraseña de la clave privada del CSD respetando mayúsculas y minúsculas.
Haz clic en Guardar para validar y almacenar las credenciales.

¿Cómo sabrás que está listo?: El certificado aparecerá listado en la vista de Certificados con estado Habilitado, indicando también sus fechas de vigencia.
Importante: Asegúrate de cargar los archivos correspondientes al Certificado de Sello Digital (CSD) y no los de la e.firma (FIEL), ya que el SAT exige específicamente el CSD para el timbrado de comprobantes fiscales digitales (CFDI).

Paso 3: Carga los certificados IMSS/IDSE

En este paso registrarás tus certificados digitales del IMSS para habilitar la conexión y el envío de movimientos afiliatorios (altas, bajas y modificaciones de salario) a través de IDSE.

En el menú lateral izquierdo, ve a Nómina > IDSE > Configuración.
Haz clic en el botón Subir certificado.
Completa los campos requeridos en el formulario:
1. 3.1. NPIE: Ingresa tu Número Patronal de Identificación Electrónica.
2. 3.2. Registro Patronal: Selecciona el Registro Patronal al que pertenece el certificado.
3. 3.3. Contraseña: Escribe la contraseña de acceso asociada a tu certificado IDSE.
4. 3.4. Certificado y Llave: Adjunta el archivo de certificado (.cer o .pfx según tu emisión del IMSS) y el archivo de llave privada (.key).
Haz clic en Subir para guardar la configuración.

¿Cómo sabrás que está listo?: El registro se mostrará en la tabla de configuración de IDSE con estado Vigente y vinculado a tu Registro Patronal.
Sugerencia: Revisa periódicamente la fecha de vencimiento de tu certificado IDSE en esta pantalla para renovarlo con anticipación y evitar interrupciones en el reporte de movimientos ante el IMSS.

Paso 4: Valida indicadores fiscales: UMA, ISR y salarios mínimos (opcional)

En este paso consultarás los valores oficiales de UMA, salarios mínimos, tablas de ISR, subsidio al empleo y porcentajes del IMSS que Buk utiliza automáticamente en el periodo.

En el menú lateral izquierdo, ingresa a Nómina > Procesos.
En la esquina superior derecha de la vista del periodo, haz clic en el botón Acciones y selecciona Ver variables (o Ver indicadores mensuales > Mostrar).
Revisa en pantalla las tablas y parámetros vigentes para el mes seleccionado:
1. 3.1. Indicadores generales: Valor diario, mensual y anual de la UMA, UMI y Salario Mínimo General y de la Zona Libre de la Frontera Norte.
2. 3.2. Tablas de impuestos: Tabla de ISR mensual, valores de Subsidio al Empleo y tarifas del Impuesto Sobre Nómina (ISN).
3. 3.3. Seguridad social: Porcentajes de aportación obrero-patronal para las distintas ramas del IMSS, RCV e INFONAVIT.

¿Cómo sabrás que está listo?: Podrás visualizar en detalle todas las tarifas y topes legales activos en el periodo antes de ejecutar tus cálculos de nómina.
Importante: Buk actualiza estos indicadores de manera automática cada vez que se publican cambios oficiales en el Diario Oficial de la Federación (DOF), por lo que este paso es únicamente de consulta y validación.

Paso 5: Configura tus percepciones y deducciones

En este paso revisarás o crearás los conceptos de pago (percepciones) y descuento (deducciones), asegurándote de que cuenten con su código agrupador del SAT para el timbrado.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > Ítems.
Selecciona la pestaña Percepciones o Deducciones según el concepto que desees configurar.
Para revisar un concepto existente haz clic en el ícono de Editar, o bien haz clic en Crear para dar de alta uno nuevo:
1. 3.1. Datos básicos: Define el Nombre del concepto, su Código interno y su fórmula o forma de cálculo (monto fijo, proporcional a días trabajados o formulado).
2. 3.2. Tratamiento fiscal y de seguridad social: Configura si la percepción grava o está exenta para ISR e ISN, y si integra al Salario Base de Cotización (SBC) del IMSS.
3. 3.3. Código CFDI: Selecciona en el desplegable el Código CFDI oficial del catálogo del SAT que corresponde a la naturaleza del ítem (por ejemplo, 001 - Sueldos, Salarios Rayas y Jornales).
Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

¿Cómo sabrás que está listo?: El ítem quedará guardado en el catálogo de Percepciones o Deducciones con su tratamiento de gravamen/exención y su código SAT asignado.
Importante: Todo concepto que se pague o descuente en un recibo de nómina debe tener asignado su Código CFDI válido; de lo contrario, el SAT rechazará el timbrado del recibo al momento de emitir el CFDI 4.0.

Paso 6: Asigna ítems masivamente con el importador (opcional)

En este paso cargarás percepciones o deducciones variables (como bonos, comisiones o descuentos) para múltiples colaboradores utilizando una plantilla de Excel.

En el menú lateral izquierdo, ve a Reportería > Importadores > Ítems (también puedes acceder desde Nómina > Ítems > botón Importador > Crear Importador Masivo).
Configura las opciones de la carga:
1. 2.1. Período y conceptos: Selecciona el periodo de pago y elige si cargarás un ítem específico o múltiples ítems en la misma plantilla.
2. 2.2. Modalidad de cuotas: Elige entre Cuota única (aplica solo en este periodo), Agregar número de cuotas en la plantilla o Sin fecha de término (recurrente).
3. 2.3. Recálculo: Marca la casilla Recalcular Recibos de Nómina para que los recibos de los colaboradores actualicen su cálculo inmediatamente después de la carga.
Haz clic en Descargar Template para obtener el archivo Excel con las columnas requeridas.
Completa el archivo con el identificador del colaborador y los montos a asignar sin alterar los encabezados de las columnas, guárdalo en tu equipo y súbelo haciendo clic en Seleccionar archivo (o Importar Asignaciones).

¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema confirmará el procesamiento exitoso del archivo y los montos cargados se verán reflejados en la pestaña Ítems de los colaboradores y en sus recibos del periodo.
Sugerencia: Si utilizas el acceso desde Nómina > Ítems > Importador, podrás habilitar la opción de carga parcial para que los registros válidos se procesen aunque alguna fila del Excel presente observaciones.

Paso 7: Configura la cuenta bancaria de la empresa para dispersión

En este paso registrarás la cuenta bancaria ordenante de tu empresa para que Buk pueda generar los layouts bancarios de pago de nómina.

Haz clic en Administración (ícono de engranaje) en la barra superior y selecciona Empresas.
Ubica tu empresa y haz clic en Editar (o Editar empresa).
Desplázate hasta el apartado Bancos y completa los datos de la cuenta emisora:
1. 3.1. Banco: Selecciona la institución financiera donde radica la cuenta de la empresa.
2. 3.2. Número de cuenta y CLABE: Ingresa el número de cuenta bancaria y la CLABE interbancaria a 18 dígitos.
3. 3.3. Datos adicionales del banco: Ingresa el Número de información o clave de cliente/convenio en caso de que tu banco lo solicite para la dispersión de nómina.
4. 3.4. Prioridad: Indica si corresponde a la cuenta Primaria o Secundaria de la empresa.
Haz clic en Guardar al final del formulario.

¿Cómo sabrás que está listo?: La cuenta bancaria quedará asociada a la razón social y aparecerá como opción seleccionable al momento de generar el Layout bancario en Archivos y Pagos.
Importante: Verifica que el número de convenio o cliente bancario coincida exactamente con el contratado en la banca electrónica de tu institución para evitar rechazos al subir el layout de dispersión.

Paso 8: Abre el periodo de nómina

En este paso habilitarás un nuevo periodo de pago según tu periodicidad (semanal, catorcenal, quincenal o mensual) para comenzar a procesar la nómina.

En el menú lateral izquierdo, ingresa a Nómina > Procesos.
Ubica el calendario de periodos y haz clic en Abrir nuevo período / Abrir periodo sobre el mes o ciclo que vas a trabajar (o desde el botón Acciones > Abrir mes).
Selecciona la periodicidad correspondiente (si manejas múltiples frecuencias de pago) y confirma la apertura en la ventana emergente.

¿Cómo sabrás que está listo?: El ícono de candado junto al periodo cambiará a color verde (abierto) y podrás ingresar al periodo para gestionar procesos, incidencias y recibos.
Sugerencia: Buk te permite abrir un nuevo periodo aunque el anterior siga abierto, lo cual resulta muy útil para capturar incidencias anticipadas del siguiente ciclo mientras terminas de conciliar el cierre actual.

Paso 9: Crea tu proceso de pago

En este paso crearás un proceso de nómina dentro del periodo abierto para seleccionar a los colaboradores, calcular sus recibos y auditar resultados.

En Nómina > Procesos, haz clic sobre el periodo de pago activo y sitúate en la pestaña Procesos.
Haz clic en el botón Nuevo proceso (o Crear Proceso).
Configura los datos generales del proceso:
1. 3.1. Nombre: Escribe un nombre claro que identifique la corrida (por ejemplo, Quincena 1 Mayo o Nómina Semanal Operativa).
2. 3.2. Tipo de proceso: Elige el tipo de liquidación, como Sueldo, Anticipo o Aguinaldo.
Filtra a los colaboradores que deseas incluir (por empresa, Registro Patronal, periodicidad, área o centro de costo) y haz clic en Agregar Selección o Agregar Todos (también disponible como Agregar Participantes).
Haz clic en Crear proceso para ejecutar el cálculo inicial.

¿Cómo sabrás que está listo?: El proceso aparecerá creado en la primera de sus tres etapas (Iniciado, En revisión y Pagado) y dentro de él podrás consultar las pestañas Recibos de Nómina, Ítems y Alertas.
Importante: Antes de avanzar el proceso a la etapa En revisión, revisa las notificaciones de la pestaña Alertas para detectar y corregir posibles inconsistencias como RFC inválidos, colaboradores sin régimen de contratación o netos en cero.

Paso 10: Genera los archivos de pago y cierre

En este paso emitirás y descargarás los archivos operativos de cierre: layouts bancarios para dispersión, Libro de Remuneraciones, Lista de Raya, pólizas contables y archivos SUA.

Una vez revisados los recibos de tu proceso en Nómina > Procesos, avánzalo de etapa para habilitar sus salidas oficiales y dirígete en el menú lateral a Nómina > Archivos y Pagos.
Haz clic en el botón Crear archivo en la esquina superior derecha.
En la ventana de generación, configura el reporte o archivo que necesitas emitir:
1. 3.1. Tipo de archivo: Selecciona entre Layout bancario, Póliza Contable / Contabilidad, Libro de Remuneraciones, Lista de Raya, SUA de Trabajadores, SUA de Movimientos, SUA de Incapacidades o SUA de Créditos.
2. 3.2. Parámetros y filtros: Elige el mes o periodo, el proceso de pago, la empresa o Registro Patronal y el banco (en caso de layouts de dispersión).
Haz clic en Crear para que el sistema procese el documento.
En la pestaña Abiertos (o Cerrados si el periodo ya concluyó), ubica el archivo recién generado y haz clic en el botón de descarga.

¿Cómo sabrás que está listo?: El archivo aparecerá disponible en el listado de Archivos y Pagos con estado completado y podrás descargarlo a tu computadora en su formato requerido (Excel, TXT o PDF).
Sugerencia: Utiliza el Libro de Remuneraciones y la Lista de Raya para realizar tu cuadre final de percepciones, deducciones, ISR retenido y neto a pagar antes de dispersar en el banco y timbrar.

Paso 11: Timbra la nómina

En este paso realizarás la emisión y timbrado oficial de los recibos de nómina electrónicos CFDI 4.0 ante el SAT para los colaboradores procesados.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > CFDI > Timbrado.
Filtra por el Período y el proceso de pago que deseas timbrar para listar los recibos calculados.
Marca la casilla de selección de los colaboradores cuyos recibos vas a emitir (o selecciona todos los registros de la lista).
Haz clic en el botón Acciones y selecciona la opción Timbrar Recibos de Nómina.
En la ventana de confirmación, verifica o indica la Fecha de pago / timbrado y confirma el envío.

¿Cómo sabrás que está listo?: La columna Estado Último Envío cambiará a exitoso (timbrado), se asignará el folio fiscal (UUID) a cada comprobante y los archivos PDF y XML oficiales quedarán disponibles tanto para descarga administrativa como en el portal de cada colaborador.
Importante: En caso de que algún recibo sea rechazado en el envío por datos fiscales del trabajador (como diferencias en el Código Postal o en el Nombre registrado ante el SAT), podrás consultar el motivo exacto del error en la misma vista de Timbrado, corregirlo en la ficha del colaborador, recalcular su recibo y volver a timbrar únicamente ese registro.

¿Qué puedes hacer ahora?

Descargar los XML y PDF timbrados: Desde Nómina > CFDI > Timbrado, puedes descargar de forma masiva los archivos XML y las representaciones impresas en PDF para tu respaldo contable y fiscal.
Enviar movimientos afiliatorios por IDSE: Aprovecha la integración con Nómina > IDSE para transmitir directamente al IMSS las altas, bajas y modificaciones de Salario Base de Cotización generadas en el periodo.
Cerrar el periodo de nómina: Una vez dispersados los pagos y timbrados todos los recibos, regresa a Nómina > Procesos y cierra el periodo para bloquear modificaciones accidentales sobre la información histórica.