La Ley de 40 horas establece una reducción gradual de la jornada laboral en Chile, un proceso que requiere adaptar la configuración de tus herramientas informáticas para asegurar el cumplimiento normativo. El propósito de este artículo es guiarte de manera clara y cercana en la preparación de tus módulos de Remuneraciones y Asistencia para implementar esta transición de forma correcta y oportuna.
Al seguir este procedimiento, lograrás que las jornadas de tus colaboradores, los turnos de asistencia, las bandas horarias especiales y la compensación de horas extras queden perfectamente alineados con las exigencias legales, manteniendo la continuidad y el orden en la gestión de tu empresa.
Requisitos previos antes de comenzar:
Asegúrate de contar con permisos de perfil Administrador en los módulos de Remuneraciones y Asistencia.
Ten a la mano el diseño y la definición de los nuevos horarios que has pactado previamente con tus equipos de trabajo.
Paso a paso
Paso 1: Actualización del horario y la jornada semanal en Remuneraciones
Para comenzar con la transición, el primer paso consiste en actualizar las horas contractuales de tu equipo. Este cambio debes realizarlo estrictamente dentro del mes de remuneraciones que mantengas abierto en la plataforma. Tienes dos alternativas para ejecutarlo:
a) Si deseas hacerlo de forma individual: Dirígete al buscador principal, ingresa al perfil del colaborador y sitúate en la pestaña de su ficha. Una vez allí, ubica el apartado de sus condiciones actuales y pincha en el botón Editar Trabajo. Desplázate hasta la sección dedicada a la jornada laboral, actualiza el campo del horario semanal con las horas correspondientes y presiona Guardar. Verás que el sistema registrará los cambios de inmediato en su historial para el periodo vigente.
b) Si necesitas realizar el cambio de forma masiva: Sigue la siguiente ruta de navegación:
Ruta: Reportería > Importadores > Administrativo > Colaboradores > Trabajos
Una vez en esta sección, descarga la plantilla de importación correspondiente (Modificador), completa meticulosamente la columna dedicada al horario semanal para todos los empleados afectados y vuelve a subir el archivo a la plataforma. El sistema procesará los datos en bloque y verás las jornadas actualizadas en las fichas correspondientes.
Paso 2: Creación y asignación de nuevos turnos en el módulo de Asistencia
Para que los registros de asistencia y marcas de reloj control de tus colaboradores coincidan con la nueva estructura de la jornada, es necesario dar de alta un nuevo turno. Esto es fundamental para que el turno anterior quede resguardado en la plataforma como registro histórico.
Para lograrlo, dirígete al módulo de Asistencia y sigue este camino:
Ruta: Asistencia > Turnos > Listado de turnos
Una vez dentro de la pantalla del listado, selecciona la opción Crear. En el formulario que se desplegará a continuación, edita la configuración detallada de los días y las horas de entrada y salida, asegurándote de que el total sume las horas de la jornada correspondiente. Al verificar que todo esté en orden, haz clic en Guardar. Una vez creado el turno, el paso final es asignarlo formalmente a los colaboradores; para ello, dirígete al Calendario de turnos y realiza la asignación, ya sea seleccionando a cada trabajador de forma individual o utilizando el importador masivo de turnos para agilizar el proceso.
Paso 3: Configuración de la banda horaria para madres, padres y cuidadores
La normativa contempla un derecho para los trabajadores que tengan bajo su cuidado a niños menores de 12 años, permitiéndoles anticipar o retrasar el inicio de su jornada laboral hasta en una hora. Para gestionar esta flexibilidad y evitar que el sistema arroje alertas erróneas, te recomendamos actuar según el caso:
Si el horario modificado será fijo: Crea un Turno Permanente específico para este grupo de colaboradores utilizando el procedimiento descrito en el Paso 2.
Si el horario va a variar día a día: Opta por diseñar y guardar un Turno Flexible que se adapte al acuerdo alcanzado con el colaborador.
Una vez que definas el tipo de turno ideal, asígnalo formalmente al perfil del trabajador. Esto permitirá que la plataforma reconozca la ventana de tiempo pactada, evitando de forma automática que se generen incidentes, atrasos o alertas de salida anticipada injustificadas en sus reportes diarios.
Paso 4: Gestión y conversión de horas extraordinarias por días de descanso
La legislación faculta la posibilidad de canjear las horas extras trabajadas por días adicionales de descanso, aplicando una equivalencia donde 1 hora extra equivale a 1,5 horas de descanso compensatorio (con un límite de hasta 5 días de descanso al año). Para procesar este beneficio, debes articular las siguientes tres acciones en tu plataforma:
Aprobación: Primero, dirígete al submódulo de asistencia mediante la ruta:
Ruta: Asistencia > Horas Extras > Aprobación de horas extras
En este panel, aplica los filtros que requieras, revisa detalladamente las jornadas correspondientes y aprueba formalmente aquellas horas que han sido explícitamente pactadas para ser compensadas con tiempo libre.
Sincronización: A continuación, trasládate al módulo de Remuneraciones y ejecuta la opción de actualizar u homologar horas extras. Verás que esto traerá de forma automática el acumulado total de las horas que aprobaste previamente en el módulo de Asistencia.
Conversión: Para finalizar el ciclo, dentro del mismo entorno de Remuneraciones, procede a realizar la conversión de este paquete de horas a días de vacaciones o descanso utilizables, ajustándote estrictamente a las políticas internas que maneje tu organización.
Resultado esperado
Una vez completados de forma secuencial cada uno de estos pasos, tu plataforma Buk habrá quedado configurada para la nueva estructura laboral. El sistema procesará las asistencias basándose en los nuevos turnos horarios sin descuidar el histórico de la empresa, reconocerá los derechos de banda horaria de los colaboradores autorizados y te permitirá gestionar y convertir el flujo de horas extraordinarias bajo los nuevos parámetros legales.
Consideraciones adicionales
Obligatoriedad del registro escrito: Recuerda que cualquier pacto relativo a la banda horaria o a la compensación de horas extras por días de descanso debe quedar debidamente respaldado por escrito. Si cuentas con el módulo de Firma Digital en Buk, puedes agilizar este trámite creando una plantilla personalizada de anexo de contrato, iniciar el flujo de firma electrónica con tus colaboradores y, por último, realizar la carga obligatoria del documento en el portal de la Dirección del Trabajo (DT).
Vencimiento y pago de remanentes: Si transcurre un plazo de 6 meses y el colaborador no ha hecho uso de los días de descanso acumulados por concepto de compensación, la ley exige que estas horas le sean pagadas en dinero. Para resolverlo, deberás realizar el pago en la liquidación de sueldo del mes inmediatamente posterior a través de un ítem formulado específico en el sistema.
Control y reportería de cumplimiento: Si necesitas auditar cómo se está comportando la organización frente a la nueva norma, te sugerimos monitorear la relación entre el tiempo planificado y el ejecutado. Para ello, puedes apoyarte en la plataforma extrayendo el reporte denominado Horas Planificadas vs Ordinarias por Semana.
Configuraciones avanzadas (Jornadas Exentas - Art. 22): En caso de que necesites modificar la cantidad de horas semanales para colaboradores que se encuentren bajo régimen de jornada exenta (Artículo 22), es necesario activar una herramienta interna especial. Para habilitar la función "Permitir modificar horas en jornada exenta Art. 22", ponte en contacto con tu Ejecutivo de Servicio al Cliente (SAC) o con tu Jefe de Proyectos asignado para que realicen la apertura técnica del parámetro en tu entorno corporativo. La ruta es Remuneraciones → Configuraciones → Cálculo