En este artículo aprenderás qué es una prefactura (Orden de Venta), cómo cargar tus referencias en la plataforma y qué hacer para asegurar el pago correcto de tus servicios en Buk.
Requisitos previos
- Tener la Orden de Venta (OV) que recibes mensualmente por correo electrónico.
- Contar con el enlace de acceso para cargar la referencia.
- Tener a mano los documentos de referencia de tu empresa, como Orden de Compra (OC), Hoja de Entrada de Servicio (HES) o contrato.
1. ¿Qué es la prefactura u Orden de Venta (OV)?
Es un documento informativo que recibes tras la obtención de las fichas de colaboradores desde su plataforma. No tiene validez tributaria; su objetivo es que valides los montos e ingreses las referencias necesarias antes de la emisión de la factura definitiva.
2. Tipos de referencias comunes:
- Orden de Compra (OC): Documento formal para solicitar el servicio.
- Hoja de Entrada de Servicio (HES): Documento interno que valida la recepción del servicio.
- Contrato: Identificador de proyecto específico para facilitar la gestión interna.
Contenido - Paso a Paso
3. ¿Cómo cargar tus referencias (OC / HES / Contrato)?
Si tu empresa requiere que la factura incluya referencia (s) específica (s) para procesar el pago, sigue estos pasos:
- Revisa tu correo: Abre el mensaje de prefactura enviado por Buk y haz clic en el botón Cargar referencias.
- Identifica la Orden de Venta: En el portal, ubica la OV correspondiente al periodo del cual necesitas cargar la referencia.
- Completa la información: Ingresa el número de folio y la fecha de emisión de tu documento.
- Sube el respaldo: Adjunta el archivo digital de tu referencia.
- Guarda los cambios: El sistema procesa la información para incluirla en la factura que se generará posteriormente.
4. Facturación sin referencias
Si tu empresa no utiliza documentos de referencia y no recibes una OV, no necesitas realizar ninguna acción adicional. El sistema calculará tu suscripción automáticamente y recibirás la factura en tu correo directamente.
Consideraciones importantes
- Continuidad del servicio: Carga tus referencias a tiempo. Si la factura no se genera por falta de estos datos, tu acceso a la plataforma podría ser restringido temporalmente.
- Validación: Asegúrate de que los montos en tu referencia coincidan con los de la Orden de Venta para evitar rechazos.
- Referencias anuales: Si generas documentos anuales o semestrales, envía la información a facturacion@buk.cl para registrarla de forma permanente.
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