En este artículo aprenderás detalladamente qué es una prefactura u Orden de Venta (OV), de qué manera debes cargar tus referencias dentro de la plataforma y cuáles son las acciones comerciales clave que debes realizar para asegurar el pago correcto y oportuno de tus servicios en Buk.
Realizar este procedimiento de forma regular te permitirá mantener al día la relación administrativa de tu empresa con el sistema, garantizando que tus facturas definitivas se emitan con los códigos correspondientes y evitando cualquier tipo de interrupción en el uso cotidiano de tu plataforma.
Paso a paso
Paso 1: Identificar la prefactura u Orden de Venta (OV) y reunir tus requisitos
Para comenzar con este proceso, es muy importante que conozcas qué es una prefactura u Orden de Venta (OV). Este es un documento netamente informativo que recibes de manera mensual tras la obtención del conteo de las fichas de colaboradores activos desde tu plataforma. Ten en cuenta que este archivo no posee validez tributaria; su verdadero objetivo es que puedas validar detalladamente los montos cobrados e ingreses las referencias necesarias antes de que se proceda a la emisión de la factura definitiva.
En este punto, antes de interactuar con el sistema, asegúrate de reunir los siguientes requisitos previos y tenerlos a la mano en tu equipo:
La Orden de Venta (OV) que recibes mensualmente por correo electrónico.
El enlace de acceso directo para cargar la referencia.
Los documentos de referencia internos de tu empresa, tales como una Orden de Compra (OC) (documento formal para solicitar el servicio), una Hoja de Entrada de Servicio (HES) (documento interno que valida la recepción conforme del servicio) o el Contrato vigente (identificador de proyecto específico para facilitar tu gestión interna).
Paso 2: Revisar tu correo electrónico y acceder al portal de gestión
Una vez que tengas todos tus documentos de respaldo listos, revisa tu bandeja de entrada institucional y abre el mensaje de prefactura enviado por Buk. A continuación, para avanzar hacia el portal externo de administración, utilizarás la siguiente secuencia de acceso visualizada en tu pantalla:
Ruta: Correo de prefactura de Buk > Botón "Cargar referencias"
Al pinchar en ese botón, verás que el sistema te redirigirá de forma automática a una ventana de acceso seguro dentro del portal de facturación, donde podrás visualizar de inmediato las opciones disponibles para realizar tu carga.
Paso 3: Identificar la Orden de Venta correspondiente al periodo
Cuando te encuentres dentro del portal de facturación, desplázate con calma por la interfaz y busca de forma visual la Orden de Venta (OV) que corresponda exactamente al periodo del cual necesitas registrar la información. El sistema te mostrará un listado claro de tus periodos comerciales para que puedas ubicar el documento correcto sin margen de error.
Paso 4: Completar la información reglamentaria de tu referencia
Tras seleccionar la OV del periodo que vas a gestionar, verás que la pantalla desplegará un formulario con casillas editables. Ahora, introduce con mucho cuidado el número de folio correspondiente y la fecha exacta de emisión de tu documento de referencia (ya sea tu OC, HES o Contrato). Asegúrate de rellenar estos campos de forma idéntica a como aparecen en tus archivos físicos o internos.
Paso 5: Subir el archivo de respaldo digital y guardar las modificaciones
En este punto, dirígete al apartado de carga de archivos dentro del mismo formulario. Selecciona y adjunta el documento digital de tu referencia desde tu ordenador. Si realizaste el proceso correctamente y verificaste que todos los datos ingresados coinciden plenamente con tus registros, haz clic en el botón Guardar. Verás que el sistema procesará la información de inmediato para dejarla vinculada correctamente y el portal te mostrará un mensaje indicando que los datos serán incluidos de forma automática en la factura definitiva que se generará posteriormente.
Paso 6: Gestión para empresas con facturación sin referencias
Por otro lado, si la política de tu empresa no utiliza documentos de soporte interno (como OC, HES o contratos) y por ende no recibes habitualmente una prefactura u Orden de Venta (OV), no necesitas realizar ninguna acción adicional dentro del portal. En estos casos particulares, el sistema calculará el valor de tu suscripción de manera completamente automatizada y recibirás la factura definitiva directamente en tu bandeja de correo electrónico para su tramitación.
Resultado esperado
Si completaste el procedimiento de manera correcta, tus referencias de facturación (OC, HES o Contrato) habrán quedado vinculadas de forma exitosa a la Orden de Venta correspondiente dentro de la base de datos de Buk. El sistema absorberá estos datos para confeccionar de manera impecable tu factura definitiva, garantizando que el documento contable cumpla con todas las exigencias internas de tu empresa para que puedas procesar el pago de tus servicios a tiempo y sin contratiempos.
Consideraciones adicionales
Continuidad del servicio: Es de suma importancia que cargues tus referencias estrictamente a tiempo. Si la factura definitiva no llega a generarse debido a la falta de estos datos de respaldo por parte de tu organización, el acceso de tus usuarios a la plataforma de Buk podría verse restringido de manera temporal por motivos administrativos.
Validación de montos: Antes de guardar tus cambios en el portal, asegúrate minuciosamente de que los montos estipulados en tu documento de referencia (como tu Orden de Compra) coincidan de forma exacta con los valores expresados en la Orden de Venta de Buk. Esto evitará que la información sea rechazada por el departamento de facturación.
Referencias con vigencia anual o semestral: En caso de que tu organización genere documentos de referencia con una cobertura anual o semestral, no necesitas subirlos mes a mes a la plataforma. En su lugar, envía toda la información y los archivos correspondientes al correo electrónico facturacion@buk.cl para que el equipo de soporte pueda registrarlos de forma permanente en el sistema.