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Primeros pasos en Estructura Organizacional

Construye los cimientos de tu plataforma con Estructura Organizacional, el flujo base que te permite registrar tus razones sociales, modelar el organigrama de tu empresa y dar de alta las fichas de tus colaboradores.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar las entidades fundamentales de Buk, ya sea de forma individual desde la plataforma o de manera masiva mediante importadores en Excel:

  • Multiempresa y Centros de Costo: Registra todas las razones sociales de tu organización y define los centros de costo contables para imputar gastos y segmentar reportes.
  • Áreas y Cargos vinculados: Modela tus divisiones, áreas y subáreas, diseña el catálogo de cargos (con apoyo de Buk AI) y asócialos para definir los puestos de trabajo disponibles.
  • Fichas de Colaboradores: Registra la información personal, previsional y contractual de tu equipo para activar toda la gestión de personas en la plataforma.

Paso 1: Crea y configura tu empresa

Registra oficialmente la razón social (o cada una de las entidades legales) de tu organización y define sus parámetros básicos de operación.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Empresas.
  2. Haz clic en el botón Crear empresa para desplegar el formulario de registro.
  3. Completa los bloques de información requeridos para tu razón social:
    1. 3.1. Datos generales de la Empresa: Ingresa los campos obligatorios de identificación y contacto (Nombre, RUT o identificador fiscal, Giro o Actividad Económica, Email Empresa, Dirección y Comuna/Ciudad). Opcionalmente, sube el Logo corporativo en formato JPG, JPEG o PNG (de hasta 150 KB).
    2. 3.2. Bancos y configuraciones: Agrega las entidades bancarias con el botón +, define si activarás el módulo de vacaciones para esta razón social y completa las opciones contables o de reportes normativos que apliquen a tu país.
    3. 3.3. Parámetros adicionales (según país): Configura las opciones de gratificaciones, representantes legales o regímenes laborales correspondientes.
  4. Desplázate hasta el final del formulario y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nueva razón social aparecerá registrada en el listado principal de Empresas.
  • Sugerencia: Si tu grupo empresarial cuenta con más de una razón social, repite este paso para crear cada una de ellas y administrarlas de forma centralizada desde una misma plataforma.

Paso 2: Crea los centros de costo (Opcional)

Define las unidades contables o presupuestarias de tu organización para distribuir los costos laborales de tus colaboradores.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Centros de costo.
  2. Haz clic en el botón Crear Definición Centro de Costo.
  3. Ingresa el código o nombre del centro de costo, completa los campos descriptivos y haz clic en Guardar.
  4. Si necesitas cargar un listado extenso de centros de costo de una sola vez, utiliza el importador masivo:
    1. 4.1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Reportería > Importadores > Importadores.
    2. 4.2. Busca el modificador o importador Definición Centro de Costos, descarga la plantilla Excel, completa tus centros de costo y sube el archivo a la plataforma.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás todas las definiciones de centros de costo listadas en Administración (ícono de engranaje) > Centros de costo, disponibles para asignarse a las fichas de tus colaboradores.
  • Ejemplo práctico: Crea centros de costo por sucursal, proyecto o unidad de negocio para obtener reportes contables y de remuneraciones segmentados.

Paso 3: Crea las áreas de tu empresa

Modela la jerarquía organizacional de tu empresa creando sus divisiones, áreas y subáreas.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Organización > Áreas.
  2. Crea el primer nivel jerárquico haciendo clic en Crear división, asigna su nombre y presiona Guardar.
  3. Para agregar las áreas y subáreas que dependen de esa división:
    1. 3.1. Haz clic sobre la división recién creada en el listado.
    2. 3.2. Selecciona Editar y luego haz clic en Crear área (puedes agregar tantas áreas y subáreas como requiera la estructura de tu organización).
    3. 3.3. Haz clic en Guardar.
  4. Si prefieres cargar toda tu estructura de forma masiva:
    1. 4.1. Ve a Reportería > Importadores > Importadores.
    2. 4.2. Busca el importador de Sub-áreas, descarga la plantilla Excel, completa la jerarquía de divisiones, áreas y subáreas, y sube el archivo.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás el árbol completo de divisiones, áreas y subáreas en la sección Áreas.
  • Importante: Las subáreas constituyen la unidad organizacional donde posteriormente vincularás los cargos y asignarás el trabajo de cada colaborador.

Paso 4: Crea los cargos de tu empresa

Registra el catálogo de puestos de trabajo de tu organización junto con sus descripciones y responsabilidades.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Organización > Cargos.
  2. Haz clic en el botón Crear cargo.
  3. Completa la información del formulario:
    1. 3.1. Nombre y código del cargo: Ingresa el título oficial del puesto dentro de tu empresa.
    2. 3.2. Descripción y requerimientos: Redacta las funciones y requisitos del puesto o apóyate en Buk AI para generar automáticamente una propuesta de descripción y requerimientos adaptada a tu organización.
  4. Haz clic en Guardar.
  5. Si deseas crear tu catálogo de cargos de forma masiva, ingresa a Reportería > Importadores > Importadores, selecciona el importador Cargos, descarga la plantilla Excel y súbela con tu listado completo.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus nuevos puestos aparecerán registrados en el listado de Administrativo > Organización > Cargos.
  • Sugerencia: Usar Buk AI al crear un cargo te ahorra tiempo operativo y te entrega una base estandarizada para futuros procesos de selección, evaluaciones de desempeño o descriptores de cargo.

Paso 5: Asocia tus cargos a las áreas de tu empresa

Vincula qué cargos existen dentro de cada subárea para habilitar la asignación de puestos al crear los trabajos de tus colaboradores.

  1. Elige cómo deseas asociar tus cargos a las subáreas:
    1. 1.1. Asociación manual desde Áreas:
      1. 1.1.1. Ve a Administrativo > Organización > Áreas.
      2. 1.1.2. Selecciona una subárea del listado y haz clic en Editar.
      3. 1.1.3. En el selector de cargos, agrega todos los cargos que desempeñan funciones dentro de esa subárea y haz clic en Guardar.
    2. 1.2. Asociación masiva mediante importador:
      1. 1.2.1. Dirígete a Reportería > Importadores > Importadores y busca el modificador Sub-áreas y cargos.
      2. 1.2.2. Descarga la plantilla Excel y abre la hoja Sub-áreas y Cargos.
      3. 1.2.3. En la columna Código del cargo, escribe el código identificador del cargo y, en la columna Áreas, ingresa el código numérico de la subárea (si un cargo pertenece a múltiples subáreas, escribe todos los códigos en la misma celda separados por comas, por ejemplo: 12, 15, 28).
      4. 1.2.4. Guarda el archivo Excel y súbelo en la ventana del modificador.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Al editar una subárea (o al asignar el área al trabajo de un colaborador), verás desplegados únicamente los cargos asociados a dicha unidad.
  • Importante: Este paso es obligatorio antes de crear los trabajos de tus colaboradores; si un cargo no está asociado a la subárea correspondiente, no aparecerá disponible al momento de registrar el puesto del trabajador.

Paso 6: Crea las fichas de tus colaboradores

Da de alta a las personas de tu organización registrando sus antecedentes personales, de seguridad social y contractuales.

  1. Elige el método de creación según el volumen de colaboradores que vas a incorporar:
    1. 1.1. Creación individual en plataforma:
      1. 1.1.1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Colaboradores (o Empleados) y haz clic en Crear Colaborador.
      2. 1.1.2. Completa la primera etapa con los Datos personales del colaborador (identificación, contacto, dirección y datos bancarios).
      3. 1.1.3. Ingresa los datos de Seguridad social o previsionales según la normativa de tu país.
      4. 1.1.4. Completa los datos del Trabajo (empresa, fechas de contrato, subárea, cargo, centro de costo y sueldo) y haz clic en Guardar.
    2. 1.2. Creación masiva mediante importadores (en 2 pasos secuenciales):
      1. 1.2.1. Ingresa a Reportería > Importadores > Importadores.
      2. 1.2.2. Paso A - Importador de Colaboradores: Descarga el template de Colaboradores, completa los datos personales obligatorios siguiendo las instrucciones del archivo y súbelo para crear las fichas personales.
      3. 1.2.3. Paso B - Importador de Trabajos: Una vez creados los colaboradores, descarga el template de Trabajos, completa las condiciones laborales y contractuales de cada persona y súbelo para activar su relación laboral.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás a tus colaboradores con su ficha y trabajo activos en el listado general de Administrativo > Colaboradores (Activos).
  • Importante: Si utilizas la carga masiva por Excel, respeta siempre el orden secuencial: primero debes cargar el Importador de Colaboradores (datos personales) y, una vez procesado sin errores, cargar el Importador de Trabajos (contrato y puesto).

¿Qué puedes hacer ahora?

Con tu estructura organizacional y fichas de colaboradores activas en Buk, puedes continuar con estas gestiones:

  • Asignar supervisores y visualizar el organigrama: Define las jefaturas directas en el trabajo de cada colaborador para generar automáticamente el organigrama interactivo de la empresa y habilitar los flujos de aprobación.
  • Mantener actualizados los datos personales: Utiliza el modificador masivo Datos Personales en Reportería > Importadores cuando necesites actualizar teléfonos, correos, cuentas bancarias o direcciones de múltiples colaboradores a la vez.
  • Generar documentos laborales o procesar nómina: Con los trabajos ya creados, tus colaboradores están listos para que les emitas contratos o certificados desde Documentos y Firma, o para iniciar el cálculo de remuneraciones y gestión de asistencia.

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