Organiza, automatiza y centraliza todo lo necesario para la incorporación de nuevos integrantes a tu organización con el módulo de Onboarding, asegurando una experiencia de bienvenida consistente desde el pre-ingreso hasta sus primeras semanas en el cargo.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a diseñar tus plantillas reutilizables de procesos, tareas y notificaciones, activar tu primer onboarding para un nuevo ingreso y monitorear el cumplimiento de cada hito:
- Plantillas de proceso reutilizables: Estandariza tus flujos de incorporación según el área, cargo o perfil del colaborador sin tener que configurar tareas ni correos desde cero en cada contratación.
- Coordinación de tareas y responsables: Asigna actividades específicas (estándar, firma de documentos, encuestas o capacitaciones) al nuevo colaborador, a su jefatura directa o a encargados de áreas clave como TI o Gestión de Personas.
- Comunicaciones y seguimiento automatizado: Programa el envío automático de correos de bienvenida o recordatorios en momentos clave y monitorea en tiempo real el avance de todos los procesos activos.
Paso 1: Crea tu primera plantilla de proceso
Configura el modelo base de bienvenida que reunirá las tareas y comunicaciones de un onboarding para reutilizarlo según el área y cargo de cada nuevo ingreso.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Procesos.
- Selecciona la plantilla prediseñada que incluye el módulo para adaptarla como referencia, o haz clic en Crear plantilla para diseñar una desde cero.
- Asigna un Nombre descriptivo a la plantilla (por ejemplo, Onboarding General Corporativo o Onboarding Equipo Comercial).
- Define los criterios de segmentación seleccionando las Áreas y los Cargos a los que aplicará este proceso, de modo que el sistema la recomiende automáticamente al iniciar un onboarding para esos perfiles.
- Configura y planifica la estructura de tareas, notificaciones (correos) y, si aplica, la plantilla de formulario de pre-ingreso que formarán parte del flujo.
- Haz clic en Guardar (o Crear plantilla) para almacenar tu configuración.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu plantilla de proceso aparecerá listada en Onboarding > Plantillas > Procesos, disponible para asignarse cada vez que inicies la incorporación de un colaborador.
- Sugerencia: Aprovecha la plantilla prediseñada que viene por defecto en el módulo para conocer la estructura recomendada de tareas y correos, y ajústala a la cultura de tu organización en pocos minutos.
Paso 2: Crea tu primera plantilla de tarea
Define las acciones concretas que deberán completar el nuevo colaborador, su líder directo o un responsable específico durante el proceso de incorporación.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Tareas.
- Haz clic en el botón Crear plantilla.
- Configura los elementos principales de la tarea:
- 3.1. Tipo de tarea: Elige entre tarea Estándar (actividad general con instrucciones), Documento, Encuesta o Capacitación.
- 3.2. Nombre y descripción: Escribe un título claro de la acción a realizar y detalla las instrucciones paso a paso.
- 3.3. Contenido multimedia y visibilidad: Si lo necesitas, adjunta una imagen o un video de apoyo, y define si la tarea será visible para el nuevo colaborador o privada para gestión interna.
- Haz clic en Guardar (o Crear Tarea) para incorporar la tarea a tu biblioteca de plantillas.
- Para incluirla en un flujo, dirígete a Onboarding > Plantillas > Procesos, edita la plantilla de proceso deseada, agrega la tarea y define su responsable (colaborador, supervisor o encargado específico), fecha de activación, plazo de cumplimiento, prioridad y dependencias.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La plantilla de tarea quedará registrada en tu catálogo de Tareas y vinculada dentro de la línea de tiempo de tu plantilla de proceso.
- Ejemplo práctico: Puedes crear una tarea estándar llamada Entregar computador y credenciales de acceso asignada al encargado de TI con plazo para el primer día de ingreso, y otra tarea llamada Completar recorrido de bienvenida asignada directamente al nuevo colaborador.
Paso 3: Crea tu primera plantilla de correo
Automatiza las comunicaciones y avisos del proceso de onboarding para que el nuevo integrante, su jefatura y los equipos de apoyo reciban la información oportuna en cada etapa.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Correos (o Notificaciones).
- Haz clic en Crear plantilla y completa los campos de configuración del mensaje:
- 2.1. Nombre: Ingresa un nombre interno para identificar la plantilla en tu biblioteca (por ejemplo, Correo de bienvenida general).
- 2.2. Asunto / Título: Escribe el asunto que verá el destinatario en su bandeja de entrada (por ejemplo, ¡Te damos la bienvenida a la empresa!).
- 2.3. Destinatarios: Selecciona quiénes recibirán el mensaje (el nuevo colaborador, su supervisor directo, el encargado del proceso u otros destinatarios).
- 2.4. Contenido y programación: Redacta el cuerpo del mensaje y define el momento exacto en que se enviará (por ejemplo, días antes del ingreso o en el primer día laboral).
- Haz clic en Guardar para registrar la plantilla de correo.
- Dirígete a Onboarding > Plantillas > Procesos, abre la plantilla de proceso en la que deseas incorporar este correo, agrégalo al flujo y presiona Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La plantilla de correo aparecerá en tu listado de Correos y quedará programada dentro de la plantilla de proceso seleccionada.
- Ejemplo práctico: Configura un correo automático programado 2 días antes de la fecha de ingreso para darle la bienvenida al nuevo colaborador e indicarle la hora de llegada, dirección y persona de contacto para su primer día.
Paso 4: Inicia tu primer proceso de Onboarding
Activa el flujo de incorporación para una persona recién contratada aplicando tus plantillas de proceso para detonar sus tareas y comunicaciones programadas.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Onboarding > Procesos.
- Selecciona la vista que corresponda a la situación actual de la persona e inicia la configuración:
- 2.1. Si la persona ya tiene ficha creada en Buk: Ingresa a la sección Colaboradores (pestaña Sin onboarding) o haz clic directamente en Crear proceso de onboarding.
- 2.2. Si la persona aún no tiene ficha creada (o proviene de Selección): Ingresa a la sección Colaboradores sin ficha, búscala en la pestaña No iniciados y haz clic en Iniciar (o presiona Crear proceso de onboarding).
- Completa los datos generales del proceso, seleccionando al colaborador, la persona encargada del proceso y la fecha de inicio del onboarding.
- Elige la o las plantillas de proceso que deseas asignar (el sistema te recomendará automáticamente las que correspondan según el área y cargo del colaborador) y, si aplica, asocia una plantilla de pre-ingreso.
- Haz clic en Continuar y revisa la vista previa de todas las tareas y correos que se generarán; realiza ajustes particulares si el caso lo requiere y haz clic en Iniciar para confirmar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El proceso pasará a estado activo y se crearán automáticamente todas las instancias de tareas y notificaciones programadas para el colaborador y los responsables involucrados.
- Importante: Una persona solo puede tener un proceso de onboarding activo a la vez; además, recuerda que si el proceso se inicia para un Colaborador sin ficha, pasará automáticamente a la vista Colaboradores tan pronto se cree su ficha laboral en Buk.
Paso 5: Revisa el seguimiento de tus procesos
Monitorea el avance de las incorporaciones en curso para identificar tareas pendientes o atrasadas y verificar que todas las comunicaciones se hayan enviado correctamente.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Onboarding > Procesos.
- Selecciona la vista Colaboradores (para quienes ya tienen ficha en Buk) o Colaboradores sin ficha, y entra a la pestaña En curso.
- Ubica el proceso del colaborador que deseas monitorear y haz clic en Mostrar dentro de la columna Acciones para gestionar el detalle:
- 3.1. Pestaña Tareas: Revisa el porcentaje de avance, el estado de cada actividad, el responsable asignado, la prioridad y la fecha límite. Desde aquí puedes editar plazos, enviar recordatorios o marcar tareas como finalizadas.
- 3.2. Pestaña Notificaciones: Consulta el estado de cada correo automático asociado al proceso (Programado, Enviado o Eliminado).
- 3.3. Otras pestañas de control: En la pantalla principal de Procesos, alterna entre las pestañas para detectar rápidamente colaboradores Sin onboarding o consultar el histórico de procesos Finalizados.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás el panel detallado con el progreso en tiempo real de las tareas y notificaciones de cada incorporación activa en tu empresa.
- Importante sobre el pre-ingreso: Si iniciaste un proceso en Colaboradores sin ficha que incluye formulario de pre-ingreso y flujo de alta, el monitoreo de las tareas se realiza en Onboarding, mientras que el estado de aprobación del formulario de pre-ingreso y del alta se revisa en Workflow > Solicitudes.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez que hayas puesto en marcha tus primeros procesos de bienvenida, puedes potenciar tu gestión con estas prácticas:
- Establecer una rutina semanal de seguimiento: Revisa cada semana la vista En curso para detectar tareas vencidas y enviar recordatorios oportunos a los líderes o áreas de soporte.
- Diferenciar plantillas por rol o nivel jerárquico: Crea plantillas específicas para cargos de liderazgo, roles operativos o modalidades remotas para que cada perfil reciba exactamente las herramientas y capacitaciones que necesita.
- Articular Selección y Pre-ingreso: Conecta el cierre de tus contrataciones en el módulo de Selección o tus formularios de Pre-ingreso para recopilar datos personales y bancarios antes del primer día laboral.
- Medir la experiencia de incorporación: Incorpora tareas de tipo Encuesta a los 7, 30 o 90 días del ingreso para recoger retroalimentación de los nuevos colaboradores y mejorar continuamente tus plantillas.