Detectar diferencias en el cálculo de las horas extras de tus colaboradores puede generar dudas durante el proceso de cierre de nómina. Sin embargo, la plataforma te permite verificar de manera transparente cada uno de los factores que componen este valor.
En esta guía te acompañaremos paso a paso para que aprendas a revisar las fórmulas de origen, validar los montos manualmente y corregir cualquier discrepancia de forma rápida y autónoma.
Paso a paso
Paso 1: Accede a la configuración de las horas extras
Para comenzar con la revisión, primero debes ingresar al área donde se definen los porcentajes de recargo de las horas extras en tu plataforma. Dirígete al menú de navegación y sigue esta ruta:
RUTA: Menú Superior > Administración > Asistencia > Configuraciones > Horas extras / Recargos
Una vez dentro de esta sección, el sistema te mostrará un listado detallado con todos los recargos configurados. Para revisar los valores específicos de un registro, pincha en el ícono del lápiz azul correspondiente a la hora extra que deseas auditar. Esto te permitirá visualizar el porcentaje exacto que se está aplicando en el sistema.
Paso 2: Verifica la fórmula de la hora ordinaria y los haberes afectos
A continuación, es necesario comprobar cómo calcula el sistema el valor de una hora de trabajo común (hora ordinaria) antes de aplicar cualquier recargo. Para realizar este cálculo base, la plataforma utiliza de manera automática la siguiente fórmula matemática:
La variable "Suma de ítems afectos" corresponde a todos los conceptos de remuneración imponible del colaborador que legalmente deben incluirse para este cálculo. Para confirmar qué haberes de tu empresa están participando en esta suma, dirígete a la siguiente sección:
RUTA: Remuneraciones > Ítems > Ítems > Haberes
Una vez allí, busca la columna denominada "Incluido en". Verás detallados los destinos de cada haber; asegúrate de que todos los ítems imponibles que correspondan estén marcados correctamente para el cálculo de horas extras.
Paso 3: Determina el valor final de la hora extra con su recargo
Después de validar el costo de la hora ordinaria, el siguiente paso consiste en aplicar el recargo de hora extra definido por la ley de tu país o las políticas internas de tu organización. Para calcular manualmente este valor unitario, debes aplicar la siguiente fórmula:
Nota de apoyo: Ten presente que los factores de recargo se representan en el sistema mediante números decimales multiplicadores. Por ejemplo:
Un 50% de recargo se calcula multiplicando por un factor de 1,5.
Un 100% de recargo (como horas en días festivos o domingos) se calcula utilizando un factor de 2,0.
Paso 4: Valida el monto total con las horas registradas en el período
Ahora que conoces el valor exacto de una hora extra individual, debes contrastarlo con el tiempo que el colaborador registró efectivamente en su control de asistencia. Para calcular el total que se debe reflejar en su pago, realiza la siguiente operación:
El resultado de esta operación matemática debe coincidir con el monto que visualizas en la liquidación o recibo del trabajador dentro de la plataforma.
Paso 5: Corrige discrepancias en el sistema si detectas diferencias
Si el cálculo manual que acabas de realizar no coincide con el valor que arroja el sistema, te recomendamos revisar detenidamente los siguientes puntos en la plataforma para corregir el origen del error:
Jornada laboral del colaborador: Ingresa a la ficha personal del trabajador y valida que su jornada semanal en horas esté correctamente registrada. Un número de horas incorrecto afectará directamente la división del Paso 2.
Marcación de haberes: Asegúrate de que no existan haberes adicionales incluidos por error (o conceptos omitidos) en la columna "Incluido en" que revisamos en el Paso 2.
Tipo de recargo asignado: Revisa que el colaborador tenga asignado el tipo de recargo correcto según el turno o contrato bajo el cual prestó sus servicios.
Paso 6: Realiza una auditoría masiva mediante el exportador de nómina
Si necesitas validar el cálculo de horas extras de muchos colaboradores al mismo tiempo en lugar de hacerlo uno por uno, la plataforma te permite generar un reporte masivo muy útil. Sigue estos pasos para configurarlo de manera correcta:
Para auditar el tiempo registrado (horas): Al configurar tu exportador de nómina, selecciona la variable de horas extras y factor dentro del parámetro de liquidación. Al descargar el archivo, verás una columna clara con la cantidad de horas realizadas por cada persona.
Para auditar el dinero a pagar (montos): En la configuración de tu exportador, selecciona la variable de horas extras y factor dentro del parámetro de haberes imponibles. Al exportar, el sistema te entregará un desglose con el dinero exacto que se le pagará a cada colaborador por este concepto, facilitando una comparación rápida en Excel.
Resultado esperado
Al finalizar esta revisión, habrás identificado con precisión si la diferencia en el cálculo se debía a un error en la jornada registrada en la ficha del colaborador, a un haber mal configurado o a un factor de recargo incorrecto. Una vez aplicadas las correcciones sugeridas en el Paso 5, los montos de horas extras en las liquidaciones de tus colaboradores se actualizarán automáticamente con los valores correctos esperados para tu nómina.
Ejemplo:
Valor diario: $553.553 ÷ 30 = $18.451,76.
Valor semanal: $18.451,76 × 7 = $129.162,36.
Valor de la hora ordinaria: $129.162,36 ÷ 42 = $3.075,29.
Cálculo de la hora extra (recargo del 50%): $3.075,29 × 1,5 = $4.612,94.
Total por las 5 horas extras: $4.612,94 × 5 = $23.064,70.
En este caso, al tener Oscar un contrato de 42 horas semanales con sueldo mensual, la normativa te permite utilizar un factor abreviado para llegar al mismo resultado de manera más rápida. Si multiplicas su sueldo base de $553.553 por el factor 0,0083333, obtendrás directamente el valor de una hora extra ($4.612,94).
Es importante considerar que estas horas extraordinarias forman parte de las remuneraciones imponibles de Oscar. Por consiguiente, este monto se sumará a su sueldo base para el cálculo de beneficios y obligaciones legales correspondientes a ese mes, como por ejemplo, la base de cálculo de su gratificación