Si tu empresa se adhirió a una Caja de Compensación, cambió de caja, o dejó de estar adherida, necesitas reflejarlo en Buk para que los descuentos y los archivos previsionales se generen correctamente. En este artículo verás cómo hacerlo y, sobre todo, qué pasos no puedes saltarte para que el cambio se aplique a los períodos que corresponden.
Requisitos previos
- Contar con permisos de administración sobre la configuración de la empresa.
- Tener el mes y las liquidaciones abiertos. Si el período está cerrado, el cambio no se aplica a esas liquidaciones.
- Conocer la fecha desde la cual rige la adhesión, porque de eso depende qué períodos hay que recalcular.
Paso 1: Registra la caja en las variables de la empresa
La Caja de Compensación es un parámetro de la empresa, no de la ficha de cada colaborador: se configura una vez y aplica a toda la empresa.
- Dirígete al menú superior Administración (tuerca), sección Empresas.
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En la empresa que quieres configurar, haz clic en Crear variable. Luego, haz clic en Crear nueva versión.
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En la sección Cajas de Compensaciones, escoge la caja a la cual está afiliada la empresa. Cuando termines, haz clic en Guardar.
Si tu empresa cambió de caja, registra la nueva adhesión con su fecha de inicio en lugar de editar la anterior: así cada período conserva la caja que estaba vigente y los archivos históricos no se alteran.
En esta misma sección se configura la Mutual de la empresa. Si necesitas cambiarla, revisa nuestro artículo ¿Cómo puedo cambiar o modificar la tasa de cotización de la mutual en Buk?
Paso 2: Activa el envío de los descuentos de caja en el archivo de Previred
Para que los créditos y seguros de la caja se declaren y paguen a través de Previred, debes tener activa la opción Pagos CCAF por PREVIRED.
Ruta: Remuneraciones > Configuraciones, pestaña Archivos. Al activarla, los descuentos de caja configurados en las fichas se incluyen automáticamente en el archivo de Previred. Si la desactivas, esos montos no se declararán por Previred y deberás gestionarlos directamente con la CCAF.
No todos los créditos de caja se pueden pagar por Previred. Algunos tipos de crédito, según la Caja de Compensación, deben gestionarse directamente con ella. Revisa nuestro artículo ¿Cómo crear y asignar créditos? para ver cuáles aplican.
Paso 3: Recalcula y regenera los archivos del período
Este paso es el que más se olvida y el que hace que el cambio "no se vea".
- Recalcula las liquidaciones de los períodos afectados, para que tomen la nueva configuración.
- Regenera los archivos del período (Previred y los que correspondan). Los archivos ya generados no se actualizan solos y van a seguir mostrando la configuración anterior.
Si necesitas aplicar el cambio a un mes que ya cerraste, primero tendrás que reabrirlo. Puedes apoyarte en la guía Guía paso a paso: Cómo cerrar, reabrir un mes y gestionar liquidaciones.
El cambio no es retroactivo por sí solo. Registrar la nueva caja no modifica las liquidaciones ya calculadas: necesitas recalcular los períodos afectados.
Resultado esperado
Las liquidaciones de los períodos recalculados muestran los descuentos de la caja que corresponde, y el archivo de Previred los informa según la configuración del Paso 2.
Casos especiales
El monto de Asignación Familiar no coincide con el de la caja
Puede ocurrir que el monto que calcula Buk por tramo no coincida con el que informa la caja. Si necesitas pagar exactamente el monto de la caja, revisa ¿Cómo configurar la Asignación Familiar?, sección Diferencias entre el monto de Buk y el de tu Caja de Compensación (CCAF).
Los créditos de la caja se gestionan aparte
Cambiar la adhesión de la empresa no reasigna los créditos ya cargados a los colaboradores. Para eso, revisa ¿Cómo puedo modificar los créditos de la caja de compensación de un colaborador?
Reliquidaciones que cruzan un cambio de caja
Si reliquidas un período en el que cambió la distribución entre caja y Fonasa, el sistema emite un archivo de renta accesoria por cada tramo con distribución distinta. Es el comportamiento esperado: cada archivo refleja la configuración vigente en su período.
Confirma el procedimiento con tu caja. Los plazos y requisitos de adhesión o desafiliación los define cada Caja de Compensación, no la plataforma.
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