Configurar el concepto de gratificación en Buk es un proceso fundamental para asegurar que los cálculos en tus liquidaciones mensuales se realicen de manera correcta y automatizada. Para lograrlo, la plataforma aborda este beneficio desde dos perspectivas complementarias: primero, mediante las definiciones generales y reglas de cálculo a nivel de empresa y, segundo, confirmando de manera individual si el colaborador tiene o no asignado este derecho en su contrato.
En este artículo aprenderás a navegar por ambas pantallas, conocerás el impacto legal de cada parámetro disponible y sabrás cómo activar o desactivar el beneficio para tu personal, logrando que el sistema realice las validaciones correspondientes de forma fluida y centralizada.
Paso a paso
Paso 1: Ingresar a la configuración de la empresa
Para comenzar con el proceso, el primer paso consiste en establecer las directrices globales de cálculo que utilizará la organización. Dirígete al menú principal de la plataforma e ingresa a la siguiente sección:
RUTA: Administración → Empresas
Una vez allí, el sistema te mostrará un listado con todas las organizaciones cargadas en tu plataforma. Busca la empresa específica que deseas revisar y, en la parte derecha de esa misma fila, pincha sobre el icono del lápiz, el cual corresponde a la opción de editar.
Paso 2: Definir las opciones de cálculo de la gratificación
A continuación, verás que se abre la pantalla con los datos y configuraciones generales de tu empresa. Debes desplazarte hacia abajo en la página hasta encontrar la sección titulada Opciones gratificaciones.
En este apartado te aparecerán diversas definiciones clave; tu tarea en este punto será revisar cada una de ellas y elegir cuáles dejas con la opción "Sí" y cuáles con la opción "No" según tus políticas internas:
Paga Gratificación: Determina de manera general si el trabajador recibirá el pago de este concepto.
Considerar Horas Extra: Indica si las horas extraordinarias se incluirán en la base de cálculo de la gratificación.
Considerar Recargo Domingo: Define si el recargo por trabajo en día domingo será considerado para el cálculo de la gratificación.
Eliminar Tope: Permite eliminar de forma permanente el tope legal de 4,75 veces el sueldo mínimo aplicable al cálculo de la gratificación.
Proporcionar Tope: Permite proporcionar proporcionalmente el tope de las gratificaciones durante los periodos en que el colaborador se encuentre con licencia médica.
Aplicar Tope En Múltiples Fichas: Cuando esta alternativa está activada, el tope de gratificación se aplica a lo largo de múltiples fichas (es decir, el sistema sumará la gratificación de todas las fichas activas del colaborador para asegurar que no se pague más del límite legal en la suma total). Si la dejas desactivada, cada ficha aplicará el tope por separado, existiendo la posibilidad de pagarse más en el total consolidado.
Una vez que hayas seleccionado las opciones deseadas, desplázate hasta el final de la pantalla y presiona Guardar. Con esto, el sistema registrará los cambios y el método de cálculo por parte de la empresa quedará configurado.
Paso 3: Acceder a la ficha laboral del colaborador
Ahora que las reglas de la empresa están correctamente establecidas, pasaremos a la segunda etapa para validar la situación particular de tu personal. Para comenzar, ingresa a la ficha del colaborador que deseas configurar y pincha sobre la pestaña llamada Resumen. Una vez dentro de este apartado, busca y selecciona la opción de Editar trabajo.
Paso 4: Habilitar o confirmar el beneficio de gratificación
Después de eso, la plataforma te mostrará la pantalla con los datos contractuales del trabajador. Desplázate hacia abajo hasta llegar a la sección de Sueldo base. Justo debajo de este campo, podrás visualizar la opción llamada Recibe gratificaciones. En este punto debes prestar atención al estado visual del selector: si se encuentra en color azul, significa que el trabajador sí va a tener ese concepto asignado; por el contrario, si se muestra en blanco (es decir, no está seleccionado), significa que no lo tendrá incorporado. Modifica el selector según corresponda y, para terminar, baja un poco más en la pantalla y presiona Guardar para consolidar la información.
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento correctamente, el sistema unificará los criterios de ambas pantallas de forma fluida. Al momento de procesar las remuneraciones del periodo, la plataforma tomará las reglas y topes definidos en la configuración de la empresa y los aplicará de manera automática únicamente a aquellos colaboradores que tengan activa la opción "Recibe gratificaciones" en color azul dentro de sus fichas individuales.
Consideraciones adicionales
Cálculos especiales: Si por políticas internas de la organización necesitas aplicar un cálculo especial que se salga de los parámetros estándar explicados anteriormente, cuentas con la posibilidad de crear un ítem formulado con la lógica exacta que definas para tu negocio.