Debes hacer un reproceso cuando ya se realizó el pago o publicación de la nómina y necesitas corregir información remuneracional de ese mismo período.
Si todavía no pagaste, o si el ajuste corresponde a otro mes, hay caminos más simples. Esta tabla te dice cuál te toca:
¿Necesitas un reproceso?
| Tu situación | ¿Qué corresponde? | ¿Por qué? |
|---|---|---|
| El proceso de pago está en estado Iniciado o En revisión | Edita las liquidaciones directamente | El proceso todavía está abierto: no necesitas crear nada nuevo, modificas y sigues |
| El proceso está en estado Pagado y necesitas corregir ese mismo mes | Reproceso | Conserva la liquidación original intacta y crea una versión actualizada con las diferencias |
| El pago ya fue acreditado y quieres modificar sin dejar registro de la versión anterior | Deshacer pago del proceso | Devuelve el proceso al estado Iniciado y editas las liquidaciones originales. Úsalo solo si no necesitas trazabilidad |
| Necesitas pagar diferencias de meses anteriores (gratificación, sueldo mínimo, bonos retroactivos) | Reliquidación por renta accesoria | Genera archivos separados para Previred, porque afecta períodos ya declarados |
| La persona no estaba en ningún proceso pagado del mes | Nuevo proceso de pago | Un reproceso solo puede incluir a quienes ya tenían una liquidación en un proceso pagado |
La diferencia entre un reproceso y una reliquidación es de período. Los dos ajustan liquidaciones ya procesadas, pero el reproceso opera dentro del mismo mes cerrado, mientras que la reliquidación corrige meses anteriores y genera archivos aparte para Previred.
¿Qué implica un reproceso para la nómina?
- Podrás agregar haberes o descuentos, editar trabajos, entre otros, a colaboradores que se encuentren exclusivamente en un proceso en estado Pagado.
-
Se crea una nueva pestaña en la liquidación llamada Liquidación Actualizada, junto a la Liquidación Original.
- Podrás comparar esta liquidación con la original y ver las diferencias entre ambas, y si corresponde un monto extra a pagar o un sobregiro.
-
Si hay un monto a pagar, podrás descargar el archivo desde el Transfer de Diferencias luego de haberlo regenerado. Para ello debes ingresar al reproceso creado e ir a la sección de Documentos y Pagos en el mismo.
- Si hay un sobregiro, el sistema lo descontará automáticamente en la próxima liquidación del trabajador.
- El colaborador podrá ver las dos liquidaciones en su ficha. Si prefieres que no la vea hasta el momento del pago, puedes mantenerla sin publicar hasta que esté lista.
¿A quiénes incluyo en el reproceso?
Solo a los colaboradores afectados por el cambio. Puedes incluir a todos, pero no aporta nada: el sistema calcula diferencias únicamente para quienes tuvieron modificaciones, así que el Transfer de Diferencias y el Reporte de Diferencias saldrán con las mismas líneas en los dos casos, y la pestaña Liquidación Actualizada aparecerá solo en las fichas que efectivamente cambiaron.
Consejo: incluir solo a los afectados te deja un reproceso más fácil de revisar y de revertir. Si más adelante necesitas eliminarlo, tendrás que dejar en cero las diferencias de cada participante, así que mientras menos participantes, mejor.
¿Qué pasa con tus archivos?
Los libros de remuneraciones, el archivo de Previred y la centralización contable se actualizan automáticamente para reflejar los cambios del reproceso.
Para declarar en Previred no necesitas juntar dos archivos. El archivo del proceso general consolidado ya incluye el proceso original y el reproceso. Descárgalo desde ahí, no desde el reproceso: los archivos del reproceso por sí solos contienen únicamente las diferencias.
¿Dónde encontrar la versión consolidada y la original?
En la pestaña Documentos y Pagos del proceso original vas a ver dos secciones:
- Proceso Actualizado: consolida todos los cambios del reproceso. Es la que necesitas para declarar y para tus registros.
- Proceso Inicial: los archivos originales sin modificar, para respaldo.
Y en la pestaña Documentos y Pagos del reproceso vas a encontrar el Reporte de Diferencias con el detalle por colaborador, el Transfer de Diferencias con el archivo bancario, y un cuadro resumen.
Casos especiales
No me aparece la opción de Reproceso
La opción solo aparece cuando tienes al menos un proceso de pago en estado Pagado. Si todos tus procesos están en Iniciado o En revisión, no vas a ver Reproceso como alternativa.
Verifica además que esté activa la configuración Habilitar creación de múltiples procesos por periodo, en el menú lateral Remuneraciones, sección Configuraciones, pestaña Cálculo.
El sobregiro: ¿qué es y qué hacer si el trabajador ya devolvió el dinero?
Un sobregiro aparece cuando, al reprocesar, el sistema detecta que se pagó más de lo que correspondía. No es un error, es el mecanismo que Buk usa para recuperar el exceso de forma ordenada, descontándolo en la siguiente liquidación.
Si el trabajador ya devolvió el dinero por otro medio, puedes eliminar el sobregiro manualmente. El paso a paso está en el artículo de reprocesos, y es importante que lo leas antes, ya que la acción no se puede revertir y no genera respaldo contable automático.
¿Puedo hacer más de un reproceso en el mismo mes?
Sí, no hay un límite establecido, incluso para los mismos colaboradores. La única condición es que cada reproceso anterior esté en estado Pagado antes de crear el siguiente.
Necesito deshacer o eliminar un reproceso ya creado
Para volver a editar, usa Deshacer pago y el reproceso regresa al estado Iniciado.
Para eliminarlo, primero hay que revertir los cambios de todas las liquidaciones incluidas hasta que no queden diferencias; solo entonces el sistema habilita la eliminación. El detalle está en el artículo de reprocesos.
¿Dónde sigo?
Ya sabes si necesitas un reproceso. Para hacerlo:
| Lo que necesitas | Artículo |
|---|---|
| El paso a paso completo: requisitos previos, crear el reproceso, llevarlo a Pagado, sobregiros, eliminarlo, y las preguntas frecuentes | Reprocesos en Buk: cómo corregir y ajustar liquidaciones ya pagadas |
| Realizar, modificar o eliminar un reproceso, en versión corta | ¿Cómo puedo realizar, modificar o eliminar un reproceso en Buk? |
| Comparar la Liquidación Original con la Actualizada y descargar liquidaciones | Visualización de Liquidaciones, Reproceso y Diferencias |
| Verificar el detalle y el resultado de un reproceso ya hecho | ¿Cómo puedo verificar el detalle y resultado de un reproceso ya realizado? |
| No aparece la opción para iniciar o gestionar el reproceso | ¿Qué debo hacer si el sistema no muestra la opción para iniciar o gestionar un reproceso? |
| El proceso quedó detenido o da errores al reprocesar | ¿Qué debo hacer si un proceso de remuneraciones queda detenido o presenta errores al reprocesar? |
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