Cómo crear y configurar un curso e-learning

Este artículo está diseñado para guiar a los usuarios con rol súper administrador y administrador en la creación y configuración de cursos e-learning dentro del LMS. Incluye el proceso para agregar contenido, configurar evaluaciones, definir criterios de aprobación y gestionar las distintas opciones disponibles para una publicación efectiva del curso. Su alcance contempla todos los pasos necesarios para configurar un curso desde cero. 

Proceso 

1. Acceso a la creación:

• Tener acceso de administrador general y cursos y contenido al módulo de Capacitaciones.
• Dirígete al menú lateral izquierdo, haz clic en Cursos e-learning y luego, Cursos.
• Haz clic en Agregar nuevo y escoge la opción Curso.

2. Formulario de creación inicial: Se abrirá un formulario con campos básicos obligatorios:

• Nombre del curso
• Proveedor
• Duración
• Categoría y subcategoría
• Activa y selecciona diplomas

3. Guardar cambios: Una vez completados los campos, haz clic en Crear y editar para acceder a la vista de configuración del curso.

Configuración del curso

1. Material del curso

Aquí debes armar el curso adjuntando el contenido que lo compondrá. 

Junto con ello, debes elaborar el índice del curso, agregando unidades, que contienen capítulos, y estos últimos incluyen los tópicos. 

Desde esta sección, las acciones disponibles son:

• Cambiar orden: Usa el ícono de arrastre para reordenar.
• Agregar: Usa el "+" para agregar unidades, capítulos o tópicos.
• Renombrar: Haz clic en el lápiz para editar nombres.

Nota: Los tópicos en estado borrador deben ser completados antes de publicar el curso.

En cursos de proveedores externos, no tendras acceso al material del curso por ende no podra ser editado en termino de contenido del curso.

2. Criterios de aprobación

Se utilizan para definir las condiciones para que los participantes aprueben un curso. Las opciones son:

• Aprobar todos los tópicos
• Obtener una nota promedio igual o superior al límite definido
• Cumplir ambas condiciones

📌Para más información sobre los criterios de aprobación y cómo configurarlos, te invitamos a leer el siguiente artículo.

3. Orden obligatorio

Puedes forzar que los usuarios sigan el orden secuencial de las unidades, capítulos y tópicos marcando el checkbox.

4. Selección de tópicos 

Los tópicos son las unidades de contenido que componen un curso e-learning: videos, PDFs, páginas, evaluaciones, entre otros. Saber cómo crearlos, editarlos y publicarlos correctamente evita errores comunes al momento de lanzar o actualizar un curso.

1. Dentro del curso, ve a la sección de contenido y haz clic en Agregar tópico.
2. Elige el tipo de tópico: video, PDF, página, URL externa, evaluación, encuesta, entre otros.
3. Sube o configura el contenido según el tipo elegido y guarda.
4. Un tópico sin tipo asignado queda en estado de borrador. Debes elegir su tipo antes de poder publicar el curso.

• Video
• SCORM: Video interactivo en formato .zip
• Página: Permite agregar un texto, imágenes o link externo
• PDF
• PowerPoint
• URL externa: Permite adjuntar contenido a través de un enlace externo a la plataforma
• Encuesta: Debe ser creada previamente en Formularios
• Evaluación: Debe ser creada previamente en Formularios. Este tópico permite definir el máximo de veces que se puede responder y la ponderación (según el criterio de aprobación escogido)

Al momento de seleccionar un tópico, este se puede cargar desde la Biblioteca LMS (centro de datos) o bien, desde el equipo. 

Configuraciones adicionales: 

• Tópico opcional: Cada tópico dispone de un switch para marcarlo como "opcional", y permitir que el colaborador avance sin necesidad de completarlo.
• Evaluación final del curso: Sólo aplica para evaluaciones y SCORM que reporten nota. Se usa para indicar que el resultado de dicho instrumento se considere para la aprobación del curso. 

Nota: En cuanto a las evaluaciones de proveedores externo: Las evaluaciones y materiales pedagógicos son administrados directamente por el proveedor; por lo tanto, no pueden ser editados o eliminados desde Buk.

Reemplazar el video de un tópico ya publicado

1. Edita el tópico de video que quieres actualizar.
2. Sube el nuevo archivo de video o selecciona uno desde la biblioteca de medios.
3. Guarda los cambios. Si dejas el campo de video vacío al guardar, el sistema conserva el video anterior.
4. Publica el curso para que el nuevo video quede disponible.

El nuevo video lo verán las inscripciones nuevas y quienes todavía no empezaron el curso. Quienes ya tienen avance siguen viendo la versión anterior con el video anterior. Para que vean el video nuevo, debes restablecer su avance desde la vista de inscripciones.

Previsualización

Haz clic en el botón "Previsualizar" para revisar el curso desde la vista del colaborador.

Publicar el curso

1. Antes de publicar, revisa que no existan tópicos en borrador (sin tipo asignado) ni tópicos sin contenido (por ejemplo, un tópico de video sin archivo).
2. Si el sistema detecta alguno de estos casos, muestra un mensaje indicando cuántos tópicos tienen el problema y en qué capítulo o unidad están.
3. Resuelve los tópicos pendientes y vuelve a intentar la publicación.
4. Si configuraste criterios de aprobación con evaluaciones finales, verifica que sus ponderaciones sumen 100% antes de publicar.

Secciones del menú del curso

📑General: Datos generales del curso, imagen, notas internas y avance del curso.

📽️Material del curso: Área para configurar los tópicos y contenido del curso como tal. (sólo para cursos propios)

⚙️Ajustes:

• Información del curso: Modificación de datos como foto de portada, nombre del curso, trailer, duración del curso, tiempo que se visualiza en estrenos, prioridad, proveedor, entre otros.
• Esta sección Incluye las configuraciones de código SENCE y Constancias SIRCE, en caso de tener las integraciones activas.
• Formato de correos: Activación y personalización de correos de bienvenida y recordatorios.
• Gamificación: Activación de hitos con puntaje.
• Diploma: Activación y selección de un diploma previamente cargado.

📌 Sobre la imagen de portada: se recomienda una resolución mínima de 1920x1080 y un peso máximo de 600 kb. Ten en cuenta que esta imagen se muestra en distintos espacios (carruseles, vista previa y vista del colaborador) que se adaptan al tamaño de la pantalla, por lo que sus bordes pueden recortarse. Mantén los elementos importantes al centro y evita incluir texto en la imagen.

👥Instancias: Sección donde se gestionan las inscripciones de participantes en los cursos, se configuran tipos de instancias, su vigencia y visibilidad. Cada curso cuenta, por defecto, con una instancia privada predeterminada. 

Las instancias predeterminadas no se pueden eliminar. Además, asignamos automáticamente las inscripciones a rutas de aprendizaje a la instancia predeterminada.

📌Para más información sobre cómo gestionar y crear nuevas instancias, te invitamos a leer el siguiente artículo.

¿Cómo puedo estructurar cursos con contenido que se actualiza periódicamente?

Cómo organizar cápsulas periódicas — comportamiento real del versionamiento

Alternativa recomendada: un curso independiente por cada cápsula nueva

Para evitar el problema del versionamiento, la práctica más efectiva es crear un curso e-learning independiente para cada nueva cápsula o contenido que quieras agregar. Así cada colaborador siempre accede a la versión correcta sin afectar el avance registrado en otros cursos.

¿Por qué la imagen de portada no se ve completa en la vista del colaborador?

La imagen de portada se muestra en distintos espacios (carrusel de "Requeridos", "Estrenos", vista previa, etc.), y esos contenedores se adaptan automáticamente al tamaño disponible en la pantalla. Como no tienen una proporción fija, según la resolución del dispositivo la imagen puede mostrarse más pequeña o recortarse por los bordes. Por eso puede verse completa al abrir el curso, pero recortada en las miniaturas o la previsualización, aunque tenga las dimensiones correctas (1920x1080).

💡 Recomendaciones para que se vea bien en todos los espacios:

• Mantén los elementos importantes al centro; los bordes pueden recortarse.

• Prioriza imágenes simples y limpias, con un foco claro.

• Evita incluir texto en la imagen: la plataforma ya muestra el título del curso automáticamente sobre la portada.

• Respeta las especificaciones: resolución mínima 1920x1080 y peso máximo 600 kb.

Problemas de visibilidad y acceso a materiales del curso

Problemas de visibilidad y acceso a materiales del curso

Si tus colaboradores reportan que no pueden ver o acceder a ciertos materiales como videos o PDFs, revisa los siguientes puntos comunes:

• Material en estado "borrador": Un tópico no será visible para los participantes hasta que completes su configuración. Asegúrate de que ningún material que deba estar disponible se encuentre en estado de borrador.
• Enlaces de videos externos (YouTube, Vimeo): Confirma que el enlace del video sea público y esté escrito correctamente. Los videos privados o con restricciones de visualización no se cargarán en la plataforma. Es recomendable usar la URL directa del video.
• Archivos que no cargan (PDF, SCORM): Si un archivo no se visualiza, puede que se haya dañado durante la carga. Una solución común es eliminar el tópico y volver a subir el archivo. Si el problema continúa, podría estar relacionado con la configuración del navegador del colaborador (extensiones, bloqueadores) o restricciones de su red local.

Publicación del curso

Una vez que hayas finalizado toda la configuración, el último paso es publicar los cambios para que sean visibles para los colaboradores. Para ello, haz clic en el botón Publicar cambios, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

Esto aplicará todas las actualizaciones para las nuevas inscripciones y para aquellos usuarios que aún no han iniciado el curso.

¿Qué determina la visibilidad de un curso en el portal del colaborador?

La visibilidad de un curso en el portal del colaborador no depende de un único factor, sino de la combinación del estado del curso, el estado de la instancia y la inscripción del colaborador. Entender cómo interactúan estos tres elementos permite anticipar por qué un curso aparece o no para un colaborador en un momento dado.

Funcionamiento general

Un curso es visible para un colaborador cuando se cumplen simultáneamente tres condiciones:

• El curso está en estado publicado, no en borrador.
• La instancia en la que está inscrito el colaborador tiene fechas vigentes (la fecha de inicio ya llegó y la fecha de término no ha vencido, si es que se configuró una).
• El colaborador está inscrito en una instancia activa del curso.

Si cualquiera de estas condiciones no se cumple, el curso no aparecerá en el portal del colaborador o no estará disponible para acceder, aunque el colaborador pueda verlo en su listado.

Los cursos completados dejan de aparecer en los carruseles principales del portal. El colaborador puede acceder a ellos desde su historial de cursos, pero no desde la vista de inicio.

• Un curso en estado borrador no es visible para ningún colaborador, independientemente de si tiene inscripciones activas.
• Una instancia con fecha de término vencida hace que el curso deje de estar disponible para los participantes, aunque sigan inscritos.
• La visibilidad de cursos en la Tienda de Cursos (Bukplay) responde a una lógica distinta a la de los cursos propios de la organización.

Relación y diferencias con otros elementos

La visibilidad de un curso es distinta al acceso al curso. Un colaborador puede ver un curso en su portal pero no poder acceder a él si la instancia aún no ha iniciado o si la fecha de inicio no ha llegado.

• Estado del curso vs. estado de la instancia: el curso puede estar publicado, pero si la instancia está vencida o inactiva, el colaborador no puede acceder al contenido.
• Inscripción vs. visibilidad: que un colaborador esté inscrito no garantiza que pueda ver el curso en el portal en todo momento. Las fechas de la instancia y el estado del curso también influyen.

• Cursos propios vs. Bukplay: la visibilidad de los cursos del catálogo Bukplay depende de la configuración de acceso público y de la vigencia del contrato con el proveedor, no solo del estado del curso.
   

  Consideraciones importantes

• Los tópicos en borrador bloquean la publicación del curso completo: no es posible publicar si existe al menos un tópico sin tipo asignado o sin contenido. El sistema muestra el detalle de cuáles son.

• Los videos se alojan en la plataforma de Buk: no es posible usar links de YouTube, Vimeo ni otras plataformas externas como fuente de video en un tópico de tipo video.

• Cambiar el video en la biblioteca de medios afecta a todas las versiones del curso: si reemplazas el archivo directamente en la biblioteca sin pasar por el tópico, el cambio puede afectar a versiones anteriores del curso. Para evitarlo, edita el video siempre desde el tópico.

• Mientras el curso esté en borrador, los colaboradores inscritos siguen viendo la versión publicada anterior sin interrupciones. 

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