¡Llegó el momento de poner en acción tu sistema de activos!🎉 En esta fase crucial, transformarás tus productos en activos físicos y gestionarás todo su ciclo de vida: desde la asignación hasta el mantenimiento y baja.
Aquí aprenderás a dominar el corazón operativo del módulo:
🔹Inventario inteligente: Controla estados (Disponible/Asignado/Mantenimiento) y atributos únicos de cada activo.
🔹Flujo de órdenes: Gestiona solicitudes, asignaciones y rechazos con trazabilidad completa.
🔹Movimientos clave: Registra cambios de estado, comentarios, asignación o responsable con historial incluido.
Beneficios que obtendrás:
✔️ Visibilidad 360° de todos tus activos en tiempo real
✔️ Procesos estandarizados para solicitudes y asignaciones
Proceso en la plataforma
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Administrativo > 🖥️ Gestión de Activos > ⚙️ Inventario)
En esta vista, visualizarás la lista de activos que tienes en tu inventario. En caso de querer agregar las columnas que agregaste con tus atributos personalizados, puedes hacerlo haciendo clic en el botón “Organizar columnas” y eligiendo los campos que quieres visualizar.
Paso 1: Inventario
Existen distintas acciones que te permitirán gestionar tu inventario:
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Crear un activo manualmente:
1. Presionar el botón “Crear Activo”
- Llenar campos del formulario para crear activo:
Deberás seleccionar la Categoría, el Producto y el Estado.
- Disponible: Estado cuando el activo está disponible para ser asignado a un colaborador
- Asignado: Estado cuando un activo está asignado a un colaborador. (no disponible para asignar). Para seleccionar este estado, te preguntará a quién deseas asignarlo y quedará como responsable del activo.
- En mantenimiento: Estado cuando el activo tiene alguna falla y está en proceso de arreglarlo. Al cambiar este estado, se puede volver a asignar el responsable.
- Inactivo: Estado cuando el activo no se puede utilizar y por lo tanto no se puede activar, en general por fallas más graves o descontinuación en su uso.
En caso de haber creado atributos personalizados para activos, deberás rellenar también esos campos.
Cambiar estado de un activo: lo puedes hacer de tres formas:
A) Individual:
- Clic acción “ Cambiar estado” en el listado de los activos
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Selecciona el nuevo estado: Disponible, Asignado, Mantenimiento, Inactivo
Además, podrás dejar un comentario de manera opcional. Este comentario y el registro del movimiento se verán reflejados en el Historial.
B) Masiva: Esta opción está disponible para cambiar varios activos a la vez hacia estados "Disponible", "Mantenimiento" o "Inactivo".
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Selecciona los activos a cambiar de estado y haz clic en Acciones > Cambiar Estado.
Aparecerá entre paréntesis la cantidad de activos seleccionados
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Selecciona el nuevo estado al que necesitas que cambien los activos y haz clic en Guardar.
Si seleccionas el estado "Mantenimiento", puedes elegir mantener asignados los activos que ya estaban asignados
C) Personalizada: Cambiar más de un activo de "Disponible" a "Asignado" para un colaborador
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Selecciona los activos a asignar y haz clic en Acciones > Asignar a un Colaborador.
Aparecerá entre paréntesis la cantidad de activos seleccionados
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Aparecerá un cuadro informando la cantidad de activos que se asignarán y en el que podrás elegir a quién asignarás los activos. Selecciona y haz clic en Guardar.
Historial de movimientos (para ver todos los movimientos anteriores del activo)
- Clic acción “Ver historial de movimientos”
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Historial de movimientos:
Cada cambio que hagas —como reasignaciones, mantenimientos o bajas— queda registrado automáticamente en el historial. Esto asegura trazabilidad completa, con comentarios y fechas para auditar cualquier movimiento.
Agregar comentario
- Clic acción “Más opciones > Agregar comentario”
- Podrás agregar información del activo que se verá reflejada en el Historial de movimientos
Editar atributos de un activo
- Clic acción “Más opciones > Editar”
- Podrás editar sólo los atributos personalizados que creaste para ese activo.
Eliminar un activo. Lo puedes hacer sólo si el activo está en estado "Inactivo" y de dos formas:
A) Individual:
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Clic acción “Más opciones > Eliminar”:
Solo podrás eliminar los activos que estén inactivos , si no, el botón se desactivará.
- Ejemplo: botón eliminar activo - opción individual
- Ejemplo: botón eliminar inactivo - opción individual
B) Masiva:
Esta acción ahora se puede realizar masivamente, permitiéndote eliminar varios activos en estado "Inactivo" simultáneamente desde el inventario.
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Selecciona los activos que deseas eliminar y haz clic en Acciones > Eliminar activos.
Aparecerá entre paréntesis la cantidad de activos seleccionados
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Aparecerá un cuadro de advertencia, porque la acción no se puede recuperar, se perderán el historial y los documentos asociados a cada uno. Si deseas eliminar esos activos, debes escribir "Eliminar" en el campo que aparece en el cuadro de advertencia y hacer clic en el botón inferior derecho: Eliminar.
Paso 2: Importadores y exportadores
Crear activos con importador
🖇️(📑Menú lateral >📋Información >↘️Importadores >↘️Importadores >Pestaña Administrativo >Gestión de activos)
Dentro del menú / Información encontrarás la sección de Importadores, donde podrás descargar los templates para luego importar:
- Categorías
- Productos
- Activos (Para este caso, podrás decidir si para los activos asignados, se genera el documento de respaldo o no)
En cada importador, se puede descargar el excel para luego hacer la importación masiva, es por esto que te recomendamos crear todos los atributos personalizados antes de importar para que asi se incluya la columna en el excel del importador.
✨Te recomendamos descargar las plantillas en la medida que vas importando por nivel (Categoría > Producto > Activos) para que al momento de descargar la siguiente plantilla, contenga los ID de las Categorías y/o Productos ya existentes.
Exportadores
🖇️(📑 Menú lateral > 📋Información > ↘️Exportadores > ↘️Personalizados > Pestaña Mis Reportes)
- Clic botón “Crear reporte”
- Seleccionar pestaña Administrativo, opción “Gestión de Activos”
- En esta vista aparecen los parámetros disponibles, de estos se puede elegir agrupar por ciertos parámetros y qué columnas incluir en el exportador.
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