Centraliza y gestiona de manera eficiente todas las comunicaciones, aprobaciones y pendientes de tus colaboradores con la Central de Notificaciones y Tareas pendientes, eliminando la incertidumbre sobre la recepción de avisos críticos en tu organización.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a destacar las tareas pendientes en el portal del colaborador, personalizar los canales de envío de cada alerta, auditar en tiempo real la recepción y apertura de mensajes, y habilitar los permisos para tu equipo:
- Tareas pendientes en un solo lugar: Reúne todas las solicitudes pendientes de aprobación y recordatorios personales tanto en el ícono de campana de la barra superior como en un widget directo dentro del portal del colaborador.
- Estrategia multicanal de alertas: Configura qué avisos se envían por Correo electrónico, App Móvil o mediante integraciones con Slack, Microsoft Teams y Google Chat.
- Trazabilidad y auditoría en tiempo real: Consulta el Historial de notificaciones para verificar cuándo se envió cada alerta, cuál es su estado de entrega y si el destinatario abrió o hizo clic en el correo.
Paso 1: Asegura la visibilidad en el Portal del Colaborador
Habilita el acceso directo de tareas pendientes en la pantalla de inicio del portal para que cada colaborador visualice sus gestiones requeridas apenas inicie sesión en Buk.
- En el menú lateral izquierdo de Buk, selecciona Desarrollo Organizacional > Comunicaciones y haz clic en Configuraciones.
- Dentro de la sección Portal, ubica el apartado de Tareas pendientes (o Configuración de Tareas pendientes).
- Marca la opción Mostrar widget de tareas pendientes (o Mostrar en el portal).
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El recuadro de Tareas Pendientes aparecerá visible de forma automática en el dashboard principal (Mi espacio) del portal de los colaboradores, complementando al ícono de campana de la barra superior.
- Ejemplo práctico: Cuando un colaborador nuevo ingrese por primera vez a la sección Mi espacio, verá en primer plano sus tareas pendientes (como firmar su contrato o completar documentos de ingreso) y podrá hacer clic en Ir para resolverlas de inmediato.
Paso 2: Personaliza tu estrategia de canales
Define la combinación óptima de canales de comunicación para cada tipo de alerta del sistema, asegurando que cada aviso llegue por el medio más oportuno para tu equipo.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Central de Notificaciones (o Notificaciones).
- Ingresa a la pestaña Configuración (o Configuración de notificaciones).
- Revisa el listado de tipos de notificaciones que emite la plataforma (como aprobaciones de vacaciones, altas, tareas pendientes o liquidaciones).
- Para cada tipo de aviso, activa o desactiva los canales de envío deseados:
- 4.1. Canales estándar: Activa o desactiva el envío por Email (correo electrónico) y App Móvil.
- 4.2. Canales integrados: Conecta y activa Slack, Microsoft Teams o Google Chat para recibir notificaciones críticas como mensajes directos (el envío de alertas por estos canales externos requiere Plataforma Pro, mientras que la interacción con Buk AI en estos espacios también está disponible en Plataforma Esencial).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus preferencias de canales se guardarán automáticamente en la matriz de Configuración de notificaciones y se aplicarán a partir de los siguientes envíos del sistema.
- Ejemplo práctico: Configura que las solicitudes de vacaciones y permisos lleguen como alerta emergente a la App Móvil para agilizar la respuesta de las jefaturas, mientras que el envío de liquidaciones de sueldo se canalice exclusivamente por Correo electrónico.
Paso 3: Explora la auditoría en el Historial
Monitorea en una tabla centralizada todas las notificaciones y correos despachados por la plataforma durante los últimos días para mantener el control de tu comunicación interna.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Central de Notificaciones (o Notificaciones).
- Selecciona la pestaña Historial de notificaciones.
- Utiliza los filtros de búsqueda en pantalla y el selector de columnas para explorar los envíos registrados:
- 3.1. Revisa datos clave como Nombre del destinatario, Número de documento, Tipo, Módulo, Canal, Fecha y hora de envío y Estado (Procesando, Enviado o Fallido).
- 3.2. Si deseas ver información adicional directamente en la tabla, abre el selector de columnas de la vista y habilita Estado del envío y Última actualización.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás la tabla completa del Historial de notificaciones con el registro de todos los correos y alertas despachados por tu organización.
- Importante sobre la ventana de retención: El historial conserva el registro de todas las notificaciones enviadas durante los últimos 30 días en Plataforma Esencial y hasta 90 días en Plataforma Pro.
Paso 4: Verifica la trazabilidad y gestión
Comprueba con evidencia detallada si un aviso específico fue entregado, abierto o leído por el colaborador, o diagnostica la causa exacta en caso de un envío fallido.
- Dentro de Administración (ícono de engranaje) > Central de Notificaciones, sitúate en la pestaña Historial de notificaciones.
- Utiliza los filtros para ubicar el registro específico del colaborador o aviso que necesitas auditar.
- En la última columna a la derecha de la fila, haz clic en el ícono de la lupa (Ver detalle).
- Revisa el panel desplegado con la trazabilidad del mensaje:
- 4.1. Confirmación de interacción: Verifica si el estado detallado del correo reporta Entregado, Abierto o Clickeado, junto con el asunto y correo destinatario.
- 4.2. Diagnóstico de envíos fallidos: Si el estado figura como Fallido, revisa el motivo reportado (por ejemplo, correo inexistente, rechazo del servidor de destino, bloqueo por políticas de spam o desuscripción previa del destinatario).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Se abrirá de inmediato el panel lateral de detalle mostrando el historial exacto de eventos (entrega, apertura o clic) asociados a esa notificación.
- Ejemplo práctico: Si un colaborador indica que no recibió el aviso sobre una nueva política interna o documento por firmar, puedes buscar su registro en segundos y verificar con fecha y hora si el correo fue entregado y abierto, o si su dirección de correo presenta un rebote que deba corregirse en su ficha.
Paso 5: Habilita permisos de gestión e historial
Otorga acceso a otros perfiles de usuario de tu equipo para que también puedan administrar los canales de alerta o consultar el historial de notificaciones según su rol.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
- Ingresa a la pestaña Perfiles.
- Ubica el perfil que deseas autorizar y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
- Dirígete a la pestaña o sección Configuración del Sistema (bajo Sistema > Notificaciones).
- Activa en Sí los permisos que correspondan al perfil:
- 5.1. Configuración de notificaciones: Permite acceder a la matriz de canales para activar o desactivar medios de envío.
- 5.2. Historial de notificaciones: Permite acceder a la tabla de auditoría y consultar el detalle de los envíos.
- Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los usuarios asignados a ese perfil verán habilitada la opción Central de Notificaciones (o Notificaciones) dentro de su menú de Administración (ícono de engranaje).
- Ejemplo práctico: Otorga el permiso de Historial de notificaciones a los analistas de Gestión de Personas o soporte interno para que puedan verificar de forma autónoma si un colaborador recibió un correo de bienvenida o de restablecimiento de acceso.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez configurada tu Central de Notificaciones y la visibilidad de Tareas Pendientes, aprovecha estas funcionalidades en tu operación diaria:
- Gestionar tareas personales y solicitudes desde la campana: Haz clic en el ícono de campana en la barra superior para crear recordatorios propios (Tareas Personales: marcar como listo, archivar o eliminar) o ir directamente a aprobar solicitudes pendientes de tu equipo.
- Corregir correos con rebote: Cuando detectes notificaciones en estado Fallido en el historial, actualiza la dirección de correo electrónico en la ficha del colaborador para restablecer la entrega de sus avisos.
- Integrar canales corporativos de chat: Si cuentas con Plataforma Pro, conecta Slack, Teams o Google Chat para centralizar las alertas operativas en el mismo espacio donde conversa tu equipo.