Administra eficientemente a los prestadores de servicios independientes de tu organización y automatiza todo su ciclo de facturación y pago con el complemento de Honorarios, desde la solicitud de emisión de la boleta hasta la dispersión bancaria y la declaración tributaria anual.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a registrar prestadores a honorarios, estructurar tu catálogo de servicios, emitir y validar órdenes de boleta, generar el archivo de pago bancario y centralizar tu contabilidad:
- Catálogo de servicios y centros de costo: Estructura tus prestaciones con montos fijos o variables y distribuye los gastos por cuenta contable y unidad de negocio.
- Flujo de órdenes y notificación: Solicita formalmente la emisión de boletas indicando fechas y tasas de retención legal, permitiendo que el prestador revise el requerimiento desde su portal.
- Dispersión bancaria (Transfer): Genera un archivo plano consolidado con todas las boletas validadas del periodo para cargar el pago masivo directamente en tu banco.
- Cumplimiento contable y tributario: Descarga la centralización contable mensual y genera automáticamente el archivo certificado para la Declaración Jurada 1879 (DDJJ 1879) ante el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Paso 1: Crea el colaborador con contrato a honorarios
Registra el perfil de la persona que prestará el servicio independiente para habilitar la emisión y el seguimiento de órdenes de boleta a su nombre.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Empleados y haz clic en Crear empleado (si la persona ya tiene ficha en la plataforma, ingresa a su Ficha del colaborador > pestaña Trabajo y edita o asigna un nuevo trabajo).
- En los datos contractuales de la pestaña Trabajo, ubica el campo Tipo de Contrato y selecciona la opción A Honorarios.
- Opcionalmente, si deseas que este prestador de servicios aparezca reflejado dentro del organigrama de tu empresa, completa el campo Contraparte seleccionando a la jefatura o encargado que supervisará su servicio (si dejas este campo en blanco, no figurará en el organigrama).
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La ficha del colaborador mostrará activo su régimen contractual A Honorarios y habilitará la pestaña Boletas / Rentas en su perfil.
- Ejemplo práctico: Crea una ficha bajo modalidad A Honorarios para un abogado externo o consultor TI que presta servicios mensuales de asesoría a tu institución.
Paso 2: Crea un servicio a honorarios
Define el concepto y la naturaleza del monto (fijo o variable) de cada tipo de prestación para estructurar tus órdenes de boleta.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Remuneraciones > Boletas de Honorarios > Servicios.
- Haz clic en el botón Nuevo Servicio (o Crear Servicio).
- Completa la configuración de la prestación:
- 3.1. Nombre y Código: Ingresa el nombre del servicio (por ejemplo, Asesoría Jurídica Mensual o Soporte Técnico) y verifica o personaliza el código identificador que se autocompleta.
- 3.2. Monto a asignar: Elige entre Fijo (el servicio tendrá un valor predefinido que no podrá editarse al crear la orden) o Variable (el monto específico se definirá cada vez que agregues el servicio a una orden de boleta).
- 3.3. Cuenta contable (opcional): Asocia el servicio a su cuenta contable correspondiente (también podrás configurarlo en detalle en el Paso 8).
- 3.4. Fecha de término de vigencia (opciones avanzadas): Opcionalmente, establece una fecha límite a partir de la cual este servicio dejará de estar disponible para nuevas órdenes.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El servicio aparecerá listado en la tabla principal de Remuneraciones > Boletas de Honorarios > Servicios, disponible para incluirse en órdenes de boleta.
- Sugerencia e importante: Si necesitas cargar un catálogo amplio de prestaciones de una sola vez, utiliza el importador en Reportería > Importadores > Importadores > Administrativo > Boletas de Honorarios > Servicios. Ten en cuenta que un servicio solo puede eliminarse si aún no ha sido utilizado en ninguna orden.
Paso 3: Crea la orden de boleta
Consolida la solicitud formal de facturación indicando al prestador los servicios realizados, los montos, las fechas de emisión y pago, y el porcentaje de retención legal aplicable.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Remuneraciones > Boletas de Honorarios > Órdenes de Boleta y haz clic en Crear Orden (o Crear Orden de Boleta). También puedes hacerlo directamente desde la Ficha del colaborador > pestaña Boletas / Rentas > Nueva orden de boleta.
- Completa los campos del formulario:
- 2.1. Empleado / Colaborador: Selecciona al prestador de servicios (si ya le has emitido órdenes antes, puedes usar la opción Basada en Última Orden para replicar automáticamente el detalle de servicios de su orden anterior).
- 2.2. Fecha de boleta y Fecha de pago: Indica la fecha en que el prestador debe emitir el documento en el SII y la fecha programada en que la empresa realizará el pago.
- 2.3. Porcentaje de retención: Verifica la tasa de retención legal del año vigente según el SII (o ajústala en este momento si aplica un porcentaje especial, ya que no podrá modificarse después de creada la orden) y marca Añadir retención por Préstamo Solidario si corresponde.
- 2.4. Servicios: Haz clic en Agregar, selecciona uno o más servicios creados en el Paso 2 e ingresa el monto si el servicio es variable.
- Haz clic en Vista previa para corroborar el cálculo de montos brutos, retenciones y líquidos.
- Haz clic en Crear Orden.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La nueva solicitud aparecerá registrada en el listado de Órdenes de Boleta con el estado Generada (o Notificada si marcaste el envío inmediato al crearla).
- Sugerencia para carga masiva: Para emitir múltiples órdenes en un solo paso a fin de mes, utiliza el importador disponible en Reportería > Importadores > Importadores > Boletas de Honorarios > Órdenes de Boleta.
Paso 4: Notifica la orden al prestador (opcional)
Envía la comunicación formal al colaborador independiente para que revise el detalle de montos y fechas en su portal de Buk y proceda a emitir la boleta electrónica en el sitio web del SII.
- Dirígete a Remuneraciones > Boletas de Honorarios > Órdenes de Boleta.
- Ubica la orden en estado Generada que deseas informar al prestador.
- Cambia su estado a Notificada (recuerda que también puedes activar la casilla Enviar solicitud de emisión al empleado directamente al momento de crear la orden en el Paso 3).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El estado de la orden cambiará a Notificada, el prestador recibirá el aviso correspondiente y podrá consultar los datos exactos para emitir su boleta en su sesión de Buk.
- Ejemplo práctico: Notificar la orden antes del cierre contable evita errores de digitación en los montos o fechas cuando el profesional emite su Boleta de Honorarios Electrónica en el portal del SII.
Paso 5: Valida la boleta recibida
Registra el número de folio oficial emitido en el SII y aprueba el documento recibido para autorizar su inclusión en el proceso de pago bancario.
- En Remuneraciones > Boletas de Honorarios > Órdenes de Boleta, busca la orden correspondiente al prestador que ya emitió su documento tributario.
- Edita la orden e ingresa en el campo Folio de Boleta el número correlativo oficial asignado por el SII al documento electrónico.
- Cambia el estado de la orden a Validada y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La orden figurará con su número de folio registrado y en estado Validada, quedando habilitada para integrarse al archivo de pago masivo.
- Importante: Solo las órdenes que se encuentren en estado Validada serán consideradas al generar el archivo de dispersión bancaria (Transfer) del periodo.
Paso 6: Genera el Transfer de Pago de Honorarios
Automatiza la dispersión masiva de pagos descargando un archivo plano consolidado por fecha de pago, listo para cargarse directamente en el portal de tu banco.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Remuneraciones > Procesos.
- Selecciona el mes o periodo en curso que deseas dispersar.
- Haz clic en la opción Pagos a Honorarios y descarga el archivo bancario generado.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Se descargará en tu computador el archivo plano bancario agrupando a todos los prestadores con boletas validadas del periodo, eliminando la confección manual de planillas de pago.
- Ejemplo práctico: Si programaste a todos tus consultores externos con fecha de pago el día 5 del mes, genera el transfer de Pagos a Honorarios y súbelo en un solo lote al portal de tu banco para dispersar las transferencias sin errores.
Paso 7: Descarga el archivo contable de honorarios (opcional)
Obtén el reporte con todos los movimientos de boletas y retenciones del periodo para integrarlo al software financiero de tu institución.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Remuneraciones > Procesos (o a Archivos y Pagos).
- Selecciona la opción Contabilidad y genera el reporte correspondiente a honorarios del mes.
- Descarga el documento resultante en tu equipo.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Contarás con el archivo de centralización estructurado con los montos de gasto, retención de impuesto y líquido a pagar, listo para enviarse al área de Finanzas.
- Ejemplo práctico: Descarga el archivo de contabilidad de honorarios al cierre de cada mes para respaldar la auditoría de gastos por servicios externos y cuadrar el pago de retenciones en el Formulario 29 (F29).
Paso 8: Crea y asocia cuentas contables
Vincula cada servicio a honorarios con su cuenta contable respectiva para asegurar que los gastos y deducciones se imputen correctamente en tus reportes financieros.
- Para dar de alta una cuenta contable nueva en tu plan de cuentas, ve a la barra superior en Administración (ícono de engranaje) > Cuentas Contables, haz clic en Crear Cuenta, completa su Nombre, Tipo, Número (código contable) y Formato (Detalle por RUT o Resumen), y guarda.
- Dirígete en el menú lateral a Remuneraciones > Boletas de Honorarios > Servicios.
- Crea un Nuevo Servicio o haz clic en Editar sobre un servicio existente.
- En el campo Cuenta contable, selecciona la cuenta creada y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El servicio quedará vinculado a la cuenta contable elegida y los movimientos futuros se reflejarán bajo ese código en tus exportadores contables.
- Importante: Para que cualquier cambio en la asociación de cuentas contables se refleje en los archivos del mes en curso, el periodo debe estar abierto y debes volver a procesar los archivos contables del periodo. También puedes gestionar tu plan de cuentas de forma masiva desde Reportería > Importadores > Importadores > pestaña Administrativo > Datos de cuentas contables.
Paso 9: Crea y asocia centros de costos
Clasifica y distribuye el gasto de tus prestadores independientes según área, proyecto o unidad de negocio para mantener la trazabilidad de tu presupuesto.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Centros de Costo.
- Ingresa el código identificador del nuevo centro y haz clic en Crear Definición de Centro de Costo.
- En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Organización > Áreas.
- Ingresa a la subárea correspondiente, haz clic en la pestaña Editar, asigna el Centro de Costo recién creado y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El código del centro de costo quedará activo en tu listado y asociado a la subárea, permitiendo imputar los servicios de tus prestadores a esa unidad de negocio.
- Sugerencia para carga masiva: Si necesitas actualizar múltiples asociaciones de una vez, utiliza el modificador disponible en Reportería > Importadores > Importadores > Centros de Costo - Modificador.
Paso 10: Crea el formato de centralización contable de honorarios
Define la estructura personalizada de columnas y agrupaciones de tu archivo contable para que coincida exactamente con el formato de importación que exige el ERP o software contable de tu empresa.
- Reúne los requerimientos técnicos del archivo que utiliza tu sistema contable (columnas requeridas, orden de campos, separadores y apertura por Debe y Haber).
- Envía un ticket de solicitud a nuestro equipo de Integración / Servicio al Cliente adjuntando la definición de tu estructura contable de honorarios.
- Una vez que el equipo te confirme que el formato fue configurado en tu plataforma, realiza una descarga de prueba desde Remuneraciones > Procesos > Contabilidad para validar la estructura.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Recibirás la confirmación del equipo de Buk y al descargar tu centralización de honorarios obtendrás las columnas y aperturas exactas solicitadas.
- Ejemplo práctico: Puedes solicitar que tu archivo contable se estructure con las columnas específicas Cuenta contable - Centro de Costo - Analítica - Debe - Haber para importarlo de forma directa en tu ERP sin edición manual.
Paso 11: Genera la DDJJ 1879 para el cierre anual (opcional)
Cumple con tu obligación tributaria anual ante el Servicio de Impuestos Internos generando de forma automática el certificado consolidado de retenciones de honorarios del año comercial.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Remuneraciones > Procesos.
- Ingresa a la sección Variable Anual.
- Haz clic en el botón Generar Certificados y selecciona la opción DDJJ 1879.
- Descarga el archivo generado en tu computador.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Se descargará un archivo en formato CSV con toda la información anual de pagos y retenciones estructurada bajo el estándar exigido por el importador del SII.
- Ejemplo práctico: Durante el proceso de Operación Renta (entre enero y marzo de cada año), descarga el archivo de la DDJJ 1879 en segundos y súbelo directamente al portal del SII sin tener que consolidar planillas de los 12 meses anteriores.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez configurado tu flujo de honorarios, aprovecha estas herramientas para agilizar tu operación mensual:
- Replicar órdenes recurrentes con un clic: Al emitir una orden mensual para un prestador habitual, utiliza la opción Basada en Última Orden en el formulario de creación para copiar automáticamente sus servicios previos.
- Operar en lote con importadores masivos: Utiliza los importadores de Servicios y de Órdenes de Boleta en Reportería > Importadores cuando gestiones un alto volumen de prestadores externos.
- Conciliar retenciones e informes: Revisa periódicamente el listado de Órdenes de Boleta filtrando por estado (Generada, Notificada, Validada) para asegurar que ninguna boleta emitida en el SII quede fuera del cierre mensual.