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Primeros pasos en Usuarios y Perfiles (Plan Pro)

Administra quién ingresa a Buk y con qué nivel de atribuciones mediante la configuración avanzada de Usuarios y Perfiles (Plan Pro). Esta solución te entrega control granular sobre cada módulo, segmentación profunda de recursos mediante Juegos de Datos y herramientas completas de trazabilidad para proteger la confidencialidad de tu organización.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a estructurar perfiles de acceso a medida, segmentar recursos y áreas, habilitar cuentas de usuario, definir estándares de autenticación y auditar el historial de la plataforma:

  • Perfiles reutilizables y granulares: Define permisos detallados de lectura, lectura sensible o modificación por cada entidad y acción del sistema.
  • Segmentación por Juegos de Datos y Alcance: Agrupa y restringe qué empresas, cargos, ítems, plantillas, áreas o recintos puede visualizar y gestionar cada usuario.
  • Seguridad integral y trazabilidad: Configura inicio de sesión único (SSO), doble autenticación (2FA) y audita cada creación, edición o eliminación desde el Historial de Cambios.

Paso 1: Crea perfiles de acceso personalizados

Define los niveles de acceso específicos para cada rol administrativo, de liderazgo o consultivo dentro de tu organización.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
  2. Ingresa a la pestaña Perfiles y haz clic en el botón Crear Perfil de Usuario.
  3. Asigna un Nombre identificatorio al perfil (por ejemplo, HRBP Regional, Encargado de Remuneraciones Planta o Supervisor de Sucursal).
  4. Configura los permisos granulares organizados por Pestañas, Entidades y Permisos seleccionando en la columna Acción el nivel requerido:
    1. 4.1. No: Sin acceso para visualizar la sección o funcionalidad.
    2. 4.2. Sí: Habilita el uso del módulo o herramienta puntual.
    3. 4.3. Lectura: Permite consultar la información general sin acceso a datos salariales confidenciales.
    4. 4.4. Lectura sensible: Permite visualizar toda la información, incluyendo datos sensibles de pagos (sueldo base, bonos, gratificaciones, entre otros).
    5. 4.5. Modificación: Autoriza a visualizar, crear, editar y eliminar registros en la entidad seleccionada.
  5. Haz clic en Guardar al final del formulario.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo perfil personalizado aparecerá en el listado de la pestaña Perfiles, listo para ser asignado a tus usuarios.
  • Sugerencia: Antes de crear tus perfiles personalizados, recuerda que también puedes ajustar qué verán todos tus colaboradores en su portal de autogestión editando el Perfil Normal desde la misma pestaña Perfiles.

Paso 2: Configura los Juegos de Datos

Agrupa y restringe el acceso a recursos clave de tu plataforma (como razones sociales, usuarios, plantillas, cargos e ítems) para que cada equipo gestione únicamente el conjunto que le corresponde.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Juego de datos.
  2. Haz clic en el botón Crear Juego de Datos.
  3. Ingresa un Nombre obligatorio (por ejemplo, Operación Filial Norte o Nómina Ejecutiva) y una Descripción opcional, y presiona Guardar.
  4. Asocia tu nuevo Juego de Datos a los recursos que deseas proteger:
    1. 4.1. Empresas: Ve a Administración (ícono de engranaje) > Empresas, edita la empresa correspondiente, marca la casilla Limitar por Juego de Datos en la sección Juegos de Datos y selecciona el conjunto creado.
    2. 4.2. Cargos, Ítems o Plantillas: Edita el recurso respectivo en su módulo y asígnale el Juego de Datos correspondiente.
  5. Para limitar a un administrador o analista a dicho conjunto, ve a Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles > Usuarios, haz clic en Editar sobre el usuario, entra a Alcance de acceso, marca Limitar por Juego de Datos y selecciona el o los juegos de datos que podrá gestionar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El Juego de Datos quedará creado y los usuarios limitados solo podrán visualizar y utilizar las empresas, cargos, ítems, plantillas y usuarios asociados a su conjunto.
  • Consideraciones importantes: Una empresa solo puede pertenecer a un Juego de Datos, pero un Juego de Datos puede agrupar varias empresas. Te recomendamos aplicar Juegos de Datos a los usuarios con perfiles personalizados, manteniendo sin esta restricción a los administradores globales de la plataforma.

Paso 3: Establece el alcance de acceso

Delimita la visibilidad de tus usuarios con perfiles personalizados según la estructura organizacional para que accedan únicamente a los equipos, áreas o niveles jerárquicos bajo su responsabilidad.

  1. En Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles, ubícate en la pestaña Usuarios.
  2. Busca al usuario que deseas configurar, haz clic en el menú de tres puntos al final de su fila y selecciona Editar.
  3. Dirígete a la pestaña Alcance de acceso y configura las restricciones necesarias:
    1. 3.1. Visibilidad de roles: Define si el usuario podrá ver colaboradores con roles públicos, privados o ambos.
    2. 3.2. Limitar por subáreas: Selecciona las áreas o subáreas específicas cuya dotación podrá consultar o administrar.
    3. 3.3. Limitar por recintos: Acota el acceso únicamente a los colaboradores pertenecientes a determinadas sedes o sucursales.
    4. 3.4. Limitar por juegos de datos: Vincula los conjuntos creados en el Paso 2.
    5. 3.5. Limitar por reglas: Define condiciones personalizadas para restringir el acceso a información específica dentro del módulo seleccionado.
  4. Haz clic en Guardar para aplicar la segmentación.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Al iniciar sesión, el usuario visualizará exclusivamente a los colaboradores que cumplan con los límites de área, recinto, rol y reglas establecidos en su ficha.
  • Importante: Solo es posible configurar el Alcance de acceso en cuentas que tengan asignado un perfil personalizado (no está disponible para usuarios con Perfil Normal).

Paso 4: Crea y asigna tus usuarios

Genera las credenciales de acceso para tus colaboradores y asigna los perfiles personalizados a tus usuarios clave.

  1. En Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles, selecciona la pestaña Usuarios y haz clic en Crear Usuarios.
  2. Elige la modalidad de creación que necesites:
    1. 2.1. Normal a todos: Crea cuentas con Perfil Normal en un solo clic para todos los colaboradores sin usuario que tengan su Email Corporativo registrado.
    2. 2.2. Por grupos: Selecciona un perfil específico (como el creado en el Paso 1), marca en la tabla a los colaboradores correspondientes y haz clic en Crear usuarios.
    3. 2.3. Individualmente: Selecciona el perfil de usuario y vincúlalo a un colaborador específico o a un usuario externo sin ficha de empleado.
  3. Si necesitas cambiar el perfil a un usuario que ya existe en la plataforma, búscalo en la pestaña Usuarios, haz clic en el ícono de lápiz (Editar), elige su nuevo rol en el desplegable Perfil de usuario y presiona Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los usuarios creados aparecerán activos o pendientes de activación en la tabla de Usuarios, con su respectivo perfil asignado en la columna Perfil.
  • Recuerda: Antes de crear un usuario, puedes buscarlo por nombre, correo o documento en el listado de Usuarios para verificar si ya cuenta con credenciales creadas.

Paso 5: Define el método de inicio de sesión

Configura el estándar de autenticación corporativa para asegurar que cada ingreso a Buk cumpla con las políticas de seguridad de tu empresa.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Parámetros Generales.
  2. Ingresa a la pestaña Seguridad.
  3. Selecciona y configura el método de autenticación para tu organización:
    1. 3.1. Email + Contraseña: Método estándar gestionado en Buk, donde puedes activar la doble autenticación por correo (2FA) y la recuperación de contraseña por SMS.
    2. 3.2. SSO con Google o Microsoft (OAuth): Permite que tu equipo inicie sesión con sus credenciales corporativas de Google Workspace o Microsoft 365.
    3. 3.3. SSO personalizado (OpenID/OAuth) o SSO con SAML: Integra Buk directamente con el proveedor de identidad empresarial de tu organización.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Cuando tus colaboradores ingresen su correo electrónico en la URL de tu empresa en Buk, el sistema detectará automáticamente el dominio y activará el flujo de inicio de sesión configurado.
  • Ejemplo práctico: Si tu empresa utiliza cuentas de correo corporativas en Google Workspace o Microsoft 365, habilitar el inicio de sesión único (SSO) simplifica el acceso del colaborador al eliminar contraseñas adicionales y centraliza la baja de accesos en tu consola de TI.

Paso 6: Explora el Historial de Cambios y Notificaciones

Mantén la trazabilidad completa de tu plataforma auditando las creaciones, ediciones y eliminaciones de datos, así como el registro de correos enviados.

  1. Para auditar modificaciones en el Historial de Cambios:
    1. 1.1. Accede a la vista de Historial de Cambios (de forma global desde el menú de administración o de forma individual desde la ficha de un colaborador para revisar eventos que impactaron su liquidación o datos laborales).
    2. 1.2. Filtra los registros y revisa el detalle de cada evento en la tabla de auditoría:
      1. 1.2.1. Modificado por y Origen: Identifica al usuario y perfil responsable de la acción, y si el cambio se realizó vía plataforma web, API o importador masivo.
      2. 1.2.2. Colaborador y Entidad: Muestra al trabajador afectado y el módulo u objeto modificado (por ejemplo, Liquidación o Ficha).
      3. 1.2.3. Acción, Fecha y Hora: Detalla si la operación fue Crear, Modificar o Eliminar, junto con la marca de tiempo exacta.
      4. 1.2.4. Propiedad, Estado Anterior y Estado Actual: Compara el valor que tenía el campo antes del cambio frente al nuevo valor guardado.
  2. Para revisar el estado de las comunicaciones y alertas enviadas por el sistema a los usuarios, consulta el Historial de notificaciones, donde podrás verificar los correos emitidos y su estado de entrega.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás la bitácora detallada de eventos con sus valores anteriores y actuales, pudiendo filtrarla o exportarla para tus procesos de auditoría interna.
  • Ejemplo práctico: Antes del cierre de nómina, consulta el Historial de Cambios para verificar qué usuario modificó un sueldo base o el estado de una liquidación, comprobando en las columnas Estado Anterior y Estado Actual el cambio exacto aplicado.

¿Qué puedes hacer ahora?

Con tu arquitectura de seguridad y permisos Pro implementada, puedes aprovechar estas capacidades de administración continua:

  • Auditar usuarios bloqueados o inactivos: En Usuarios y Perfiles > Usuarios, revisa periódicamente las pestañas Bloqueados y Desactivados, y activa la columna Fecha de sesión más reciente para controlar las cuentas sin actividad.
  • Identificar supervisores y representantes legales: Activa desde el selector de columnas de la vista de Usuarios los indicadores ¿Es supervisor? y ¿Es representante legal? para validar rápidamente las atribuciones de firma y jefatura.
  • Escalar tus Juegos de Datos: A medida que tu organización sume nuevas razones sociales, cargos o conceptos de nómina, incorpóralos a tus Juegos de Datos en Administración (ícono de engranaje) > Juego de datos para mantener el aislamiento de la información.

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