Accounting Assistant es una funcionalidad avanzada dentro de la plataforma de Buk, diseñada para facilitar y automatizar la configuración de la centralización contable. Esta herramienta permite a los usuarios definir cómo se estructurarán los archivos contables que se generarán a partir de los datos procesados en Buk, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Acceso y permisos

Actualmente, esta opción se encuentra habilitada exclusivamente para usuarios con el perfil de Superadmin, lo que garantiza que solo perfiles con alta responsabilidad y conocimiento en la gestión contable puedan realizar configuraciones críticas.

Configuración de Estructuras Contables

La creación y administración de estas estructuras se realiza desde el menú de administración, ubicado en el ícono de engranaje en la parte superior derecha de la interfaz.

Visualización y creación

Una vez dentro del módulo de Estructuras Contables, los usuarios pueden:

• Visualizar todas las estructuras previamente creadas.

Crear nuevas estructuras mediante el botón "Crear Estructura Contable", ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

Campos obligatorios para la creación

Al crear una nueva estructura contable, es necesario completar tres campos obligatorios para poder guardarla correctamente:

1. Nombre del archivo de contabilidad: Este será el nombre con el que se descargará el archivo generado.
2. Código: Identificador único para la estructura contable. Buk autocompleta este campo automáticamente, pero el usuario puede modificarlo si desea personalizarlo o si existen varias estructuras con nombres similares.
3. Extensión del archivo: Define el formato del archivo a descargar. Actualmente se soportan los siguientes formatos:
   • .xlsx
   • .xls
   • .csv
   • .txt
4. Si se selecciona .csv o .txt, se habilita un cuarto campo:
5. Separador de contenido: Permite definir cómo se separarán los datos dentro del archivo. Las opciones disponibles son:
   • Punto y coma ;
   • Coma ,
   • Espacio
   • Tabulador
   • Pipe |

Diseño de la estructura de columnas

Las columnas que componen el archivo contable se configuran de forma personalizada, y cada una de ellas requiere tres elementos esenciales:

1. Cabecera: Corresponde al nombre o título que tendrá la columna en el archivo exportado. Es posible definir más de una cabecera por columna, lo que permite estructurar archivos con niveles jerárquicos de encabezado (limite máximo 5).
2. Orden de aparición: Este campo permite definir el orden en que las columnas aparecerán en el archivo. Aunque el orden por defecto sigue el secuencial de creación, este valor puede ser modificado para reorganizar las columnas según las necesidades del usuario.
3. Tipo de columna: Define el contenido y comportamiento de cada columna. Los tipos disponibles son:
   • Fórmula: Permite crear fórmulas personalizadas combinando atributos, útil para implementar reglas de negocio específicas.*
   • Atributo: Extrae directamente un dato de los atributos disponibles en la centralización contable (como RUT, centro de costos, cuenta contable, etc.).*
   • Correlativo: Inserta un número secuencial que parte desde un valor definido por el usuario.
   • Monto: Diseñado para trabajar con campos que involucran cifras o valores monetarios. En este tipo de columna, es posible configurar el formato numérico del valor exportado. Esto permite personalizar cómo se presentarán los valores monetarios en el archivo generado (.xls o .xlsx)

*Para estos campos se despliega un menú adicional que gestiona la fórmula o captura de atributos

Este diseño modular y flexible permite que cada empresa personalice sus archivos contables de acuerdo con sus propias normativas, sistemas contables o requerimientos de auditoría.

Vinculación de estructuras contables a empresas

Ya creada una estructura contable, es necesario asociarla a una empresa específica dentro de Buk para que pueda ser utilizada al momento de generar centralizaciones contables.

Los pasos para realizar esta vinculación son:

1. Accede al menú de la empresa correspondiente.
2. Dirígete a la sección Contabilidad.
3. Selecciona la opción Estructuras Contables.
4. Elige en el segundo menú la estructura contable previamente creada que deseas aplicar.

Una vez vinculada, la empresa podrá descargar la centralización contable utilizando la configuración definida.

Adicionalmente, toda estructura contable creada y asociada a una empresa queda automáticamente disponible para su consulta a través del endpoint existente accounting export de la API de Buk. Esta opción permite a los sistemas externos consumir el archivo contable generado, facilitando la integración con ERPs u otras plataformas contables sin necesidad de realizar configuraciones adicionales.