Estructuras contables es una funcionalidad avanzada dentro de la plataforma de Buk, diseñada para facilitar y automatizar la configuración de la centralización contable. Esta herramienta permite a los usuarios definir cómo se estructurarán los archivos contables que se generarán a partir de los datos procesados en Buk, adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

Acceso y permisos

Actualmente, esta opción se encuentra habilitada exclusivamente para usuarios con el perfil de Superadmin, lo que garantiza que solo perfiles con alta responsabilidad y conocimiento en la gestión contable puedan realizar configuraciones críticas.

Configuración de Estructuras Contables

La creación y administración de estas estructuras se realiza desde el menú de administración, ubicado en el ícono de engranaje en la parte superior derecha de la interfaz. Al hacer clic en “Crear estructura contable”, el sistema mostrará una ventana con diferentes formas de iniciar una estructura:

Opciones disponibles:

• Desde cero: crea una estructura completamente nueva sin columnas predefinidas.

• Formato predeterminado: carga un formato básico con columnas y atributos comunes. Sirve como base para personalizar tu propia estructura.

• Formato ERP: permite seleccionar un formato preconfigurado según el sistema contable que utilice tu empresa (por ejemplo, Softland, Siigo, Manager, entre otros).

💡 Estas plantillas cargan automáticamente columnas, formatos y fórmulas adaptadas al ERP seleccionado. Puedes editarlas posteriormente según tus necesidades.

👉 Consulta el artículo Estructuras Contables: Plantillas para conocer los formatos disponibles y cómo personalizarlos.

Visualización y creación

Dentro del módulo de Estructuras Contables, los usuarios pueden:

• Visualizar todas las estructuras contables creadas previamente.
• Duplicar estructuras contables existentes.
• Editar estructuras contables.
• Eliminar estructuras contables.

Duplicar estructuras contables

El botón Duplicar estructura permite generar una copia exacta de una estructura contable existente, conservando todos los detalles de configuración como columnas, fórmulas, tipos de datos y orden de aparición.

Al duplicar, no se copian las configuraciones generales (nombre, código, extensión del archivo ni empresas asignadas), lo que permite crear fácilmente una nueva estructura basada en otra, sin alterar la original.

Una vez duplicada, el sistema abre automáticamente la vista de edición de la nueva estructura, donde podrás asignar un nuevo nombre, código y empresas asociadas antes de guardar.

Crear estructuras contables

Al hacer clic en “Crear Estructura Contable”, ahora se abrirá una ventana donde podrás elegir entre crear una estructura desde cero o utilizar una plantilla preconfigurada según ERP.

Campos generales para la creación

Al crear una nueva estructura contable, es necesario completar tres campos obligatorios para poder guardarla correctamente:

1. Nombre del archivo de contabilidad: Este será el nombre con el que se descargará el archivo generado.
2. Código: Identificador único para la estructura contable. Buk autocompleta este campo automáticamente, pero el usuario puede modificarlo si desea personalizarlo o si existen varias estructuras con nombres similares.
3. Extensión del archivo: Define el formato del archivo a descargar. Actualmente se soportan los siguientes formatos:
   • .xlsx
   • .xls
   • .csv
   • .txt
4. Si se selecciona .csv o .txt, se habilita un cuarto campo:
5. Separador de contenido: Permite definir cómo se separarán los datos dentro del archivo. Las opciones disponibles son:
   • Punto y coma ;
   • Coma ,
   • Espacio
   • Tabulador
   • Pipe |
6. Asignar Empresas a la Estructura Contable: Permite definir qué empresas usarán esta estructura contable.

Diseño de la estructura de columnas

Las columnas que componen el archivo contable se configuran de forma personalizada, y cada una de ellas requiere tres elementos esenciales:

1. Cabecera: Corresponde al nombre o título que tendrá la columna en el archivo exportado. Es posible definir más de una cabecera por columna, lo que permite estructurar archivos con niveles jerárquicos de encabezado (limite máximo 5).
2. Orden de aparición: Este campo permite definir el orden en que las columnas aparecerán en el archivo. Aunque el orden por defecto sigue el secuencial de creación, este valor puede ser modificado para reorganizar las columnas según las necesidades del usuario.
3. Tipo de columna: Define el contenido y comportamiento de cada columna. Los tipos disponibles son:
   • Fórmula: Permite crear fórmulas personalizadas combinando atributos, útil para implementar reglas de negocio específicas.*
   • Atributo: Extrae directamente un dato de los atributos disponibles en la centralización contable (como RUT, centro de costos, cuenta contable, etc.).*
   • Correlativo: Inserta un número secuencial que parte desde un valor definido por el usuario.
   • Monto: Diseñado para trabajar con campos que involucran cifras o valores monetarios. En este tipo de columna, es posible configurar el formato numérico del valor exportado. Esto permite personalizar cómo se presentarán los valores monetarios en el archivo generado (.xls o .xlsx)
   • Texto plano: Permite escribir un texto fijo.

*Para estos campos se despliega un menú adicional que gestiona la fórmula o captura de atributos

Este diseño modular y flexible permite que cada empresa personalice sus archivos contables de acuerdo con sus propias normativas, sistemas contables o requerimientos de auditoría.

Vinculación de estructuras contables

Una vez creada la estructura contable, es posible definir directamente desde Estructuras Contables qué empresas la utilizarán.

Esto se realiza mediante el campo Asignar Empresas a la Estructura Contable, que permite seleccionar una o múltiples empresas asociadas.

¿Cómo asignar empresas?

1. Ingresa a Administración → Estructuras Contables.

2. Abre la estructura contable que deseas configurar.

3. En el formulario, ubica el campo Asignar Empresas a la Estructura Contable.

4. Selecciona una o más empresas desde la lista.

5. Guarda los cambios.

¿Qué ocurre después?

• Cada empresa asignada podrá generar su archivo contable usando esta estructura.

• Es posible asociar la misma estructura a varias empresas sin necesidad de duplicarla.

• Si una empresa tiene más de una estructura asignada, podrá descargar múltiples archivos contables según sus necesidades.

API

Esta nueva sección de la API permite integrar Estructuras Contables con sistemas externos, ofreciendo endpoints que facilitan la consulta, asignación y exportación de datos contables directamente desde Buk.

A través de estos servicios, los equipos técnicos podrán:

• Obtener las estructuras contables creadas en el sistema.

• Revisar las empresas o estructuras asociadas mediante sus asignaciones.

• Exportar los datos contables generados en formato CSV, TXT o XLSX, según la configuración establecida en cada estructura.

Estos endpoints amplían las capacidades de automatización y conexión de Estructuras Contables, permitiendo integrar Buk con herramientas contables o ERPs externos de manera más flexible y segura.

{
  "data": [
    {
      "id": 12,
      "codigo": "ERP_SOFTLAND_01",
      "nombre": "Softland Chile",
      "separador": "coma",
      "extension_archivo": "csv",
      "created_at": "2024-08-01",
      "updated_at": "2024-10-15"
    }
  ]
}

{
  "data": [
    {
      "id": 44,
      "accounting_structure_id": 12,
      "empresa_id": 889,
      "accounting_structure": {
        "id": 12,
        "codigo": "ERP_SOFTLAND_01",
        "nombre": "Softland Chile",
        "separador": "coma",
        "extension_archivo": "csv"
      },
      "empresa": {
        "id": 889,
        "nombre": "Empresa Demo",
        "rut": "12.345.678-9"
      }
    }
  ]
}

{
  "data": {
    "12.345.678-9": [
      {
        "Column0": "92101",
        "Column1": "Sueldo base",
        "Column2": "500000",
        "Column3": "101"
      }
    ]
  },
  "pagination": {
    "current_page": 1,
    "total_pages": 3,
    "total_count": 1500
  }
}