El cierre de mes es uno de los hitos más importantes de tu gestión mensual: consolida la información de las liquidaciones de tus colaboradores, habilita el período siguiente en la plataforma y genera de forma automática los reportes y archivos necesarios para el pago de sueldos y leyes sociales.
Sin embargo, sabemos que en el día a día pueden surgir imprevistos que requieran realizar ajustes retroactivos de última hora. En esta guía te acompañaremos de manera sencilla para que aprendas cómo cerrar un período de forma segura, cómo reabrirlo si detectas algún error y de qué manera gestionar la apertura de liquidaciones individuales sin poner en riesgo tu información.
Antes de empezar: ¿necesitas reabrir el mes?
Reabrir un mes cerrado modifica montos que ya declaraste ante la Dirección del Trabajo, Previred y el SII, y te obliga a regenerar todos los archivos del período. Muchas veces no es necesario. Revisa primero si tu caso está en esta tabla:
| Lo que necesitas | ¿Reabrir? | Qué hacer |
|---|---|---|
| Pagar una diferencia de sueldo de un mes cerrado (reajuste del Ingreso Mínimo Mensual, cambio de sueldo base retroactivo) | No | Se paga en el mes que tienes abierto. Revisa el artículo "¿Cómo reliquidar diferencias por la actualización del sueldo mínimo?" |
| Corregir un dato que solo afecta los meses siguientes (AFP, salud, cargas familiares, tasa de mutual) | No | Corrige la ficha del colaborador. El cambio rige desde el mes vigente |
| Cargar montos informativos de meses anteriores | No | Se cargan en el mes abierto |
| Corregir un dato del mes vigente que no se refleja en la liquidación | No | El mes ya está abierto: presiona Actualizar sobre la liquidación |
| Corregir un error de fondo en un mes ya declarado (días trabajados mal informados, un colaborador que no correspondía) | Sí | Sigue el Proceso 2 de esta guía y regenera los archivos del período |
| Hacer el finiquito de alguien desvinculado en un mes ya cerrado | Sí, normalmente | Ver "Colaboradores desvinculados" más abajo |
Reabrir afecta a toda la empresa, no solo al colaborador que quieres corregir. La apertura del período es a nivel de empresa. Una vez abierto, puedes abrir solo la liquidación de la persona que necesitas y dejar el resto intacto (Proceso 3), pero el período completo queda desbloqueado mientras dure la corrección.
Requisitos previos importantes
Antes de comenzar con cualquiera de estos procesos, asegúrate de cumplir con las siguientes condiciones:
Permisos de usuario: Para realizar el cierre de un mes, debes contar con el permiso de Modificación en la entidad Procesos (dentro de los permisos de Remuneraciones). Para reabrir un mes ya cerrado, es obligatorio que tengas el perfil de Administrador activo.
Liquidaciones cerradas: Verifica que todas las liquidaciones de sueldo del mes correspondiente se encuentren en estado Cerrada.
Procesos finalizados: Todos los procesos de pago asociados al período deben estar marcados en estado Pagado.
Paso a paso
Proceso 1: Cómo realizar el cierre del mes
Sigue estos pasos una vez que hayas verificado que toda la información de la nómina del mes está correcta y lista para ser consolidada:
Paso 1: Ingresa al módulo de Procesos
Para comenzar, dirígete al menú lateral izquierdo de la plataforma y haz clic en la sección Remuneraciones. Una vez allí, selecciona la opción Procesos para visualizar el listado de tus períodos mensuales.
RUTA: Remuneraciones → Procesos
Paso 2: Ubica el período y cierra el candado
A continuación, desplázate por la lista hasta encontrar el mes específico que deseas procesar. Verás que a su costado se muestra un ícono de candado. Haz clic directamente sobre él para iniciar el cierre del período.
Paso 3: Espera la validación automática del sistema
Una vez que presiones el candado, el sistema realizará una validación automática de seguridad. Si detecta alguna liquidación abierta, procesos de pago pendientes de finalizar o contratos expirados de meses anteriores, el sistema te mostrará una advertencia en pantalla indicando el detalle para que puedas solucionarlo. Si todo está correcto y libre de pendientes, verás que el estado del período cambiará exitosamente a Cerrado.
Si el sistema no te deja cerrar
La validación automática bloquea el cierre cuando queda algo pendiente. Estos son los avisos más frecuentes y qué revisar en cada uno:
| Lo que dice el sistema | Qué está pasando | Qué revisar |
|---|---|---|
| Existen empleados sin proceso asignado en este periodo. Asígnalos antes de cerrar el periodo. | Existen colaboradores con liquidación generada que no quedaron dentro de ningún proceso de pago del mes | Suelen ser personas ingresadas después de iniciar el proceso. Hay que incorporarlas a un proceso antes de cerrar |
| Existen procesos abiertos en este periodo. Ciérralos antes de cerrar el periodo. | Un proceso del período no llegó al estado Pagado | Revisa el listado de procesos del mes y confirma que todos estén en Pagado |
Solo se puede abrir el mes inmediatamente anterior al que está cerrado. El sistema exige que los períodos sean consecutivos: no puedes abrir marzo dejando abril y mayo cerrados. Si necesitas llegar a un mes antiguo, hay que ir abriendo hacia atrás mes por mes: otra razón para revisar antes si de verdad necesitas reabrir.
Proceso 2: Cómo reabrir un mes ya cerrado
Si detectas un error después de haber cerrado el mes y necesitas realizar correcciones, puedes revertir el cierre siguiendo este flujo:
Paso 1: Activa el Modo Administrador
Primero, dirígete a la esquina superior derecha de la pantalla y haz clic sobre tu nombre de usuario. En el menú desplegable que aparece, selecciona la opción Activar Modo Administrador. Esto te otorgará los permisos avanzados necesarios para la reapertura.
Paso 2: Regresa a la sección de Procesos
Luego de activar el modo administrador, vuelve a ingresar a la vista de períodos mensuales a través de la ruta habitual de navegación:
RUTA: Remuneraciones → Procesos
Paso 3: Abre el candado del período
Una vez allí, posiciónate sobre el mes que necesitas corregir y haz clic en el ícono del candado (que ahora se mostrará cerrado). Verás que al pulsarlo el candado cambiará a su estado abierto, habilitando nuevamente el período para que puedas realizar las modificaciones necesarias.
Proceso 3: Cómo reabrir la liquidación de un colaborador específico
A veces el mes general se encuentra abierto, pero la liquidación individual de un colaborador aparece bloqueada. Para abrirla y editar sus datos de forma aislada, realiza lo siguiente:
Paso 1: Ingresa al perfil del colaborador
Para comenzar, busca y accede a la Ficha del Colaborador cuya liquidación deseas corregir. Una vez dentro de su ficha, haz clic en la pestaña llamada Liquidaciones.
Paso 2: Desbloquea la liquidación
Busca el período mensual que necesitas editar. En la columna de Acciones, ubica el ícono de candado. Si el mes general de la empresa está abierto, tendrás disponible la opción Abrir al hacer clic sobre este candado. Al seleccionarla, la liquidación quedará desbloqueada para que puedas ingresar o editar ítems, asistencias y otros parámetros que afecten su cálculo.
Proceso 4: Cerrar el ciclo después de corregir
Reabrir y corregir no deja el período consistente. Para terminar:
- Actualiza cada liquidación que modificaste: abrir el mes no recalcula nada: hay que entrar a la liquidación del colaborador y presionar Actualizar para que los montos se recalculen.
- Regenera los archivos del período: el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE), la planilla de Previred y la Centralización Contable. Los archivos generados antes de la reapertura no se actualizan solos.
- Vuelve a cerrar el mes, siguiendo el Proceso 1. Un período que quedó abierto bloquea el cierre de los meses siguientes.
- Si el período ya había sido declarado, presenta las rectificaciones que correspondan ante las instituciones (Dirección del Trabajo, Previred, SII) con los archivos regenerados.
Si tienes varios meses abiertos a la vez, confirma sobre cuál estás trabajando antes de editar: los cambios se aplican al período que tengas seleccionado.
¿Necesitabas un reproceso, no una reapertura? Si lo que buscas es volver a calcular un grupo de liquidaciones dentro del mismo mes, sin corregir un período ya declarado, revisa "¿Cómo puedo saber si es necesario hacer un reproceso y qué implicancias tiene para la nómina?".
Resultado esperado
Si realizaste los pasos correctamente, el sistema responderá según la acción ejecutada:
Al cerrar el mes: El período quedará bloqueado para evitar modificaciones accidentales, se habilitará el mes siguiente y el sistema generará de manera definitiva los reportes y archivos de pago (como Previred y el Libro de Remuneraciones Electrónico).
Al reabrir el mes o liquidación: La plataforma desbloqueará la edición de la información, permitiéndote actualizar libremente los valores internos para corregir los cálculos de nómina correspondientes.
Consideraciones adicionales
Consideraciones adicionales
Lo que debes saber sobre volver a abrir un período
Respalda los archivos antes de abrir el período: Antes de volver a abrir un mes que ya se encuentra cerrado, es importante guardar los respaldos de todos los libros y archivos que hayan sido generados previamente. Al realizar modificaciones en un período cerrado, es muy probable que algunos de estos archivos sufran cambios al ser regenerados.
No hay recálculo automático: Abrir un mes o una liquidación individual no actualiza los montos de forma automática. Si modificas algún parámetro de cálculo (por ejemplo, la tasa de la Mutual o el sueldo base), debes ingresar de forma manual a la liquidación del colaborador y hacer clic en el botón Actualizar para que los cambios se calculen y tengan efecto.
- Regeneración obligatoria de archivos: Si realizas modificaciones en un período reabierto, recuerda que debes volver a generar manualmente los archivos de salida, especialmente el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE), la planilla de Previred y la Centralización Contable. Los archivos generados antes de la reapertura no se actualizan solos.
- Impacto en la Centralización: Ten presente que modificar un mes ya cerrado y exportado puede generar descuadres con tu sistema contable. Asegúrate de regenerar el archivo de centralización y volver a cargarlo en tu software contable si hiciste cambios.
- Estados del Proceso: Si el período general está abierto pero no te permite editar algún bono o haber, verifica que el proceso al que pertenece esa liquidación se encuentre en estado Iniciado o En Revisión.
Resolución de dudas frecuentes (¿Qué hacer si...?)
¿No puedes agregar un ítem? Asegúrate de que tanto el mes general como la liquidación individual del colaborador estén en estado Abierto, y que el Proceso se encuentre como Iniciado o En Revisión. Si visualizas un candado cerrado en cualquiera de estos niveles, la edición de cálculos estará bloqueada.
¿El colaborador no aparece en el proceso del mes? Revisa su ficha contractual y confirma que su fecha de término de contrato no sea anterior al mes que estás intentando procesar.
¿Quieres abrir el mes solo para un colaborador? La apertura del período siempre se realiza a nivel de toda la empresa. Sin embargo, una vez que abres el mes de manera general, puedes elegir abrir y actualizar únicamente la liquidación del colaborador específico que lo requiera, manteniendo protegidas las demás.
¿Necesitas cambiar un dato de un mes pasado? Deberás activar el Modo Administrador, reabrir ese mes en particular, abrir la liquidación del colaborador, corregir la información y presionar Actualizar. Recuerda que esto alterará los montos ya declarados ante instituciones como la Dirección del Trabajo (DT), Previred o el Servicio de Impuestos Internos (SII), por lo que debes gestionarlo con precaución.
¿Cómo eliminar un mes futuro que abriste por error? En este caso excepcional, te recomendamos ponerte en contacto directamente con nuestro equipo de Soporte y Atención al Cliente (SAC), quienes te asistirán para reposicionarte correctamente en el período en curso.
- ¿Necesitas finiquitar a alguien desvinculado en un mes que ya cerraste? El finiquito se genera en el período en que corresponde la desvinculación, así que normalmente hay que reabrir ese mes (Proceso 2), generar el finiquito y volver a cerrar. Recuerda regenerar los archivos del período después.
- ¿Una ficha desvinculada sigue generando liquidaciones en los meses siguientes? Revisa que la ficha tenga registrada la fecha de término y que su estado no siga activo. Una ficha activa sin fecha de término se sigue incorporando a los procesos del mes.
- ¿Tienes que pagarle algo a alguien que ya está finiquitado? No hace falta reabrir el mes de la desvinculación: el pago se carga en el mes vigente informando el período al que corresponde.
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