¿Cómo crear el transfer bancario en Buk?

El transfer bancario reúne toda la información necesaria para realizar el pago de sueldos a los colaboradores de una empresa, con el formato específico exigido por cada banco.

En Buk, puedes generarlo fácilmente desde la sección de Archivos y Pagos. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crearlo correctamente.

Definiciones

• Transfer bancario: archivo que contiene los pagos a realizar, estructurado de acuerdo al banco con el que se paga la nómina.
• Procesos: conjunto de actividades relacionadas con la nómina, como el cálculo de sueldos y generación de archivos, realizadas dentro de un mes.
• Periodos: frecuencia con la que se procesa la nómina, por lo general mensualmente.
• Agrupación: conjunto de comprobantes que puedes reunir según periodo, proceso, tipo de comprobante, área o de forma manual.

Requisitos Previos

• Configuración de Empresa: el banco, tipo de cuenta y número de cuenta de la empresa deben estar registrados en el menú superior Administración (donde está la tuerca), sección Empresas.
• Ficha del Colaborador: es obligatorio que cada trabajador tenga sus datos bancarios (Banco, Tipo de Cuenta y Número) ingresados en la información personal de su ficha.

Sigue estos pasos para crear y revisar un Transfer bancario:

1. Crear un nuevo Transfer bancario

1. Ve al menú lateral Remuneraciones, sección Archivos y Pagos.

2. Haz clic en Crear Archivo.

   

3. En el listado Tipo de archivo, selecciona Transfer Bancario, escribe un nombre para identificar el archivo, selecciona el mes de los comprobantes que quieres incluir y establece la fecha de pago. También tendrás la opción de agrupar los comprobantes de colaboradores con múltiples fichas en una sola fila, siempre que compartan la misma empresa y banco.

4. Selecciona los comprobantes que quieres incluir en el archivo. Puedes usar filtros avanzados para agrupar comprobantes, como por ejemplo:

   • Filtros de empleado: Nombre, Número de Documento, etc.
   • Filtros de trabajo: Área, Cargo, Empresa, etc.
   • Filtros de comprobantes: Estado, Período, Proceso, Tipo de comprobante, etc.

   Además, podrás combinar filtros y tener más flexibilidad al momento de definir las agrupaciones.

   Si deseas obtener el archivo de un proceso en especifico basta con que uses el filtro de Proceso y selecciones el proceso específico, como se muestra en la siguiente imagen:
   

   Y al hacer clic en Agregar se agregarán todos los comprobantes que están dentro del filtro.

5. Si deseas seleccionar de forma manual, marca la casilla a la izquierda de cada comprobante para seleccionarlo. Si quieres seleccionar todos, haz clic en Agregar todos.
6. Haz clic en Crear Archivo.

A continuación, se mostrará una vista con todos los comprobantes del transfer recién generado. Desde aquí podrás:

• Visualizar cada comprobante.
• Eliminar alguno si es necesario.
• Descargar el transfer bancario generado.
• Regenerar el transfer en caso de que haya cambios posteriores.
• Importante: en esta vista también podrás ver dos pestañas
  1. “Aplicables”: Se muestran los comprobantes que están incluidos dentro del transfer
  2. “No aplicables”: Son los comprobantes que por tener un monto a pagar en $0 no se incorporan dentro del transfer.

2. Revisar los archivos ya generados

En el menú lateral Remuneraciones, sección Archivos y Pagos, haz clic en Abiertos y verás una tabla con las agrupaciones creadas. Cada fila incluye:

• Nombre: Identificador de la agrupación.
• Tipo de Archivo:  Indica el tipo de archivo generado
• Tipo de Comprobante: indica el o los tipos de comprobantes que están incluidos en la agrupación
• N° de Comprobantes: Número de comprobantes incluidos.
• Mes: Periodo correspondiente.
• Estado del archivo: Indica si el archivo está actualizado o desactualizado y debe ser regenerado.
• Creado por: Usuario que generó el archivo.
• Origen: Indica si el archivo se generó de forma automática desde el proceso o si fue creado de forma manual.
• Fecha de creación: Día en que se generó el archivo.
• Total Haberes: Totalizado de cada agrupación.
• Total Descuentos: Totalizado de cada agrupación.
• Líquido: Totalizado de cada agrupación.

Podrás realizar acciones masivas sobre los archivos ya generados:

• Selecciona todos los archivos que desees.
• Ve al botón Acciones y podrás:
  •  Abrir o cerrar los archivos
  • Actualizar los archivos
  • Eliminar los archivos
  • Descargar los archivos.

Para revisar el detalle de un archivo:

• Haz clic en el nombre de la agrupación para visualizarlo.
• Haz clic en la flecha para descargarlo.
• Haz clic en el símbolo de candado para abrir o cerrar la agrupación.

3. Editar o eliminar un archivo

• Actualizar: Haz clic en Actualizar si deseas actualizar el archivo.
• Editar: Haz clic en Editar y serás redirigido a la vista de creación, donde podrás modificar cualquiera de los valores ingresados y agregar o quitar los comprobantes según necesites.
• Eliminar: Haz clic en Eliminar si deseas eliminar el archivo.

4. ¿Por qué el banco rechaza mi archivo TXT?

1. Caracteres Especiales: los portales bancarios no aceptan tildes (á, é, í...), diéresis o la letra "Ñ". Buk realiza una limpieza automática, pero se recomienda evitar estos caracteres si usas un nombre de archivo personalizado.
2. Edición Manual: no abras el archivo TXT en Excel para modificar montos. Al guardar, Excel cambia el formato de las celdas y rompe la estructura técnica, causando el rechazo del archivo.

Consideraciones Importantes

• Actualizar: Si modificas una liquidación o cambias los datos bancarios de un colaborador tras haber descargado el archivo, debes usar el botón Actualizar dentro de la agrupación para actualizar los datos.
• Transfer de Finiquitos: Si no incluiste los finiquitos en la liquidación de sueldo, tendrás un archivo separado para los finiquitos dentro del archivo de Transfer de Pago. Asegúrate de que la fecha de pago coincida con el mes en curso.
• Seguridad y Auditoría: Una vez subido el archivo al banco, usa el icono del Candado para cerrar la agrupación. Esto impide que se agreguen o eliminen personas por error y deja un registro de quién generó el pago.

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