El Auditor de Procesos ayuda a detectar posibles inconsistencias antes de avanzar al pago. En este artículo se explica cómo habilitar la herramienta, crear un análisis y revisar sus hallazgos.
Requisitos previos
- Tener acceso al módulo Remuneraciones.
- Contar con permisos para revisar la nómina del periodo correspondiente.
- Tener disponible la información del proceso que quieres analizar.
- Tener habilitado el Auditor de Procesos para la empresa.
Paso a paso
1. Habilita el Auditor de Procesos
Ingresa al Marketplace de Buk.
Busca el Agente Auditor de Procesos.
- Selecciona la opción para habilitarlo o solicitar su activación.
Cuando la activación esté disponible, ingresa al módulo Remuneraciones y abre la sección Agente auditor de Procesos.
Si no ves el Auditor de Procesos en el Marketplace o en Remuneraciones, verifica que esté habilitado para tu empresa y que tengas los permisos necesarios.
2. Configura las reglas de revisión
Antes de crear un análisis, revisa las reglas que se aplicarán a la nómina.
En Agente auditor de procesos, ingresa a la pestaña Biblioteca de reglas y haz clic en Crear regla.
Ingresa un nombre, define la criticidad y describe la validación que quieres realizar. Luego ingresa las condiciones de la regla.
- Guarda la regla y verifica que quede activa para los análisis.
También puedes editar una regla existente para ajustar su definición o eliminarla si ya no corresponde a los controles de tu empresa.
Configura reglas que representen condiciones concretas de tu proceso de nómina. Antes de usarlas en un cierre, revisa sus resultados con un periodo conocido para confirmar que los hallazgos sean pertinentes.
3. Crea un análisis
En Agente auditor de proceos, haz clic en Crear análisis.
Elige el periodo y tipo de comprobante que quieres revisar y asigna un nombre al análisis.
Selecciona las reglas del análisis. En esta versión inicial, estas reglas son predefinidas por Buk. Más adelante, cada empresa podrá crear sus propias reglas.
4. Ejecuta la revisión
Abre el análisis que acabas de crear y haz clic en Ejecutar revisión.
Cuando el análisis finalice, revisa el resumen de resultados y la tabla de hallazgos.
El tiempo de procesamiento depende de la información incluida en el análisis.
5. Revisa los hallazgos
Para cada hallazgo, revisa lo siguiente:
- El nivel de criticidad.
- El diagnóstico mostrado por el Auditor de procesos.
- La información del trabajador, concepto o cálculo relacionado, según corresponda.
- La acción que debes verificar en la nómina o en las fuentes de información del periodo.
Comienza por los hallazgos de mayor criticidad. Contrasta cada resultado con la información que originó la nómina y con las condiciones internas de tu empresa.
6. Corrige la nómina y vuelve a revisar
Si confirmas que un hallazgo requiere un ajuste, corrige la información en el proceso correspondiente según tus controles habituales.
Después de realizar el ajuste, vuelve a ejecutar un análisis para verificar el resultado antes de avanzar al pago.
Consideraciones importantes
- El Auditor de proceos funciona como apoyo para la revisión previa al pago.
- El análisis es de solo lectura y no modifica automáticamente los datos de la nómina.
- Debes evaluar cada hallazgo antes de realizar un ajuste.
- Los resultados deben interpretarse junto con la información del periodo, las condiciones internas de la empresa y la normativa aplicable.
- La comparación entre periodos y la creación de reglas propias no forman parte de la versión inicial.
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