El cierre de mes es el proceso que consolida la información de las liquidaciones, permitiendo la generación de reportes legales y el envío de documentos. Sin embargo, en ocasiones es necesario reabrir periodos para realizar ajustes retroactivos.
Este artículo explica cómo cerrar un periodo y la forma para reabrirlo sin afectar tu información.
Requisitos Previos
- Permisos: para cerrar un mes se requiere permiso de Modificación en la entidad Procesos dentro de los permisos de Remuneraciones. Para reabrir un mes, es obligatorio contar con perfil Administrador.
- Liquidaciones Cerradas: antes de cerrar un mes, todas las liquidaciones deben estar en estado Cerrada.
- Procesos terminados: antes de cerrar un mes, todos los procesos deben estar en estado Pagado.
Paso a Paso
1. Proceso de Cierre de Mes
Cerrar el mes permite que Buk habilite el periodo siguiente y genere los archivos necesarios para el pago de sueldos y leyes sociales.
- Ve al menú lateral Remuneraciones, sección Procesos.
Ubica el mes que quieres procesar y haz clic en el botón Cerrar Periodo.
El sistema verificará que no existan liquidaciones pendientes. Si hay liquidaciones abiertas o procesos de pago sin terminar, el sistema mostrará una advertencia. Si todo está correcto, el estado cambiará a Cerrado.
2. Cómo reabrir un mes ya cerrado
Si detectas un error tras el cierre, puedes revertirlo siguiendo este flujo:
- Activa el Modo Administrador (clic en tu nombre de usuario en la esquina superior derecha).
- Ve al menú lateral Remuneraciones, sección Procesos.
En el mes cerrado, en la sección Proceso General, haz clic en Más acciones y selecciona Abrir Mes.
3. Reapertura de Liquidaciones
A veces el mes está abierto, pero la liquidación del colaborador aparece cerrada (con un candado). Para abrirla, sigue estos pasos:
- Ingresa a la Ficha del Colaborador, pestaña Liquidaciones.
- Ubica la liquidación que quieras abrir.
- Si el mes está abierto, verás la opción Abrir en el candado que está en la columna Acciones. Esto te permitirá editar información (ítems, asistencia, entre otras) que modificará el cálculo de la liquidación.
Consideraciones Importantes y Excepciones
Lo que debes saber sobre volver a abrir un mes
- No hay Recálculo Automático: abrir un mes o una liquidación no actualiza los montos por sí solo. Si modificas un parámetro (ej: cambias la tasa de la Mutual o el sueldo base), debes entrar a la liquidación y hacer clic en Actualizar para que el cambio tenga efecto.
- Regeneración de archivos: si realizas cambios en un mes reabierto, recuerda que debes regenerar los archivos, especialemente el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE), Previred y la Contabilidad. Los archivos generados previamente no se actualizan automáticamente.
- Impacto en Centralización: reabrir y modificar un mes puede generar descuadres con tu contabilidad si ya habías exportado el archivo de centralización. Asegúrate de regenerar y volver a cargar la información a tu sistema contable si es necesario.
¿Qué hacer si...?
- ¿No puedo agregar un ítem? Verifica que tanto el mes como la liquidación del colaborador estén Abiertos. Si hay un candado, no podrás modificar información que afecte el cálculo de la liquidación.
- ¿El colaborador no aparece en el proceso? Revisa si su fecha de término de contrato es anterior al mes que intentas procesar.
- ¿Necesito cambiar un dato de un colaborador de un mes pasado? Debes activar Modo Administrador, abrir el mes, abrir su liquidación, cambiar el dato y hacer clic en Actualizar. Ten presente que esto podría modificar los montos calculados en la liquidación de sueldo y, por lo tanto, lo que ya pagaste y declaraste ante instituciones como la Dirección del Trabajo, Previred o Servicio de Impuestos Internos.
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